淺析高校人事檔案信息化管理

■趙子葉／西安醫學院

一、實現檔案信息化管理的重要性

所謂人事檔案信息化，是指通過計算機、大數據、網絡等先進技術手段，將紙質檔案材料數字化，并將數字化檔案信息資源優化后整合，建成檔案數據庫，在保密技術支持下，通過計算機搜素查詢，便可高效地查閱需要的各類人事檔案信息，大大提高檔案管理的準確性及高效性。

（一）紙質檔案的保存會更加容易

傳統人事檔案管理模式，不僅效率低下，檔案經過經常性的翻閱、拆裝，很容易造成紙質檔案材料的丟失甚至損壞。而實現人事檔案信息化管理，就可以以數字化設備為載體，加以適當的保密措施，大大提高檔案的安全性。信息化檔案具有保存簡便、查閱方便、安全性強等一系列特點，這對人事檔案管理工作的可持續性奠定了堅實的基礎。

（二）可以提高檔案管理工作效率

傳統的檔案管理模式，管檔人員需花費大量的時間對不同的檔案進行分類、規整，工作量不但距大并且效率低下，還極易出現錯誤。而實現人事檔案信息化管理，利用計算機及網絡技術取代傳統的管理模式，一方面提升了檢索和查詢的速度，另一方面以網絡為橋梁將檔案管理加入共享平臺，大大提高了檔案資源的利用效率。

二、檔案信息化建設目前的主要問題

（一）檔案管理人員業務素質亟待提高

實現檔案信息化管理，對業務人員的綜合素質提出了更高的要求。就目前現狀，高校檔案管理人員缺乏“專業性”。部分業務人員專業不對口，以兼職為主的現象也不在少數。人事檔案管理不受重視、經費有限等原因也使得相關人員無法進一步得到培訓。然而這一切也在制約著檔案信息化管理前進的步伐。

（二）檔案信息化建設不受重視

由于人事檔案管理的安全性及保密性，使得這項工作注定不能吸人眼球，同樣的問題也存在于高校人事檔案管理工作中。這項工作在整個社會公眾的認知度較低，部分高校領導也忽視了檔案工作，在這種大環境下，導致一些檔案從業者在工作也潛移默化的開始輕視，種種不利因素使得領導和檔案管理員慢慢忽視了對檔案管理工作的創新和改進，這嚴重阻礙了高校人事檔案管理水平的全面提升。

三、高校實現人事檔案信息化建設的可行路徑

（一）完善體制，統一規劃，統一標準

第一，將管理機構進行統一。以往的檔案管理存在分散管理的情況，容易造成人事檔案管理的混亂。作為頂層設計者，國家理應對高校人事檔案的管理范疇及管理權限進行統一，從而來解決檔案管理目前較為混亂的情況。第二，制定合適的人事檔案管理制度。高校領導可依據國家人事檔案管理規定以及學校情況，綜合考慮制定合適本校情況的人事檔案管理制度，并且需要不斷修訂與完善，從而可以順利推進高校人事檔案信息化建設。因此，需要將技術標準統一，逐步使人事檔案信息化有條不紊推進。

（二）提高檔案從業人員的業務能力

實現人事檔案信息化管理，對檔案管理人員的綜合水平有較高的要求。目前現狀是高校大部分檔案管理人員并非檔案管理專業，綜合專業能力并無優勢。對于目前存在的現狀，高校應當建立起長效的培訓機制。與此同時，高校可以針對學校需求定向引進具有相關專業背景的畢業生，經過系統培訓后，會更加從容的投入到人事檔案管理工作中，為人事檔案信息化的實現奠定基礎。

（三）建立建全人事檔案信息的安全保障體系

人事檔案信息化必須建立建全安全保障體系，對于檔案信息的資源的共享，需要有嚴格的訪問權限，可以采取更嚴格的身份鑒別、訪問條件、加密技術等安全保密措施，將個人信息的泄露風險降至最低。第二，強化網絡技術保障，提高硬件軟件技術，降低信息被竊取盜用的風險。

四、結語

高校人事檔案信息化是一次巨大的變革與創新，也是順應時代進步的必要要求。實現了人事檔案信息化管理，將傳統的手工收集、整理、歸檔等一系列復雜的環節簡單化，與此同時也對相關人員進行檔案借閱、查詢等功能提供的大大的便捷，提高了檔案管理部門作為服務部門的工作效率，滿足新時代對人事檔案管理的新要求。