淺談高職院校電子文件歸檔管理實踐

顏麗瓊

[摘 要]電子檔案作為當下高職院校各類檔案的重要組成部分之一，在高職院校人事、黨政、招生、科研和教學(xué)等工作中起著重要的作用，為提高高職院校電子檔案利用服務(wù)水平及高職院校的長遠發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。然而，由于管理制度、管理技術(shù)和管理人才方面的限制，高職院校電子文件歸檔管理工作中存在一些弊端和不足，嚴重影響了歸檔的及時性與規(guī)范化。因此，本文在簡要概述高職院校電子文件含義和特點的基礎(chǔ)上，介紹了電子檔案歸檔的方法及管理策略，然后指出了電子檔案管理工作中存在的弊端與不足，最后提出了加強電子文件歸檔管理的策略，以期為高職院校電子檔案工作者提供一些有益的啟示。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；電子文件

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.070

[中圖分類號]G275.6；G717.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-0-02

隨著科學(xué)技術(shù)水平的迅速發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與辦公自動化水平的不斷提高，電子文件由于其便捷性和高效性，已成為各類信息存儲的主要載體。在高職院校教學(xué)、人事、科研等各項工作中，電子文件都得到了廣泛應(yīng)用，電子檔案已成為高職院校各類檔案的重要組成部分。在這樣的背景下，用戶對電子檔案的需求也發(fā)生了巨大的變化，高職院校對電子文件歸檔提出了越來越高的要求。然而，當下電子文件的管理工作缺乏相應(yīng)的理論基礎(chǔ)和行之有效的管理模式，嚴重影響了電子文件歸檔的完整性與查閱的便捷性，成為高職院校電子文件管理工作的一大瓶頸。因此，如何做好電子文件的歸檔管理工作已成為高職院校檔案管理亟待解決的問題。

1 高職院校電子文件概述

1.1 高職院校電子文件的含義

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)的發(fā)展與普及，推動電子文件廣泛應(yīng)用于高職院校日常工作的方方面面，為開展各項工作帶來了方便。具體來講，高職院校的電子文件指的是以高職院校各項工作活動為內(nèi)容，以數(shù)字設(shè)備生成為形式，以計算機軟硬盤、磁盤、光盤等化學(xué)磁性材料為載體，可通過計算機等數(shù)字設(shè)備查閱、編輯、傳輸?shù)奈募?/p>

1.2 高職院校電子文件的特點

高職院校電子文件不同于以往的紙質(zhì)材料，它在存在形式、存儲方式、管理模式等方面上擁有不同的特點，概括來講高職院校電子文件具有以下3個特點。一是存在形式的多樣性與靈活性。高職院校電子文件所包含的信息可以以電子文本的形式存在，也可以以表格、圖片、影像等形式存在，且可以通過人為編輯或軟件處理自由轉(zhuǎn)化，如把文本轉(zhuǎn)化為表格、把影像轉(zhuǎn)化為圖片等。二是存儲方式多樣、靈活且容量較大。高職院校電子文件可以通過計算機軟硬盤、磁盤、光盤等化學(xué)磁性材料進行存儲，且可以借助USB接口、網(wǎng)絡(luò)等方式實現(xiàn)信息傳遞，提高了信息資源的共享程度和效率。同時，相比于紙質(zhì)媒介，電子文件的容量大大增加，可以為開展高職院校各項工作提供海量數(shù)據(jù)。三是信息內(nèi)容易于更改。一方面，高職院校的電子信息可以通過人為編輯、軟件侵入等形式進行編輯和修改。另一方面，電子文件的載體易受環(huán)境的影響，光盤、磁盤等在溫度高、磁性強的條件下容易損壞，導(dǎo)致信息損壞或丟失。

