事業單位檔案數字化管理的優化策略分析

韓雪

摘 要：信息技術的快速發展對檔案管理工作帶來了諸多的便利，不僅有效的提高了檔案管理工作的效率，而且有效的促進了檔案的利用率，并進一步優化了檔案工作流程。因此在當前事業單位檔案管理工作中，需要加快檔案數字化管理的進程，以此來提高事業單位檔案利用率，使其更好的服務于社會和經濟的發展。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化管理；意義；優化策略

當前事業單位辦公自動化系統已全面普及率應用，工作效率和質量大幅度提高。事業單位檔案是事業單位發展過程中形成的重要信息資源，其對于事業單位的發展具有極為重要的意義。在當前辦公自動化普及的新形勢下，事業單位檔案管理工作也需要加快數字化的發展，通過實現檔案管理的數字化和信息化，全面提高事業單位檔案的利用率，更好的發揮出事業單位檔案的重要價值。

1 事業單位檔案數字化管理的意義

1.1 有利于提高單位經濟效益

在社會快速發展過程中，人們對信息需求量不斷增加，這也使檔案管理工作的重要性更好的凸顯出來。由于傳統的檔案管理模式下檔案工作效率和質量都較為低下，這對于事業單位的社會形象帶來了不利影響。在當前信息技術水平大幅度提高的新形勢下，事業單位檔案管理工作中信息化技術的應用，加快推動了檔案信息的整理和儲存的電子化轉化，檔案工作效率和完整性有了較大程度的提升。而且通過實現檔案數字化管理，可以實現資源的節約，有利于進一步提高事業單位的經濟效益，使事業單位更好的履行自身的職能。

1.2 有利于提高辦公效率

事業單位檔案的數字化管理，充分的運用現代科學技術來實現檔案信息的搜集、整理、存儲和利用，而且利用專門的檔案管理軟件來完成一系列的檔案管理工作，有效的提高了檔案工作的效率，不僅避免了大量重復性工作，同時辦公效率大幅度提高，有利于檔案管理工作的質量的提高，檔案查詢更具高效性和便捷性，有效的推動了檔案信息資源共享的實現。

1.3 有利于提高檔案利用效率

當前人們對信息需求量較大，檔案的使用頻繁不斷增加。這種情況下如果仍然采用傳統的檔案管理模式，不僅不利于檔案的保管，而且還會有效的制約檔案信息的利用。檔案數字化管理的實現，通過構建檔案信息數據庫，檔案使用者能夠快速查詢到自己所需要的檔案信息。事業單位檔案管理人員要為檔案利用者提供檔案信息服務時，能夠快速、及時的查找到所需要的檔案和文件，而且不需要檔案利用者跑到多個地方調取檔案，有效的提高了檔案利用效率。

2 事業單位檔案數字化管理的優化策略

2.1 建立可靠的信息支持系統

做好檔案數字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續穩定的運行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數字化檔案管理系統應當具有較好的升級能力，系統擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統，提高系統的存儲容量可以通過增加擴展模塊來實現，同時，存儲系統應該具備較高的可擴展性，能夠進行在線擴容，從而能夠實現較好的保護功能，從而達到較好的管理效果。第二，系統應該具備較好的可靠性和良好的性能，數字化檔案系統的可靠性和性能在檔案管理中發揮著極其重要的作用，直接關系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統在硬件和其結構能夠保證整個系統安全有效的運行，同時硬件需要保證整個系統的連續性，系統數據可以根據不同用戶的需求進行設置數據的保密性或者共享從而提高系統數據的安全性。

2.2 制定數字化的檔案管理機制

基于事業單位檔案管理工作的復雜性和特殊性，在當前事業單位檔案數字化管理工作中，需要建立健全檔案數字化管理機制，進一步對規范檔案數字化管理工作。即事業單位要針對于檔案數字化管理的操作系統、檔案保密、種類管理等方面的內容進行有效的規劃，還應該盡可能提升內部檔案的管理效率。與此同時，工作人員應該根據檔案管理的結果、管理過程中出現的需求等內容，具有針對性地完善檔案數字化管理制度，對之前檔案管理內容中存在的缺陷進行彌補，這樣才能夠對檔案數字化管理工作的制度、崗位責任制度、激勵機制和考核機制的內容進行完善，促使單位檔案管理工作朝著數字化的方向發展。

2.3 提高檔案數字化管理效率

在事業單位檔案數字化管理工作中，需要更好的發揮數字化檔案管理系統的優勢，全面提高事業單位檔案數字化管理的質量和效率。在實際工作中，需要進一步提高數字化檔案管理系統的性能，增加系統內部儲存量。強化檔案數字化管理系統的可靠性，嚴格依照相關的標準要求來要求磁盤陣列產品的結構和硬件的質量，以此來為數字化檔案管理系統的數據安全提供重要的保障。另外，還要實現數字化檔案管理系統的在線升級，以此來提高系統的安全性和可靠性，更好的發揮出數字化檔案管理系統的功能。

2.4 提高數字化檔案的安全

在當前事業單位檔案數字化管理工作中，需要結合數字化檔案的特點來建立健全數字化檔案管理制度。檔案作為一種特殊的文獻資料，事業單位部分檔案具有較高的保密級別，檔案信息實現數字化后，需要對檔案信息的安全性給予充分的重視。因此要從硬件和軟件兩個方面來提高檔案信息的安全。即在實際工作中要提高存儲載體的質量，同時針對于軟件方面，需要通過設置權限及密碼等來降低其安全風險，避免非法入侵和人為破壞，確保電子信息的安全。

2.5 實現單位檔案管理系統與其他內外系統的銜接

對于事業單位來講，檔案不僅是檔案管理部門的資源，同時對于事業單位自身及其所服務的客體也是極為重要的資源。因此在事業單位檔案數字化管理工作中，通過事業單位內部局域網可以有效的實現檔案信息的內部共享。同時事業單位檔案管理工作也可以通過與相關單位的系統進行銜接，規定相慶的使用權限，更好的發揮出檔案信息的價值。因此在實際載作中，事業單位需要加快完善檔案管理系統，全面提高檔案管理系統的安全性和可靠性，以此來進一步拓展檔案信息系統的平臺，加快推進檔案信息資源的共享，實現檔案信息的高效利用。

3 結束語

在當前信息時代，事業單位檔案管理工作發生了較大的變化，通過對事業單位檔案數字化管理工作進行優化，可以有效的推動檔案信息的開發利用，更好的發揮出事業單位檔案的重要價值，全面提高事業單位檔案工作的數字化水平，為事業單位各項工作的健康有序發展提供重要的信息支持。

參考文獻

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