大數據時代背景下的事業檔案管理探討

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一、什么是“檔案管理”

所謂的“檔案管理”指的就是關于員工的基本信息，包括學歷、工作經歷、獎懲情況、工作崗位及業績等，通過檔案可以清楚明了地知道員工的詳細信息，檔案管理其實質上就是對人才的重要信息進行詳細記錄。

二、目前事業檔案管理中存在的問題

(一)檔案管理人員綜合素質不高

目前，在很多單位工作的檔案管理人才的綜合素質并不高，大部分工作人員屬兼職性質，更多的精力均投注在原始工作上，這就導致檔案管理工作上的創新和優化速度較為緩慢，另外，部分事業單位的檔案管理工作者的年齡偏大，本身對于新鮮事物和技術的接受效果較差，日常工作缺乏創新精神，這些都在一定程度阻礙了事業單位檔案管理工作的進步和完善。因此，檔案管理工作的提升，首先要從工作人員的素質及能力角度入手，為該項工作注入更多的新鮮活力。

(二)檔案信息利用率不足

從目前事業單位的檔案管理情況來看，對檔案管理的信息利用率較低，只是在偶爾需要的情況下對員工檔案信息進行查看，這就導致檔案管理對事業單位在日常的管理和人員決策方面所起到的作用較小，并沒能發揮出原有的功能。另外，對檔案管理信息的利用率較低，更加從側面影響了檔案管理工作人員的工作主觀能動性以及積極性，影響其在日常工作中的創新熱情和工作效率。

(三)員工利益得不到根本保障

在事業單位的檔案管理部門，由于其本身工作并沒有受到單位的足夠重視，甚至被認為是“閑職”，員工本身在工作中獲得的成就感較低，周邊環境的認知也導致員工本身的工作積極性不強，另外，也由于對工作的界定不夠科學，導致檔案管理工作人員本身的利益得不到保障，尤其是對薪資、福利待遇的滿意度低，這些都直接影響檔案管理工作人員的工作熱情，以及該部門的人員流動性。

(四)基礎設施較為陳舊

目前，部分事業單位的檔案管理部門仍然使用較為陳舊的基礎設施，直接影響檔案管理工作的數字化、信息化水平，具體可以從兩方面來說。一方面，硬件設施陳舊，主要指的是檔案管理工作中的電子設備，例如計算機，老舊的計算機已經無法滿足現代工作的效率需求和存儲需求，另一方面，軟件方面更新不及時，大多指的是工作人員在日常處理檔案所使用的電腦軟件，在新技術不斷發展的情況下，各種處理軟件百花齊放，智能性越來越高，但是工作人員本身對新技術、新軟件的接受緩慢，進而影響工作的綜合效用。

三、大數據背景下的事業檔案管理優化

(一)提升工作人員的綜合素質

促進事業檔案管理工作的創新，必須要從工作人員的本身素質入手。首先，可以針對工作人員進行定期的工作技能培訓，系統地講授檔案管理工作的起源、發展、目的以及應用的主要方法等，讓員工能夠對該項工作有更加全面地認知；另外，還可以積極鼓勵員工參加社會上的相關論壇活動，甚至單位可以為員工舉辦類似的沙龍活動，方便不同單位的檔案管理工作人員進行經驗的交流；最后，根據員工的發展需求，單位可以提供不同的培訓、深造機會，讓員工從自身發展角度獲得成就感。

(二)提高對檔案信息的利用率

提高對檔案信息的利用率，是從工作成果角度出發，對檔案管理工作人員的工作進行肯定，進而提升其工作的主觀能動性和積極性，也促進該項管理工作的效果能夠真正發揮出來。最為重要的是，需要提高單位管理人員對檔案管理工作的認知和重視，提高在日常管理工作中對檔案信息的利用，尤其是在人員決策、績效工資制定等方面，通過科學的數據分析來為決策提供強有力的支撐。

(三)提升工作人員的福利待遇，降低流失率

部分單位的檔案管理工作人員流失率較高，從員工的基本訴求角度出發，大多是對目前的薪酬待遇水平高滿意度不高，尤其是與其他行業相比，檔案管理工作人員的整體薪資水平偏低，無法滿足工作人員的日常生活需求，更是大大降低了員工的工作熱情以及研發熱情，影響該項工作的優化和完善。因此，單位需要根據行情的變化來動態調整薪酬體系，合理對檔案管理工作設立績效考核系統，讓員工能夠在工作范疇內滿足自身的生存需求。

(四)定時更新基礎設備，提高工作效率

從目前發展情況來看，在檔案管理工作中所使用的軟件、硬件直接影響該項工作的效率和智能性。因此，需要切實注重檔案管理工作的基礎設備，包括電子計算機，需要根據時代發展和工作需求進行必要地定期更新，提高設備的運轉速度，另外，事業單位可以根據自身的檔案管理需求引進相關的檔案信息管理軟件，通過智能軟件的引入和利用，讓檔案管理工作更加便捷和輕松，為后期對檔案信息的查看、加工、分析等奠定基礎。

四、結語

檔案管理是現代管理工作中的重要組成部分，需要得到越來越廣泛地關注，并且在大數據發展背景之下不斷進行管理理念的創新以及技術的優化，提高檔案管理工作的效率和效果。

參考文獻：

[1]王萌萌.大數據時代背景下的事業檔案管理探討[J].企業管理與創新,2016(06):25～26.

[2]李宇.基于大數據時代的事業檔案管理創新[J].現代視野與管理,2016(12):59～61.