新時期人事管理信息化方法初探

■常甜雨 楊 光／華北水利水大學MPA教育中心

隨著我國經濟、政治等各大種類的系統不斷完善，行政事務不斷增加，需要處理的辦公信息越來越多，現在需要一項完善的人事管理信息化方法，而且在“十二五”規劃中明確指出信息化在未來的發展方向。根據調查數據顯示，傳統的管理方法已經不能滿足辦公效率和精度的需要了，所以新時期人事管理信息化方法要滿足辦公效率和質量的要求，并且需要是辦公決策更科學合理。

一、人事管理信息化建設的意義

第一，人事管理信息化能夠有效提高工作效率，而且能夠提供實時信息數據，使決策者及時做出正確判斷。人事管理工作是一項十分復雜和十分重要的工作，而且大部分工作是需要經驗的重復工作，占用了大量的人工時間，信息化系統可以代替人工，將工作人員從繁瑣的工作內容中解放出來，所以進行人事管理信息化建設是十分有必要的。

第二，一個完善的人事管理信息化系統可以為工作人員提供更多業務服務，方便工作人員的使用。工作人員可以使用網絡登錄信息化系統，在系統中可以看到及時信息和進行搜索，通過這些服務也可以提高工作人員的工作效率。

第三，內部資源共享。現在有許多共享軟件可以實現企業中資源共享，但是人事管理信息化可以使共享資源更加完整，并且在傳輸過程中不會有丟失。在共享資源中，人事部門的工作人員可以對資源進行改動，及時對有錯誤的資源進行改正，或者對不完整的資源進行補充和完善。

第四，將人事信息的價值最大化。在人事部門中，傳統的資料載體一般都是紙質的，不方便保存和傳遞。人事管理信息化將人事信息電子化，可以延長保存年限、方便進行搜索查詢，而且可以實時傳輸，將人事信息的價值發揮到最大。

二、人事管理的現狀及問題分析

在人事部門的傳統工作中，人事信息一般是由工作人員進行手抄的，這其中存在很大問題。手抄信息難免會抄錯，而且可能有字跡不清、工作人員擅自修改等等情況。隨著信息全球化的推進，人事管理的傳統做法的弊端都被暴露出來，主要表現在以下幾個方面：

（一）人事信息散亂

隨著部門的發展，人事信息資料將會逐漸增多，但是由于以前的人事信息是人工抄寫的，所以無法進行刪改，只能進行添加，破壞了人事信息原來的系統結構，所以導致人信息散亂。在查找信息時，由于人事信息散亂，導致了大量重復勞動，工作人員無法及時找到有效信息，從而降低工作效率。

（二）信息部門化顯現明顯

在企業中，員工的各部門信息由專門的部門進行保管，由于各部門之間的信息傳遞不夠通暢，無法共享資源，導致員工在辦理業務時需要到多個部門蓋章簽字等等。而且在信息傳遞過程中，可能由于某個環節出現誤差，導致信息數據出現錯誤或者丟失，無法及時得到修正，并且帶來不必要的麻煩。

（三）人事信息更新速度慢

由于人事部門的傳統工作方式是人工抄寫，這樣費時費力，大大降低了工作效率。如果在抄寫過程中人事信息數據進行了更新，導致工作人員前面的工作全部作廢，并且無法及時將實時數據上報，導致上級部門無法進行數據分析并且做出準確的判斷。

（四）數據的通用性較差

由于企業內部各部門所面臨的任務和工作內容的不同，所以選擇使用的數據庫軟件不同，這就導致了各部門之間的人事信息數據不能進行流通共享。難以將數據進行匯總整理，各部門也不能及時使用到最新的數據資料。

三、新時期人事管理信息化建設方案

相關企業進行人事管理信息化時，需要將相關部門的數據資源進行整合，并將整合后的數據資料電子化。企業的工作人員需要密碼才能進入信息系統，系統需要核對密碼是否正確。在信息系統中，人事部門可以對數據進行查看、修改等操作；上級部門可以修改進入的密碼等權限；而普通的工作人員只能查看自己的信息數據，這樣能避免員工的個人人事信息外泄。在人事管理信息化過程中，值得注意的是，人事部門不同小組可以進行編輯權限和范圍是不同的，每個小組負責自己的部分。在小組內部，需要將系統模塊的內容分配到各個人，由專人負責，將責任細化到人，這樣方便進行修改和維護。

四、結語

人事管理信息化是人事部門處理人事信息的工具，它能保證人事信息的安全性和完整性，并且能夠提高人事部門的工作效率。實施人事管理信息化實現了無紙化辦公，節省了紙張和企業的財務費用，符合國家可持續發展戰略的要求，并且能夠節省大量的人力，為企業節省資金。人事管理信息化使用方便，并且響應國家號召，必將在我國事業單位中廣泛應用。