高校人事檔案管理的重要性思考

■苑伊彬／河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院

人事檔案是個(gè)人自然情況的原始記錄，也是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，記錄著個(gè)人思想品德、獎(jiǎng)懲情況、成長過程、業(yè)務(wù)能力等綜合情況，既能夠充分反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲和社會(huì)關(guān)系等，能夠?yàn)楦咝Ｈ瞬殴芾硖峁┮皇值脑颊鎸?shí)的資料和數(shù)據(jù)，是全面考察綜合素質(zhì)的重要依據(jù)和有力憑證。人事檔案管理工作在隊(duì)伍建設(shè)和人才利用上起著非常重要的作用，因此，高校需要不斷加強(qiáng)人事檔案管理能力和水平，使之能夠提供正確真實(shí)而又全面的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人才資源的合理高效的配置，推動(dòng)管理工作的有效開展。

一、做好高校人事檔案管理工作的重要性

高校人事檔案能夠真實(shí)記錄且反映教職員工德、才、能、績各方面的表現(xiàn)，人事檔案管理工作水平的高低直接影響著高校的人才選拔任用、也關(guān)系到高校教研水平的提升和科研層次的提升，對高校人才培養(yǎng)和長遠(yuǎn)發(fā)展都有著重要的意義。高校人事檔案從功能上講，屬于高校人力資源管理中的重要內(nèi)容，服務(wù)、服從于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面需要。從其對學(xué)校的發(fā)展角度上講，高校人事檔案管理作為記錄學(xué)校發(fā)展軌跡和教職工成長工作記錄的一手資料，能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展、辦學(xué)定位的制定起到一定的指導(dǎo)作用，也是教師教學(xué)和科研的真實(shí)憑證，能夠提升教職工的業(yè)務(wù)能力。因此，高校人事檔案管理在高校的管理和發(fā)展中具有十分重要的意義、推動(dòng)著高校人才引進(jìn)培養(yǎng)、政策制定、教研水平和科研水平等多方面的提升與進(jìn)步，需要保持密切關(guān)注與重視。

二、當(dāng)前高校人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理意識淡薄，重視程度不夠

當(dāng)前人事檔案管理工作還處于繼續(xù)發(fā)展完善的初階段，很多時(shí)候人事檔案管理工作都未能被納入到學(xué)校整體的管理體制中去，受到了明顯的忽視。人們忽略了人事檔案管理所具有的重要意義，對于人事檔案管理意識淡薄，造成人事檔案管理工作長期處于被動(dòng)地位。同時(shí)重視程度上的不足也影響了高校對于人事檔案管理在資金人力上的投入，使得人事檔案管理工作始終處于不溫不火的狀態(tài)，得不到實(shí)質(zhì)上的改進(jìn)。

（二）管理制度不健全，落實(shí)上存在問題

人事檔案管理制度能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作提供強(qiáng)有力的制度支持，但是目前來看，相關(guān)的法規(guī)和制度上，還存在著很大的缺失，沒有與信息時(shí)代接軌。同時(shí)，對于現(xiàn)有的制度，高校的人事檔案管理工作在執(zhí)行上也非常不到位，缺乏有效的決策力和執(zhí)行力，人事檔案管理工作工作無法落在實(shí)處。管理制度的不健全和執(zhí)行落實(shí)上的不到位限制了高校人事檔案管理水平和提高，也影響著人事檔案管理在推動(dòng)高校發(fā)展中發(fā)揮其根本作用。

（三）管理觀念落后，管理手段單一且落后

當(dāng)前人事檔案管理工作的觀念還停留在傳統(tǒng)的重視紙檔立檔、重視資料的收集保存上，而忽略了對于人事檔案的有效利用和其服務(wù)功能的開發(fā)。人事檔案利用的滯后使得人事檔案未能夠充分發(fā)揮其真實(shí)價(jià)值。在管理手段上，也非常落后，仍然普遍基于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和半手工半現(xiàn)代化的管理模式，沒有將檔案管理工作與日益發(fā)展的信息技術(shù)強(qiáng)有力結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度低，嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)資源的有效利用和人事檔案管理工作的工作效率［1］。

（四）人員專業(yè)素質(zhì)不足，管理效率低下

人事檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的高低也影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。當(dāng)前，許多高校的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，缺乏專業(yè)理論知識和相關(guān)的技能，面對資料眾多任務(wù)繁重的管理工作，缺乏高效率的管理手段，致使人事檔案管理工作效率低下，制約著人事檔案管理的水平。當(dāng)前信息化時(shí)代下，人事檔案管理越來越呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化的特點(diǎn)，許多管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平和能力上也存在著一定的缺陷，無法適應(yīng)信息化時(shí)代對于人事檔案管理的人才需求。

三、加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的改進(jìn)措施和策略

（一）增強(qiáng)人事檔案管理意識，提高管理人員素質(zhì)

