高校檔案機構擔綱校志編寫的利與弊

■張 英／浙江廣廈建設職業技術學院檔案室

校志屬方志范疇，是一部記載學校歷史沿革，以及全面反映本校在某一歷史時期內教學、科研、學校管理、社會服務和文化建設總體情況的通書。它具有歷史性、紀實性和總覽性。

校志在具體的編寫過程中，一般由學校組織臨時性校志機構，負責撰寫。學校檔案機構在多數情況下，只是作為資料整理者，參與其中。但也有部分高校，則由檔案機構擔綱校志編寫。由于高校檔案機構賦有學校的各類檔案及有關資料的征集、整理、鑒定、統計和保管，以及編研、出版檔案史料等職能。如大事記、年鑒等的編寫、發布。因此，由高校檔案機構擔綱校志編寫，就具有檔案資料占先、編寫業務純熟、機構人員穩定等方面的優勢。同時，由于高校檔案機構在學校中所處的地位，導致它不可能對學校總情，尤其是對學校定位、發展思路、發展戰略等方面有足夠的全面的了解和理解。這就為它擔綱校志編寫，帶來諸多不利。

一、高校檔案機構擔綱校志編寫的有利因素

高校檔案機構的管理職能，決定了它擔綱校志編寫具有以下三方面優勢。

（一）占有資料優勢

通常，校志反映的是學校在某一歷史時期的發展全程和總貌，而檔案則是學校在這一歷史時期的最原始、最詳實的記錄。因此，學校檔案是校志編寫的最重要資料來源，也是關系校志編寫質量的重要因素。檔案是否全面，管理質量是否優良，也影響著校志編寫的進程。

檔案作為原始資料，與校志編寫關系密切。 高校檔案機構掌握著校志編寫所需要的第一手資料，如記載學校建設發展、教學科研、社會服務、文化建設、優秀教師、優秀畢業生等各個方面綜合性的資料。這些資料是縣志編寫的重要來源和文本依據。尤其是一些反映學校歷史沿革珍貴圖片，如國家領導視察學校；珍貴的文字，如著名人物寫給學校的信和學校名師的教學論著等；還有是實物，如反映建校初期艱苦創業史的工具、模型等。這些資料，沒有建立校史館的高校，一般都由檔案機構保存。由此，檔案機構在擔綱編寫校志時，在其資料占有上就具有得天獨厚的優勢。

（二）稔熟業務優勢

歷史上的國家史官，大多是兼有“編史與檔案”雙重職能。如太史公司馬遷，既負責宮廷文字記錄，有掌管國家檔案。這種雙重職能，為他完成《史記》編纂提供了極大的方便。南宋呂祖謙，明代宋濂、王袆也是如此。呂祖謙在朝廷任史官時，曾參與《徽宗皇帝實錄》200卷編修。這部書其實就是皇帝和朝廷日常記錄，相當于現代的檔案。正是有了這樣的檔案編修基礎，才會有他日后《十七史詳節》273卷傳世。他還編寫了史著《大事記》12卷，這是一部“起春秋，后訖于五代”的編年體通史。只可惜天不假年，沒有完成他便去世。

由此可見，檔案的編寫，可以為史志的編寫打下堅實的基礎。作者的積極參與。因此，將校志編寫工作交由高校檔案機構來擔綱，是有歷史和科學的依據的。高校檔案管理人員，在通過參加檔案編寫的過程中，已經積累起校志寫作的業務素養。這是高校其它部門人員所不可能企及的業務上的優勢所在。有他們來擔綱校志編寫，首先在業務上得到了可考保證。同時，編寫校志的過程，其實也對自己檔案管理工作的一種自審和內檢。從中可以看到檔案管理和編寫中存在的不足，發過來提升其今后的質量和水平。因此，要積極提倡，高校檔案管理人員擔綱或參與編寫校志。

（三）人員穩定優勢

通常情況下，高校編寫校志或根據上級部門要求，或因本校重大活動，如校慶等才組織編寫校志。因此，其負責校志編寫的往往是臨設機構。其組成人員包羅學校各部門，人員少則幾人，多則幾十人。這些臨時性參與人員，一是責任心不強。反正是臨時性兼職，不在其位，不謀其政。是一副“打醬油”心態。二是寫作業務生疏。面對巨大的館藏檔案資料，他們往往不知道如何查閱和獲取所需信息，所謂隔行如隔山。

而高校檔案機構，則都是常設性機構。其人員具有臨設性機構不可比擬的穩定性，并有嚴格規范的管理制度和健全的遍及全校的信息收集組織網絡。因此，由高校檔案機構擔綱校志編寫，就使其編寫工作有了常設性機構。這就可以避免參與編寫人員的“臨時性”心態，使校志編寫責任真正落實到人。同時，也使檔案管理參與校志編寫，最大限度上得到緊密結合，使學校的檔案資料為校志編寫發揮最大程度的作用。

二、高校檔案機構擔綱校志編寫的不利因素

當然，有檔案機構擔綱校志編寫，也存在某些不利因素。主要有以下兩方面。

（一）是眼光缺乏高度

通常情況下，高校檔案機構在學校中所處的地位不能與有關機構相比肩。同時也是受其業務影響。許多時候學校檔案機構的負責人，不能全面地、足夠地了解和理解學校的總情，尤其是學校定位、發展思路、發展戰略等方面，存在認識不到位，不充分。這就必然會影響校志編寫的質量。因此，學校領導應該在日常管理中，適當提高檔案機構的政治地位，增強他們的參與意識和對學校總情的認知、把握能力。同時，在編寫校志時采取以檔案機構為主體，適當邀請學校重要部門負責人參與的組織架構，以避免這寫不足。

（二）檔案資料保管期等具有局限性

按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，高校檔案機構所保存的檔案材料，都有一定的保管期限。對保管期限已滿、或已失去保存價值的檔案，經有鑒定并報校長批準后，可以予以銷毀。如按照該規定，重要的賀信、賀電，等文件材料，其保管期限為30年。如某高級領導或院士級高知，在該校建校之初曾發來賀電或賀信，如果該校在超過建校30年后開始編寫校志，就完全有可能找不到這些應該保存的，對學校來說是極其珍貴的原始資料。

同時，檔案的自損性，也成為一個十分頭疼的問題。一些紙質檔案容易破損、褪色、霉變和散失。電子檔案的質量保存周期，比紙質檔案更短。而且高校檔案機構先進的檔案保護技術的應用普遍不容樂觀，依靠檔案機構自身力量，去對已經破損或者字跡褪色的檔案進行及時修復或者復制，還為時尚早。

總之，校志是反映教育成果、傳承傳統文化重要載體。高校檔案管理人員承擔著檔案編研，如年鑒、大事記、文件匯編等，這些編研條目為校志編寫打下了堅實基礎。同時，他們在長期的檔案編研過程中積累了經驗，具有良好的編研基礎和寫作功底，而且在日常工作中經常接觸學校的歷史資料，了解館藏內容。因此，由高校檔案機構擔綱校志編寫無疑是一種明智的決策。具有一支都能了解學校總情、辦學理念和學校歷史的高素質的修志隊伍，必將能提高校志編纂的質量，而且能達到“事半功倍”的作用。