基于醫院后勤檔案管理工作思考

■鄧 麗／十堰市婦幼保健院老干部科

一、醫院后勤檔案管理的意義

（一）醫院后勤常規類檔案管理的意義

醫院常規類檔案包括了醫院日常管理工作的主要內容，主要包括水電氣、清潔消毒、物資消耗以及食堂管理等方面的內容,相關檔案管理工作較為繁復，而且提出的標準較高。常規類檔案管理作為醫院后勤檔案管理工作的重要組成部分,只有進行科學化高效率的管理，才能為醫院工作的正常運行提供準確的數據,為醫院的相關日常管理工作提供可靠依據,從而更好地保證醫院服務能夠正常運行。

（二）醫院后勤基建類檔案管理的意義

醫院基建類檔案作為醫院相關建設活動中的第一手資料,包含新建、改建以及維修等活動中產生的一系列記錄。醫院在日常的運行以及管理工作中經常會進行改造維修,而這些改造維修的活動必須根據相關的歷史檔案和有關記錄,才能有效保證改造維修能夠安全地進行。

（三）醫院后勤外包類檔案管理的意義

在目前深化醫改的大背景下,醫院經濟效益主要增長點源于開源節流。因此，醫院為了實現自身的可持續發展,就要優化整合相關資源,將主要精力投入到醫院的相關教學科研以及診療服務等方面,將一些專業性的后勤工作外包出去。做好醫院后勤工作的外包，可以有效減輕醫院后勤管理工作的負擔,提高醫院后勤工作的質量,但是由于外包項目具有管理難度，在外包過程中會產生一定的風險,因此，醫院應該建立相對完善的外包管理檔案,從而對外包企業進行科學化和高效率的管理。

二、醫院后勤檔案管理工作存在的問題

（一）管理手段過于傳統，信息化程度低

目前，盡管正在進行數字化醫院的建設,但信息技術在醫院后勤檔案管理工作中的應用還是非常少的,一些醫院的后勤檔案管理工作依舊處于原始的人工操作階段,管理手段非常傳統，醫院中的很多檔案仍然采用紙質材料進行存放,這無疑對檔案的長期保存以及快速檢索產生阻礙。

（二）管理體系不完善，規章制度不齊全

如果醫院相關人員的檔案管理意識薄弱，就容易導致醫院缺失檔案管理規范以及標準化的體系,還會欠缺相關規章制度的執行力。醫院檔案管理人員在整理和歸納檔案時,缺乏相應的規范化和系統化的管理。醫院檔案工作的監督檢查以及考核欠缺,就會導致醫院檔案管理工作產生混亂,查找相關歷史檔案時浪費時間和精力。

（三）人員質量存在差異，檔案管理意識薄弱

醫院后勤檔案管理工作在后勤工作中經常會被忽視。目前,醫院的基層領導和部分職工對檔案進行系統管理的意識薄弱,對后勤檔案的建設不重視。醫院的有些檔案管理工作交給兼職人員負責,而這些兼職人員沒有經過專業化的培訓,不能勝任醫院檔案資料的收集、整理以及保存工作,這就會導致一些原始資料被遺漏和丟失,從而影響醫院后勤工作的管理質量和管理效率。

三、醫院后勤檔案工作的相關改進措施

（一）創新檔案管理方式，轉變思維模式

醫院的相關人員應該創新檔案管理方式，將檔案收集工作放到重要位置，并且貫穿于醫院項目立項、招標采購以及運行維護等運行體系中,培養醫院的相關人員樹立醫院后勤檔案管理工作的動態觀,轉變醫院后勤檔案管理的工作思路。同時,目前信息化管理已經被應用到醫院的各項管理工作之中,因此，要充分發揮信息技術的作用,利用醫院內部的計算機網絡以及相關設備完成醫院后勤檔案管理資料的收集和整理工作。

（二）完善檔案管理體系，健全規章制度

規章制度對于開展管理工作來說至關重要,而高效率的管理以科學制度的存在為前提。因此，應該健全醫院后勤檔案管理工作的規章制度，明確醫院后勤檔案管理各個環節的程序以及任務。對醫院后勤檔案進行管理時，相關人員要結合醫院各部門的工作特征,理清醫院后勤檔案的一般規律,制定出科學系統的檔案管理制度。

只有高效率的管理才能更好地完成一項工程,因此，這就需要領導排除思想上的干擾,保證行政組織的正常工作,才能保證醫院管理工作的穩步推進,關于后勤檔案的管理也同樣如此。因此,醫院領導首先要從思想上重視檔案管理工作,將醫院后勤檔案管理工作列入到醫院的日常管理之中,同時，安排專門人員進行落實。

四、結語

綜上所述,在醫院后勤檔案管理工作中應用信息技術,可以使醫院后勤檔案的管理流程得到優化,從而實現醫院后勤檔案管理工作的規范化,有效提高醫院后勤檔案的管理水平,提高管理效率,改善服務質量,降低檔案管理成本。因此,開展好醫院后勤檔案管理工作,才能最大程度地發揮后勤檔案的價值,更好地發展醫院的各項事業。