新時期煙草企業檔案管理的重要性及策略

閆青

摘 要：近年來我國煙草行業發展速度越來越快，如何完善煙草企業管理模式是我們需要引起注意的問題，特別是當前煙草行業生產設備加快了更新換代步伐，市場競爭變得越來越激烈，煙草企業要想提升決策的科學性與有效性，需要加強煙草檔案管理工作，做到高效、及時和安全。當前我國煙草企業檔案管理水平也不斷提升，但是也存在很多不足之處，必須在檔案管理理念、內容和方法上作出改進。本文將簡述煙草企業檔案管理的重要性，并就煙草企業檔案管理存在的問題提出了切實可行的解決策略。

關鍵詞：新時期；煙草企業；檔案管理

煙草企業做好檔案管理工作，能夠完整、真實的將自身改革發展歷程反映出來，特別是在各項經營管理活動中會形成大量資料，這些檔案具有較高的保存價值，是煙草企業開展工作的基礎。當前煙草行業檔案管理相關硬件設施實現了升級，電子信息檔案管理模式也得到了充分應用，也讓檔案管理工作變得更加復雜。為了更好的發揮出檔案服務企業的作用，這要求我們提高重視程度，積極創新與實踐，解決新時期出現的新情況和新問題，促使煙草企業檔案管理工作再上新臺階。

1 煙草企業檔案管理的重要性

煙草企業做好檔案管理工作意義重大，第一，檔案對一個企業的成長與發展至關重要，在企業發展壯大的過程中，檔案發揮著巨大的作用。對煙草企業來說，檔案承載著其各個時期的發展情況，包括企業成立時間、盈利水平、擴張情況、戰略目標、重大會議以及改革改制等內容。煙草企業必須將檔案管理好，最大限度發揮出檔案的作用，確保各項經營活動在檔案支持下得以順利開展。第二，是煙草企業宣傳的資料庫。煙草企業只有提升檔案管理水平，才能在需要宣傳時直接從檔案室調取相關資料，保證工作的有序、正常進行，減少人力、物力和財力的浪費，為宣傳與擴大煙草企業創造更有利條件[1]。第三，為煙草企業決策制定提供依據。煙草企業在制定決策與方案的時候，一般需要查找煙草歷史數據，若是缺少了檔案，則無法作出同比分析和方案對比。可見檔案發揮著巨大作用，能夠為煙草企業制定科學合理的決策提供可靠依據，為煙草企業的長遠穩定發展奠定良好基礎。

2 煙草企業檔案管理存在的問題

在煙草企業快速發展的過程中，檔案的種類與數量越來越多，主要由行政類執法文書、卷煙零售戶檔案、日常工作的痕跡資料、黨務工作文件以及行政機關公文等。由于煙草公司對檔案管理工作的重視程還有待提升，沒有將所需硬件設施配置齊全，且檔案管理方法落后，效率不高。當前很多煙草企業還沒有設置專門的檔案室，重要的文書檔案資料缺乏安全存放場所，且在檔案收集、整理和歸檔等方面，各部門獨立進行，缺乏有力配合與協調[2]。同時煙草企業檔案管理人員安排不足，綜合素質與專業能力還有待提升，且不注重對信息技術的應用，不利于檔案資源的開發與利用，不能體現出檔案的真正價值。雖然也有的煙草企業配置了專門的檔案室，但是大多數檔案管理人員都身兼數職，至今仍然采取手工的方式管理檔案，無法發揮出信息化管理方法的作用，為后期的查詢與利用帶來了不便。

3 煙草企業加強檔案管理的對策

3.1 完善煙草檔案管理制度

煙草企業檔案管理是一項復雜的工作，涉及方方面面的內容，提升檔案管理質量將有利于發揮出企業生產潛力，提升科技水平，推動企業文化建設，在社會上有更高的知名度，為煙草企業發展壯大帶來積極影響。煙草企業不僅要嚴格執行現行《檔案法》相關規定，還要結合實際情況建立完善的檔案管理工作，真正做到有法可依、有章可循，解決檔案管理工作人治化問題，將檔案對服務煙草企業的作用體現出來。煙草企業要從實際工作情況出發，明確檔案管理工作職責，在檔案歸檔、整理、保管和借閱等方面制定完善的檔案管理制度。要合理制定檔案業務工作標準，提升歸檔、接收、整理、鑒定和保管等工作的規范性。通過制度能夠將檔案工作程序、手續、責任和義務等確定下來，讓煙草檔案工作走標準化、制度化、法制化和程序化發展道路，通過對檔案的集中管理，促使其利用率得到大幅度提升。