高校人事檔案管理意識的提高和增強(qiáng)是有效加強(qiáng)人事檔案管理工作的前提和首要關(guān)鍵所在。首先要從思想高度上重視人事檔案管理工作，充分認(rèn)識到人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)程度化高，內(nèi)容復(fù)雜的工作，只有思想上的重視才能推動(dòng)實(shí)施上的改進(jìn)。其次，高校人事檔案管理工作要求從事管理的人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)，因此對于管理人員自身素質(zhì)的提高是非常有必要的。對于從事管理的人員，一定要加強(qiáng)思想政治和業(yè)務(wù)能力以及國家相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，用檔案管理的知識和理論不斷武裝自己，更好的指導(dǎo)人事檔案管理工作，以適應(yīng)目前學(xué)校對于人事檔案管理的新要求。

（二）健全和規(guī)范原始材料收集，做好基礎(chǔ)工作

高校人事檔案管理中對于人事資源的原始資料收集是管理工作的第一步，也是最基礎(chǔ)的工作環(huán)節(jié)，要充分保證人事檔案管理上的真實(shí)和有效性，必須要加強(qiáng)對于原始數(shù)據(jù)搜集工作。首要要完善人事檔案材料，對于檔案不符合規(guī)范、信息有遺漏或者是手續(xù)不全的情況，要在限期內(nèi)做好補(bǔ)充工作，認(rèn)真完善缺失材料的收集。其次，對于人事檔案管理的重要作用要進(jìn)行廣泛的宣傳工作，引導(dǎo)大家積極配合檔案管理工作，完善原始資料的收集工作，營造一個(gè)良好的人事檔案管理的氛圍，不斷拓寬信息收集的新渠道，嚴(yán)格把控信息的真實(shí)性，從而構(gòu)建起一個(gè)合理高效的原始檔案收集體系，為今后檔案管理工作的實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)［2］。

（三）建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息動(dòng)態(tài)化管理

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，現(xiàn)如今的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，充分適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的新要求，建立一個(gè)統(tǒng)一完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和信息化，節(jié)約工作時(shí)間，充分提高人事檔案管理的效率。因此要對現(xiàn)有的人事檔案管理工作模式和工作方法進(jìn)行改革，增加必要的投入，多多開發(fā)使用新技術(shù)新手段，利用龐大的數(shù)據(jù)庫功能實(shí)現(xiàn)對人事檔案的記錄、存儲(chǔ)和分析，并且增強(qiáng)對于資源信息的分析能力，全面提高人事檔案管理工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

（四）完善人事檔案管理制度建設(shè)，充分發(fā)揮功能

人事制度的改革也牽動(dòng)著人事檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。高校人事檔案管理作為內(nèi)部管理事務(wù)，需要制定一系列的合理完善的工作自責(zé)和工作制度，用以規(guī)范和指導(dǎo)人事檔案管理工作的有序進(jìn)行，首先，要充分認(rèn)識和關(guān)注高校的整體的建設(shè)情況和人事檔案管理的工作特點(diǎn)。在制定制度時(shí)要參考當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀，建立起包含原始材料收集、借閱、傳遞、保管等多個(gè)方面的完善的制度，并且在管理過程中大力實(shí)踐和推行，確保管理工作有章可循，充分發(fā)揮其職能。

（五）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提高安全防范水平

信息化時(shí)代下檔案管理效率得到有效提升的同時(shí)，龐大的數(shù)據(jù)量和多載體形式給檔案信息安全帶來了一定的隱患，因此，必須要重視信息化時(shí)代下對于檔案安全的管理。有效的檔案安全設(shè)施建設(shè)是保障檔案安全防范的重要的屏障，因此，要加強(qiáng)檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)軟硬件等設(shè)施的建設(shè)工作，為檔案安全防范提供良好的環(huán)境。在硬件上，要注意防火、防水設(shè)施的建設(shè)，注重檔案的密封和保密工作，防止信息泄露或丟失、毀壞。在軟件上，要加強(qiáng)對于電子檔案的管理，做好檔案管理系統(tǒng)的防火墻建設(shè)，提高安全防范水平，有效規(guī)避病毒入侵和黑客入侵導(dǎo)致的信息泄露、盜取和篡改等安全隱患，保障檔案的安全。

四、結(jié)語

隨著人事制度的發(fā)展完善，人事檔案管理在高校組織對于人才的選擇、培養(yǎng)和使用、考核等方面發(fā)揮著十分重要的作用。目前人事檔案管理工作中還存在著諸如制度不完善、管理觀念和模式較落后的情況，亟待解決。因此，在新的社會(huì)形勢下，不斷探討人事檔案管理工作中存在的問題，積極探索規(guī)律和方法完善人事檔案管理工作，提出適應(yīng)社會(huì)新需求的解決方案和措施，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行和發(fā)揮自身職能提供重要保障，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的人才管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。