淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

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伴隨著科技的發展，信息化程度的不斷加深，檔案材料也不僅僅局限在了紙質形式，很多科技元素被很好的應用到了檔案管理當中，檔案材料逐漸囊括了：影響檔案材料、音頻檔案材料、實物檔案材料等等，檔案材料種類的擴充極大的增加了管理難度，管理工作者應該不斷的對管理方法進行創新，充分發掘信息化技術帶給檔案管理的好處，做好前期整理分類工作，為后期管理打好基礎。

一、整理歸檔檔案工作中的問題

(一)檔案整理工作人員專業性不強

根據對我國檔案管理行業的宏觀考察可以發現，有相當大的一部分工作者沒有受到過專業檔案管理知識教育，百分之八十以上是遵從單位人事調度或者是從其他單位安排過來的人員進行組建的，在這種沒有專業知識支撐的基礎上檔案管理工作是很難開展的，這就嚴重的限制了檔案職能的發揮。檔案管理部門目前存在下面的這些問題：第一點，人員選配不夠專業，工作者不具備專業素養；第二點，在對檔案進行管理的過程中，沒有選用科學、專業的方法；第三點，檔案管理過程并沒有一個相對規范的操作步驟和規范要求；第四點，參與檔案管理的人員流動性非常大，一批人員剛剛熟悉工作就被調離崗位，又接收一批什么都不懂的人來維持工作。

(二)檔案整理的信息化程度偏低

目前我國檔案管理工作并沒有很好的實現信息化改革，很多成熟的信息化技術并沒有得到很好的應用，嚴重的限制檔案管理工作的發展。實現檔案管理信息化可以極大程度的降低工作人員的工作負擔，縮減了人力投入，降低了資金成本，所以，下面幾點就是問題所在：第一點，檔案管理單位沒有相關信息化的操作儀器，比較明顯的就是一些單位連檔案整理數據庫都沒有，這是何談完成信息化進程；第二點，信息化的思想并沒有扎根在工作人員的心上，不懂得對信息進行保存和管理；第三點，檔案管理單位很少引進懂得信息化操作的專業人才，沒有人才的支撐與引導，信息化的檔案管理工作很難開展。

二、信息化檔案的技巧分析

(一)建設合理的整理程序

檔案整理工作是十分繁雜的，工作人員每天面對數目巨大的檔案是十分的枯燥的，很容易造成分類上的失誤，所以檔案管理機構應該制定出合理的操作流程，并且嚴格按照規定的步驟進行操作。這樣做出的分類十分的符合官方要求，并且還可以通過建設子項目進行分類，可以根據不同的切入點進行分類，具體可以從什么時間段收入的、屬于哪個部門的材料、檔案的基本屬性上進行篩分。檔案整理工作在信息化系統的幫助下進行檔案的歸檔整理時，必須明確整體的分類標準是什么，而且既然選擇了按照這個標準進行分類，就盡量堅持使用到最后，這樣會減少因為變更標準而產生的巨大的工作任務。檔案材料有多種形式，在進行歸檔分類的過程中要有針對性，這樣能夠讓程序向著簡單化發展。

(二)其他技巧分析

根據目前的發展情況來看，古老的紙質檔案歸檔整理分類大多被應用到保存、核對當中，而信息化的電子檔案才是目前工作當中被廣泛使用的。因此，計算機技術是十分關鍵的，需要通過電子技術對文件進行整理，做好由傳統到信息化的過度。在信息化檔案管理歸檔分類的過程當中可以應用南大之星這個新興軟件，它在實際的應用當中取得了顯著的成效，工作人員對其反饋是非常好的，完全可以應對現在還不太成熟的電子檔案歸檔工作，而且也給今后電子檔案歸檔工作提出了新的發展思路。

信息化檔案管理歸檔技巧應用的最終目的就是提高歸檔分類的效率。需要按照企業單位、事業單位的文件流向、流量進行歸檔率的計算，還要對歸檔整理工作進行合理的劃分，確定每一方面的投資力度。

檔案管理工作并不是沒有確切的規范標準，所以就應該嚴格的遵守規章制度進行操作，唯有如此才能提高檔案管理工作的規范性。

在進行檔案管理歸檔分類的過程當中，要明確服務主體是什么，一切工作都是以促進主體發展為基礎的。例如，在學校對檔案進行歸檔分類的時候，完全能夠把“以我為用，以我有用”的思想作為工作原則，盡可能的從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。

三、結語

在目前檔案管理歸檔分類技巧的發展過程中，信息化成為了發展的中心思想，也確實在實際的應用當中取得了不錯的效果。檔案管理歸檔分類中還存在著諸多問題，只有通過對技巧、方法的不斷研究，才能夠使檔案管理工作真正的做到有秩序，在對檔案進行歸檔工作時，檔案工作者應該嚴格按照檔案類型對檔案進行分類，通過分類工作來對檔案進行體系建設，面對檔案材料的差異性，檔案管理工作者應該進行有針對性的分類，選擇統一的標準。

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