中學檔案信息化建設面臨的困境與對策

趙青

摘 要：目前信息時代已經到來，信息技術被廣泛的應用于各行各業中，并取得了較好的成效。本文對中學檔案信息化建設所面臨的困境進行了分析，并在此基礎上提出幾點解決策略，希望對相關工作的展開發揮出借鑒價值。

關鍵詞：中學檔案；信息化建設；困境與對策

在中學管理工作中，檔案管理是非常重要的環節之一，其以視頻、文字、圖片等形式，記錄著學校運行與管理的發展軌跡，并對教學活動的順利開展起到了輔助作用。在當前信息時代下，管理者在工作實踐中，為了將自身的管理作用發揮到最大，就一定要致力于信息化建設，只有這樣才能夠解決好目前的工作困境，促使管理工作得以有效、有序地實施下去。因此，在現階段，對檔案信息化建設所面臨的困境及對策進行研究是十分必要的。

1 中學檔案信息化建設面臨的困境

1）信息化意識較為淡薄。對于檔案的信息化建設而言，它是傳統管理方式的一次變革，具有著較強的突破性，有助于管理效率、管理質量的雙重提升，以期為教師管理工作的開展帶來諸多的便利。但是，從目前的實際情況看，由于部分學校在這一方面的意識淡薄，并沒有給予一定的重視程度，在資金投入、人員配置上的支持也較少，將檔案工作放置在邊緣化的位置上，難以使最終的管理效果達到預期。另外，對于一些教工人員來說，他們只是將檔案管理視為資料儲存，觀點存在著較強的片面性，導致一些重要文件、資料難以得到及時回收，使得學校承擔著相應的損失[1]。

2）信息化基礎較為薄弱。中學教師在開展檔案管理工作的過程中，在致力于信息化建設時，除了要具有信息化意識外，信息化基礎也是非常必要的，只有這樣才能夠有效地增強檔案管理的信息化、便利性、實效性，保障管理目標的達成。但是，在現階段部分中學在這一方面卻較為匱乏，比如，由于資金有限，而難以配備必要的計算機、管理軟件、刻錄機、掃描儀等，導致信息化建設這一工作很難開展下去，使得管理工作的針對性、便利性、有效性大大降低。另外，雖然部分學校在這一方面投入了大量資金，并購置了大量的現代化設備，但由于重視程度的缺乏，使得這些設備的網絡共享、全文著錄等功能未得到使用，使得建設成效低下，與預期的建設目標相差甚遠。

3）管理人員較為缺乏。從當前的實際情況上看，部分中學學校的領導，由于受到了傳統觀念所帶來的影響，并未對檔案管理這一工作引起足夠的重視，為其所配置的管理人員，大多都是一些非專業的教師及教職員的家屬，造成管理人員的缺乏，對工作的順利開展造成了極為不良的影響。對于這些管理人員而言，他們的管理理念陳舊、管理技能單一，不愿意將更多的精力、時間花費在信息化建設上，使得檔案管理在這一方面的缺失，使得管理工作原地踏步、停滯不前。

2 中學檔案信息化建設的創新路徑

2.1 加強資源建設，實現數字化管理

近些年來，伴隨著我國課程改革的逐步推進，中學學校無論是在辦學格局，還是辦學形式上都發生了較大的轉變，使得檔案文件迅速增多，一些重要文件層出不窮，為教師們檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰。為了保障管理任務的達成，促使管理工作快捷、方便的開展下去，在工作實踐中管理者就應大力的推動信息化建設，并對資源建設起到一個加強的作用，使這一工作實現數字化管理，使管理的實效性及便利性得以顯著性的增強[2]。

例如，管理者在開展檔案管理這一工作的過程中，應充分地借助于掃描儀等現代設備，將一些歷史價值重大、或使用率較高的文檔，加以數字化的處理，并將其刻錄在磁盤、光盤等媒介中，以在便于使用的同時，為信息化建設打下基礎。