2 高職院校電子文件的歸檔

所謂高職院校電子文件的歸檔，簡單來說就是電子文件經(jīng)檔案管理人員鑒定為具有保存價值后將其轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程。電子文件的歸檔方法與管理模式不一，良好的歸檔方法和管理模式可以提高電子檔案管理水平，有效發(fā)揮電子檔案的作用，不良歸檔方法和管理模式則會制約用戶的查閱效率和質(zhì)量，從而限制高職院校檔案管理工作的發(fā)展。因此，不斷健全電子文件的歸檔方法，不斷完善電子文件的歸檔管理模式意義重大。

2.1 高職院校電子文件歸檔的方法

由于電子文件具有易于更改的特點，在文件歸檔的管理過程中，要嚴格依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，堅持紙質(zhì)材料與電子文件同步歸檔的原則，確保電子文件不損壞、不丟失。電子文件的歸檔方法主要分為以下兩種情況：一是脫機歸檔，即將電子文件保存至可脫機運行的光盤、磁盤等化學(xué)磁性材料中存儲，并以信息內(nèi)容類型或保存時間為依據(jù)將其集中存放、管理；二是目錄歸檔，即以電子文件的目錄信息為依據(jù)將電子文件進行整理匯編，這樣可以通過計算機檢索迅速鎖定所需信息位置，并通過技術(shù)掛接打開相應(yīng)文件。

2.2 高職院校電子文件歸檔的環(huán)境

高職院校電子文件的歸檔工作需要一定的操作環(huán)境，概括來講可分為硬件環(huán)境和軟件環(huán)境兩方面。硬件環(huán)境指的是電子文件歸檔過程中所必需的檔案管理系統(tǒng)，一般高職院校采用校園檔案管理系統(tǒng)，具體操作過程為：檔案工作人員通過基于校園網(wǎng)的校園檔案管理系統(tǒng)，利用對應(yīng)模塊將電子文件進行數(shù)字化處理并分類歸檔。軟件環(huán)境指的是電子文件歸檔過程中所必需的管理制度，即從電子文件最初為保證電子文件真實性、完整性的審核、篩選過程，到中期電子文件紙質(zhì)版的同步、保存過程，到最后電子文檔歸檔后復(fù)核、整理、匯編過程。

3 高職院校電子文件歸檔與管理中存在的不足

3.1 電子文件歸檔管理制度不健全

電子文件雖然經(jīng)過多年的普及和大力推廣，但高職院校檔案信息化程度不高，且相關(guān)歸檔管理制度存在不健全、不完善等問題。有的高職院校管理方法或制度混亂，電子文件的歸檔沒有明確的規(guī)章制度，從而缺乏科學(xué)性、規(guī)范性，導(dǎo)致各部門的電子文件流散、隨意更改，甚至?xí)l(fā)生丟失現(xiàn)象。有的高職院校電子文件的歸檔流程雖然明確，但沒制訂相應(yīng)的責(zé)任制度，工作責(zé)任不明晰，導(dǎo)致各相關(guān)部門互相推諉扯皮，不是紙質(zhì)檔案不能同步，就是歸檔工作隨意、盲目，影響了電子文件保存的完整性、歸檔的準確性和查閱的快捷性。

3.2 電子文件的收集與保存不到位

校園數(shù)字化建設(shè)的高速發(fā)展在提高實際工作效率的同時，也提高了電子文件收集的難度，具體來說有以下幾個原因。第一，各部門工作過程中會產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件在網(wǎng)絡(luò)及辦公軟件中自由傳遞，雖然有的工作人員會按要求留一份存檔，但是仍有大量電子文件散落在辦公系統(tǒng)的各處，再加上部分工作人員的重視程度不夠、歸檔意識不足，難以及時、完整地實現(xiàn)歸檔。第二，高職院校的工作大多交叉，難以界定電子文件的職責(zé)部門，導(dǎo)致各部門之間將電子文件歸檔的責(zé)任相互推諉，給電子文件的收集帶來不便。第三，各部門工作人員對歸檔的時間及流程了解不夠充分，有的沒有養(yǎng)成及時將電子文件歸檔的習(xí)慣，有的雖然有及時歸檔的意識，但不清楚電子文件歸檔的步驟和要求，導(dǎo)致電子文件歸檔的不及時性和不規(guī)范化。另外，部分高職院校對電子文件的保存工作做得也不到位，有的不能明晰電子檔案的歸口管理部門，有的電子文件存儲媒介的存儲場所簡單隨意，導(dǎo)致電子檔案會受到不適宜濕度、磁場、光線的影響，從而會遭到破壞。

