淺談如何實現檔案管理工作現代化

巴哈爾古麗·亥依提

摘 要：在經濟社會高速發展背景下，對檔案工作也提出了新的更高的要求。面對新的發展形勢，怎樣將檔案管理工作的作用及其優勢充分發揮的出來，緊跟時代發展步伐，改革當前檔案管理工作，更好的滿足現代社會對檔案管理工作提出的新要求，有效的推進檔案管理工作的現代化，是擺在檔案管理工作者面前的一個必須要面對和認真思考的重要課題。為此，文中筆者結合工作實踐，對檔案管理工作的作用，及推進檔案管理工作現代化的必要性進行闡述的基礎上，逐一分析了當前檔案管理現代化進程中面臨的各種問題，探討了推進檔案管理工作現代化的有效的措施，旨在快速提升檔案管理工作的現代化水平，促進檔案管理工作與時代接軌。

關鍵詞：檔案管理；現代化；作用；必要性；措施

伴隨經濟社會的不斷發展，檔案工作也有了很好的提升，近年來，我國的檔案管理工作也取得了較好的發展，檔案管理的現代化水平也在不斷提升，然而相較于世界上一些發達國家，我國的檔案管理工作還有很大的提升空間，管理方法和手段與先進的國家相比還存在很多很多不足，尚有很大差距，難以適應現代社會的發展要求。在新的時代背景下，檔案管理工作也必須要與時俱進，加快現代化的發展步伐，才能更好地與時代接軌，實現檔案管理工作的健康持續發展。

1 對于檔案管理工作的具體作用分析

1.1 是真實的、客觀的參考依據

文獻資料與檔案資料雖然都是歷史的回顧，但是任何文獻資料都不具備檔案資料自身所具有的真實性與客觀性，檔案資料提供的信息是最真實、最客觀的有力證據，其功能和特點，具有法律一樣的效力和作用，因此其參考價值更具說服力。

1.2 發揮著重要參考資料的作用

檔案是歷史的真實反應，真實客觀的記錄著當時所發生的事件詳情，最具科學性與安全性。這些檔案資料的真實性母庸質疑，沒有經過篡改，能夠更好地反應事實真相。其中不乏一些內部的照片或者手稿，是非常可靠而又寶貴的參考資料，經過簽字的手稿，倘若在工作實際中遇到某些問題，則可利用這些檔案資料來有效的對所遇到的問題進行解決，發揮檔案室查詢后盾的作用。

2 實現檔案管理工作現代化的必要性

1）在經濟社會高速發展的背景下，信息時代已經到來，科學技術的迅猛發展，計算機技術、網絡技術、現代通信技術以及移動終端設備的深入發展，極大的改變了人們的生活與工作方式。辦公自動化以及無紙辦公形式也逐漸的變為現實，使得檔案管理必須要與時俱進，保持與現代社會發展相同步，積極推進檔案管理的現代化成為時代背景下的必然趨勢，否則就很難適應現代社會的發展要求。

2）隨著辦公自動化的快速推進，也給檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理工作必須要快速的實現自動化管理，提升工作效率，加快現代化的發展步伐，才能滿足辦公自動化的發展要求。過去檔案管理的方式，不僅工作效率低下，而且還有投入大量的勞動力，給其利用造成很大影響。隨著辦公自動化的不斷推進，造成非常多的電子檔案，因此，這就要求檔案管理人員，必須要更好的把握電子檔案的特性，通曉其運動規律，并對其進行有效開發，提升工作效率。

3）隨著經濟社會的不斷發展，檔案管理的重要性更加凸顯，為了更好的保護和利用檔案資源，必須要加快檔案管理現代化的發展步伐。由于過去檔案管理手段落后，加上其載體材質不佳和長時間保存，很多檔案正在慢慢褪色，有的已盡 “無字”。而且過去的檔案管理比較局限，無法實現對同一時間內某一檔案的信息共享，只有借閱人歸還后才可被利用人進行查閱。因此，迫切需要檔案管理工作的現代化。

3 推進檔案管理工作現代化的有效的措施

3.1 加強標準化建設

為了實現檔案管理的現代化，必須要加強檔案管理的標準化建設。依托現代科技技術，科學分工、廣泛協作推進檔案管理工作的現代化。為了實現檔案信息的共享，加強檔案信息的標準化建設成為關鍵。只有建立完善的檔案數據交換、傳遞、共享標準，形成檔案管理標準體系，并依照相關標準全面進行推進，才能為檔案管理的現代化提供重要的基礎，更好地實現檔案管理的現代化。

3.2 實現管理現代化

在新的發展時期，必須要打破過去陳舊的、封閉保守的檔案管理觀念，將科學實踐觀充分的給樹立起來，加強先進技術的科學利用，采用符合時代發展特點的管理辦法，實現被動服務向主動服務的轉變，提升檔案的服務能力，確保檔案管理工作向現代化、科學化的方向發展。

3.3 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。更要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。

3.4 強化管理意識，加大投入力度

1）關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。

2）領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作，發揮各自優勢，彌補檔案現代化管理上的差異從而提高檔案的現代化管理工作。

3）檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障要有專項預算。

4）各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

4 結語

檔案部門應該制定出一套規范、統一、簡潔的規范標準，便于操作和檢索，從而一步步取代手工檢索，實現資源的共享。同時，要學會資源配置，提前對數據進行分析、預測。有方向、有目的地進行選擇，從而突出重點，使開發信息具有特色性，積極處理問題。利用現代化科技進行編改修訂，縮短開發時間，通過開發新程序、新途徑把最有價值的檔案信息整理好，傳遞給需要的人，為經濟建設作出貢獻。

參考文獻

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