試論會計檔案管理中存在的問題及對策

李希茜

摘 要：隨著信息化時代經濟社會的不斷發展，會計檔案管理工作成為保證經濟穩定發展的時代賦予的要求。會計檔案工作作為相關單位財務工作的重要組成部分，常常因為是財務工作的收尾而被忽視，結果造成整個會計檔案的發展質量都存在一定的問題。又因為相關的配套措施不完善，整個會計檔案管理的工作質量仍有很大的發展空間。文章就當下會計檔案的管理工作現狀及問題等，，提出一定的建議。

關鍵詞：會計檔案；問題對策；管理措施

會計檔案是會計流程的一個十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映相關單位財務方面的歷史材料等信息。完善檔案管理的相關制度是保障安全利用檔案的前提，還可以進一步提高財務管理水平和管理效率。但是，因為會計檔案管理處于整個財務管理流程的末端，沒有得到應有的重視，從而容易成為財務管理的薄弱環節，嚴重影響了財務管理水平。特別是進入網絡化信息化社會，各種先進的技術都為收集、儲存、利用檔案信息提供了更便捷的方式， 但是隨之而來的檔案信息安全、商務秘密等也受到了比以往更嚴重的威脅，稍有不慎，如有丟失、損壞，將給單位帶來不可彌補的損失。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、積極探索，促進會計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務工作服務。

1 目前會計檔案管理工作中存在的問題

1）缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性。現在很多單位會計檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經濟業務信息不重視。會計職位的員工培訓很少有涉及到檔案基本知識和技能操作，只注重會計業務，這就導致會計工作與會計檔案管理相嚴重脫節。會計員缺乏會計檔案管理的專業知識，導致檔案的整理、保管等環節出現紕漏，特別是檔案材料歸檔不規范、檔案交接不及時、檔案交接手續不嚴密等問題。

2）沒有專門的行政建制，會計檔案工作缺乏必要的組織保障。在實際單位中會計檔案工作沒有落到實處，許多單位沒有設置專門的行政建制，檔案工作也是由會計人員兼職。這些兼職的會計人員原本對檔案管理不熟悉，單位又沒有專門的職業技能培訓，很容易出現會計檔案收集不及時、歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴重阻礙了財務管理系統的完善。

3）會計檔案資料收集不全，管理不善。很多單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視會計文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整性和齊全性，讓會計檔案的作用沒有得到起到應有的作用。另一方面，會計檔案管理除了收集歸檔，還需要對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會計憑證、會計賬簿等一直實行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質料質量良莠不齊，儲存、查找統計相關資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

4）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。隨著時代進步，檔案儲存方式多種多樣，為適應不同需求往往紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，更新不及時、光盤毀壞等造成很多信息丟失。另外現在會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，出現一些會計電算化檔案無法調閱問題。

5）會計檔案管理人員綜合素質有待提高。管理人員的業務水平、職業道德等個人綜合素質對檔案管理制度的完善有著重要作用。檔案材料歸檔是否規范、檔案交接是否及時、收集是否齊全，都直接影響到檔案的科學化規范化管理，也會影響單位的正常工作，

2 完善會計檔案管理工作的對策

1）加強會計檔案工作宣傳。加強宣傳完善會計檔案管理在實際工作中發揮的作用，完善會計檔案管理工作可以將各種信息材料分類、儲存，是單位全面掌握信息的重要組成部分。各單位領導更應該引起重視，積極建設完善會計檔案管理體系，加大資金的投入。

2）提高基層會計檔案管理人員的綜合素質。開辦相關業務知識培訓課程，提高基層人員的業務水平，加強基層人員的思想教育，個人素質教育，提法律意識。各單位應該為基層管理人員提高良好的學習環境。應該依法把技能培訓作為會計人員崗前培訓的重要內容。

3）建立健全會計檔案管理的規章制度。健全的制度才是保障會計檔案管理工作的核心，為檔案管理工作的順利實行提供根本保障。要嚴格按照會計檔案管理有關條例辦法，開展本單位會計檔案的管理工作，要定期進行會計檔案資料鑒定、維護、銷毀等。

4）同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在實際工作中，由于不重視同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級，常常出現打不開檔案管理系統的事件，嚴重影響工作效率質量，妨礙了檔案工作正常進行。因此，定期同步資料等信息，特別是系統管理升級的時候。對于不同形式的資料載體進行妥善保管，比如磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。

5）加強檔案庫房等基礎設施建設。會計檔案基礎設施建設包括庫房、檔案柜、檔案盒、等硬件基礎設計，根據需要完善相關基礎設施，比如購買分批對檔案原件進行封存的多節柜，在紙質檔案館安裝自動滅火系統等；做好庫房溫適度檢測、登記和調控。保濕庫內干凈，防止灰塵侵入。投放防蟲防鼠藥物，并定期檢查，使檔案始終處于安全、可控、有利的環境

3 結語

總之，隨著新時期經濟社會不斷的發展進步，會計檔案工作必須與時俱進，更新觀念，不斷完善相關制度，培養高素質人才，采用有效的措施。只有如此多管齊下，才能形成會計檔案的現代管理模式，使會計檔案管理工作更好地為促進社會主義和諧社會建設服務。

參考文獻

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