事業單位檔案管理信息化建設問題的探討

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菏澤市衛生和計劃生育委員會學會辦公室

隨著當今社會計算機信息技術的不斷發展，企業和事業單位檔案的信息化建設已經成為了時代發展的必然，事業單位的檔案管理工作必須緊跟時代的潮流，與現代化信息科技完美融合，才可以在最大程度上提升檔案管理的工作效率，更快速地實現檔案信息的資源共享，從根本上推動我國事業單位的經濟發展。

一、事業單位檔案信息化建設的優勢特點

(一)信息儲存工作更加便利

與我國事業單位傳統的檔案管理模式相比較，信息化管理更具備儲存便利的優勢，事業單位內部檔案比較繁多，在管理的過程中需要進行分類整理和存放，傳統的檔案管理工作既浪費了大量的人力物力，也沒有起到高效管理的工作目標，往往會使得信息檔案出現流失現象，傳統的信息管理主要依靠紙張存留，這也對儲存環境提出了比較高的要求，溫度和濕度過高過低都會影響紙張的質量以及存放壽命，一旦檔案的紙張在自然環境中發生氧化，就會使檔案信息出現流失，給事業單位造成不可估量的后果。而合理應用電子計算機技術可以避免這些缺漏，節省人力物力，大大提升了檔案管理的工作效率，一臺計算機可以對諸多文件檔案進行管理，在儲存空間上也不需要考慮環境的制約因素，有效延長了檔案的存放時間。

(二)檔案信息查詢更加簡便

我國事業單位傳統的檔案管理模式給信息查找帶來了諸多麻煩，檔案的排查和審閱都需要耗費大量的人力，檔案紙質質量有所欠缺，長期查閱也會導致檔案信息的損壞，十分不利于事業單位的信息查詢工作。而現代信息化檔案管理工作模式能夠有效避免這一弊端，在計算機網絡系統中，通過關鍵詞檢索就可以迅速找到需要查找的檔案資料，不僅節約了人力資源和時間，還可以簡化檔案的審閱程序，有效改善了檔案管理的查閱工作。

二、事業單位檔案管理信息化建設中的不足之處

(一)信息化管理理念缺乏

大多數的事業單位對檔案管理信息化建設的工作重視力度不足，信息化管理工作缺乏專業技術人才，事業單位的領導對檔案管理的信息化建設工作投入的人力和資金較少，不能夠滿足當前形勢下事業單位檔案管理的信息化建設，嚴重影響了信息化建設。

(二)檔案管理信息化系統不夠完善

在我國事業單位長期的發展過程中，主要沿用傳統紙質檔案管理模式，在辦公過程中都是通過紙質形式錄入資料信息，這種模式不僅給資料的儲存帶來了一定困難，還影響了資料的查閱審核效率，近年來，雖然我國事業單位檔案管理信息化建設有了一定的進展，但仍舊存在信息系統不夠完善的情況，滯留了信息化建設的步伐。

三、事業單位檔案信息化管理相關措施

(一)上層領導應該加強對信息化建設的重視度

在事業單位的檔案信息化建設工作過程中，領導必須對相關工作內容和進度表示極大的重視，強化信息化建設基本理念，才可以有效保證檔案管理信息化的整體進展。專業科研人員應該時刻保證在傳統檔案管理基礎上進行不斷的改革和創新，謹慎做出符合新時代發展的具體策略，推出檔案便利儲存和借閱的相應制度，保障信息的安全穩定性，有效實現資源共享。

(二)信息化建設方向需要不斷革新

我國事業單位檔案管理信息化的建設研究不能完全摒棄傳統管理模式，而是應該在傳統管理模式上取其精華，結合單位具體發展需求，確立適合自身發展的信息化建設策略，保障單位檔案管理信息化建設工作的穩步進行，只有順應時代發展的潮流不斷革新，才可以有效推動事業單位的整體經濟效率。

(三)強化事業單位信息化建設的管理規范

任何一個體系的建設工作都離不開制度和規范的保障，在事業單位檔案管理信息化建設過程中，更應該確立完整的工作管理規范，根據事業單位的基本發展情況，制定相應的檔案管理制度，促進檔案管理工作人員的積極性，促進我國事業單位檔案信息化管理工作有序開展。

(四)完善檔案管理信息化建設中的基礎設施

加強事業單位檔案信息化管理基礎設施建設是很有必要的，信息化的檔案管理離不開數據庫的完善，只有強大的數據庫系統運行才可以支撐檔案信息數據的儲存和處理，在信息管理過程中，應該引進專業管理人員對計算機進行維護和管理服務，有效完善計算機基礎設施建設。

四、結語

綜上所述，事業單位的檔案管理信息化是當前社會發展的必然，信息化建設離不開領導的重視和基礎設施的支持，事業單位應該引進先進技術人才，在檔案管理信息化建設過程中不斷革新，尋求適合不同事業單位的發展模式，有效完善檔案管理的制度規范建設，將檔案管理與現代信息化科技完美融合，促進單位信息資源的共享，為單位的發展提供良好的信息服務，從而提升事業單位整體經濟發展效率。

參考文獻：

[1]姜華.事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].黑龍江科技信息,2016(17):165.

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