3.3 電子文件的可信度不高

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可以直觀體現(xiàn)出文件的原始性與真實性，具有法律效力，而電子文件檔案不同于紙質(zhì)檔案，它在形成、傳輸和保存過程中易被人為或軟件修改，且修改痕跡不會留存。同時，電子文件在傳輸、讀寫過程中由于載體的不穩(wěn)定性容易導(dǎo)致文件信息被改變，高職院校電子檔案的可信度也會因這些因素的影響而降低。另外，電子文件的真實性與原始性難以鑒定，也影響了電子文件的可信度。

4 加強高職院校電子文件歸檔管理的策略

4.1 健全電子文件歸檔管理制度

完善的歸檔管理制度是高職院校電子檔案科學(xué)化、規(guī)范化的根本保證，所以為了做好電子文件的歸檔管理工作，各高職院校要依據(jù)我國有關(guān)電子文件檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合電子文件歸檔的軟硬件環(huán)境、電子檔案載體等自身實際建立健全電子文件歸檔的管理制度。管理制度一方面要對電子文件歸檔的方法與流程、歸檔部門與分工、歸檔具體要求和責(zé)任主體有詳盡的規(guī)定，另一方面還要落實責(zé)任制度，確保各項歸檔要求在各個部門都能得到嚴格地落實與執(zhí)行，最大限度地保障電子文件歸檔的及時性與規(guī)范性。此外，高職院校還要做好電子文件歸檔管理方式的更新與創(chuàng)新，通過引進檔案信息化軟件、調(diào)研學(xué)習(xí)新方法等方式，及時推進電子文件歸檔的高效性和管理制度的科學(xué)性，使電子文件發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

4.2 優(yōu)化電子文件歸檔方式和保存環(huán)境

為解決電子文件收集困難的問題，高職院校應(yīng)積極建立檔案信息化管理系統(tǒng)體系，實現(xiàn)電子文件歸檔的科學(xué)規(guī)范化。首先，要明確電子文件的歸檔工作，不能簡單地認定為是電子文件產(chǎn)生部門或者電子文件檔案管理部門的責(zé)任，電子歸檔工作是一項過程復(fù)雜、涉及面廣的工作，需要協(xié)調(diào)好電子文件產(chǎn)生部門和檔案管理部門的關(guān)系，兩個部門要通過及時溝通、定期檢查等方式，保障電子文件能夠及時、完整、真實地上傳。其次，檔案管理部門要嚴格按照本校制訂的電子文件歸檔制度的要求與辦法，將電子文件的格式按要求統(tǒng)一數(shù)字化后歸檔，以確保數(shù)據(jù)的通用性與可共享性。最后，高職院校要優(yōu)化電子文件存儲載體的保存環(huán)境，投入專項資金建立存放房間，并定期安排相關(guān)工作人員檢查維護，保證電子文件存儲的安全性與永久性。

4.3 提高電子文件可信度，完善使用記錄制度

為提高電子文件的可信度，高職院校還要做好電子文件形成、使用過程中的記錄工作，為此可以開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，通過建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門，并在此過程中通過設(shè)定登錄權(quán)限、文件密碼等方式保證電子文件的原始性與真實性。此外，高職院校還需要完善電子文件使用記錄制度，通過購買軟件、服務(wù)等方式對電子文件從最初的審核、篩選過程，到中期歸檔、保存過程，到最后的復(fù)核、整理、匯編過程中的每一個環(huán)節(jié)都有記錄可查，從而真正實現(xiàn)電子文件真實性的可鑒定。

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