另外，對于一些與教師考核、學生心理、學籍檔案、課程安排、考試成績有關的檔案，也應加以數字化處理，為學生管理、學校科研、教學等工作的展開提供理論依據，將自身的管理效用發揮到最大。同時，在中學教學當中，計算機的應用已經是一種非常常見的現象。管理者在開展檔案管理時，也應將計算機這一基礎設備應用其中，以進一步地豐富檔案資源，對相關的檔案資料加以收集、整理、歸納、充實等，使得檔案資源更為豐富，促使管理目標的有效落實。

2.2 注重檔案管理，保障檔案安全性

與傳統的管理方式相比，數字化管理的優勢是多方面的。比如，在以往的管理模式下，檔案資源大多都是以紙質的方式呈現，不僅不易保存、占據空間較大，在利用、查找的過程中也較為不便，使得檔案的利用率降低。而在信息化建設后，就可以使這些問題得以有效的解決，可以將這些資源刻錄在磁盤、光盤等媒介中，不僅更有利于保管，也使得保管成本得以大大降低。

但是，針對于數字化檔案，管理者在管理時也應做好兩個方面的工作，只有這樣才能夠保障檔案的安全性，使管理成效得以提高。1.應確認好保存媒介是否安全。電子文件在儲存的過程中，很有可能會出現不兼容、文件破損或丟失等情況，需要管理者跟蹤，在發現故障、問題時，應及時更換，以免造成文件丟失，形成不可挽回的損失。另外，針對于一些重點文件，一定要實行好備份制度，可加以異地保存、資料復制，或將其轉換成紙質檔案、縮微品等，最大化地保障文件的安全性，進一步推動信息化建設；2.為了避免計算機遭到病毒侵入，造成檔案丟失，管理者在開展管理工作的過程中，也應積極地聯合學校、相關部門等，進行各種加密、設置防火墻、防入侵技術等，從而使檔案安全得到進一步地保障，使檔案資源的使用率得以提高。

2.3 開發檔案資源，推動信息化建設

在信息化這一背景下，中學教師在開展檔案管理工作時，也應聯合檔案室，加大對資源的利用及開發，從而將檔案在科研、人事管理、教學活動等方面的價值突顯出來，將自身的管理效用發揮到最大[3]。

例如，教師可以積極地聯合檔案室，將一些利用率較高的資料放置在校園網中，便于師生的下載、閱讀，使檔案價值得以進一步地提升。另外，為了進一步便于師生對檔案的查找，教師也應對電子檢索這一功能加以完善，在編寫檔案資料時，應嚴格的按照統一標準、統一格式，便于檢索，使得師生在檢索時，只需要輸入題目、文號、作者、密級、時間等詞即可，使得檔案價值全方位地強化。

在這一模式下，師生可以快速地查找到自己的所需資料，比如，個人資料、財務數據、成績學分、閱覽廳和圖書館內的藏書目錄、考核成績等，使檢索便捷性顯著性的增強，促使管理目標的達成。除此之外，在工作實踐中，管理教師也應將自身的效用發揮到最大，充分的借助于網絡優勢，與其他學校構建共享平臺等，以實現信息互換、資料拓展，使得各類檔案得以共享，將電子檔案的利用價值發揮到最大，使得信息化建設得以真正的實現。

3 結論

綜上所述，信息時代的到來為中學檔案管理工作帶來了新的機遇及挑戰，使這一工作擁有了更加廣闊的發展前景，將工作價值、工作效用發揮到最大。在這一形勢下，身為一名管理者，一定要明確好自身所面臨的困境，并有目的、有意識地予以突破，以進一步促進自身的專業化發展，保障管理任務的達成。

參考文獻

[1]鐘蘭桂.山東黃河檔案信息化建設面臨的困境及對策淺析[J].山東檔案，2018（02）：78-79.

[2]鄧青.事業單位檔案信息化建設面臨的困境及對策[J].城建檔案，2018（01）：32-33.

[3]胡海鶯.人事檔案信息化建設中面臨的困境及對策建議[J].人力資源管理，2016（02）：176-177.