3.2 將煙草檔案管理設備配置齊全

煙草公司檔案管理工作涉及事項想多，每天都需要處理大量的信息，為了提升檔案管理的效率與質量，需要注重對先進設備儀器的應用。從現階段煙草公司檔案管理設備來看，大多都比較落后與陳舊，很大程度上忽視了對網絡信息技術的利用，如很多檔案管理仍然采取手工作業的方式，不利于共享檔案信息，也為檔案整理工作造成了諸多不便，且手工的方式會降低檔案管理工作綜合處理能力，無法將檔案參考價值有效發揮出來[3]。對此煙草公司要為檔案管理工作提供更多支持，注重將先進管理設備配置齊全，通過對網絡信息技術的應用，實現電子檔案聯網，讓檔案資源得到共享，能夠提升其價值。同時還要設置電子檔案室，應用先進的檔案管理系統，讓煙草公司檔案管理工作現代化水平得到提升。

3.3 創新煙草檔案管理方法

要想提升煙草檔案管理質量，需要不斷對管理方法進行改進，針對當前煙草檔案管理中出現的形式單一等問題，導致檔案管理效率和質量長時間不能得到提升，且經常出現檔案丟失、資料損壞等問題，導致煙草檔案顯得不夠完整。對此煙草公司在檔案管理中需要采取以下方法：第一，對檔案種類進行豐富，要發揮出電子信息檔案存儲量大、保存便捷等優勢，及時做好檔案備份工作，避免出現丟失與損壞的問題。第二，運用科學分類歸納法，結合實際與檔案類型作出整理，錄入到電子檔案內，為今后查詢利用提供方便。要健全紙質檔案借閱制度，加強對不可備份檔案的保護工作，提升檔案資料的安全性與齊全性。第三，要嚴格實行檔案管理考核制度，及時對檔案管理設備儀器開展保養維修工作，確保煙草檔案管理工作不受到影響。

3.4 培養高素質檔案管理人才

新時期煙草公司檔案管理工作出現了很多新的情況與問題，對檔案管理人員提出了更高的要求，尤其是在信息網絡時代下，要求檔案管理人員加強學習，學習先進技術，滿足煙草檔案管理工作要求。煙草公司要定期開展對檔案管理人員的培養交流工作，讓他們學習專業檔案管理知識，能夠熟練操作各種先進的設備儀器，能夠解決檔案管理中出現的問題[4]。還要注重對檔案管理人員的教育，讓他們的職業道德得到提升，能夠認真開展檔案管理工作，做好檔案服務工作。對檔案管理人員來說，自身也要意識到學習的重要性，確保能夠跟上時代發展步伐，通過提升自己的素質與能力，更好的滿足新時期檔案管理工作要求。

4 結語

總之，檔案管理工作效率與水平的高低，直接關系著煙草企業的長遠與穩定發展，對此需要我們提高重視程度，認真開展檔案管理工作，確保將煙草檔案的價值充分體現出來。煙草企業要認清形勢，從以往檔案管理工作存在的問題出發，深入分析其原因，不斷改進檔案管理工作方法，尤其是要注重引入先進的信息技術，嚴格落實各項檔案管理制度，提升檔案管理人員素質。這樣才能為檔案管理工作的高效開展奠定良好基礎，提升檔案管理質量，促使煙草企業真正實現可持續發展的目標。

參考文獻

[1]徐康瑞.基層煙草商業企業如何做好數字檔案管理[N].東方煙草報，2017-11-02（003）.

[2]曹儷娟.新形勢下加強煙草商業企業檔案管理工作對策分析[J].湖南煙草，2017，（03）：46-47.

[3]王琳.新形勢下煙草行業檔案管理信息化發展研究[J].人力資源管理，2017，（01）：227-228.

[4]趙鈺.探討煙草企業檔案管理存在問題的新思考[J].辦公室業務，2014，（09）：237.