關于事業單位檔案的數字化管理的幾點思考

呂美穎

摘 要：當前我國網絡技術飛速發展，各個行業伴隨著技術的進步而有了全新的變革。政府和事業單位等公共服務單位也對檔案等進行了數字化管理，有效的提高了事業單位的檔案管理水平，解放工作人員的雙手，也避免了因人管理過程中產生的錯亂誤差現象。本文主要從事業單位進行檔案管理數字化的必要性入手，然后提出事業單位檔案數字化管理實施策略。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化管理

事業單位的檔案工作是單位中的核心工作，它保存歷年的各項信息資料和相關數據，是開展工作的基礎和前提。可以說，事業單位的發展伴隨著檔案管理的發展。事業單位的進步可以積極推進檔案數字化管理，避免例如檔案數量龐大、查找有效信息效率低以及存儲環境差，資料保存難度大等問題。通過數字化技術的應用來提升檔案管理的科學性和現代性，是保障事業單位各項管理工作的穩定進行的前提，所以加強事業單位檔案的數字化管理刻不容緩。

1 事業單位實行檔案化管理的必要性

1.1 提高事業單位的辦公效率

事業單位一般是國家設置的帶有一定的公益性質的機構，是為人民群眾服務的，在當對機關單位的“服務型”要求下，提高事業單位的辦公效率是提升政府形象，創造和諧社會的有效推動力。檔案管理數字化能夠及時的將相關資料進行歸歸類，計算出科學的數據，如果需要相關資料也能最快的被調出使用。例如在人員架構比較復雜，負責的事情比較多的事業單位中，涉及人事檔案的管理，員工入職、調轉以及退休等數據按照傳統的管理方法，都是紙質的檔案，查詢速度慢，保存難度大，不能夠及時、準確的查找出相關的人事信息，運用數字化進行檔案管理就能快速簡便的進行資料查詢，提高辦事效率，加大群眾的滿意度。

1.2 數字化檔案管理有助于提升事業單位的經濟效益

當前隨著我國社會主義經濟的高速發展，信息量的裂變增加，逐漸將傳統的檔案管理模式的缺陷顯露出來。以前進行檔案管理都需要人工來進行，為了保障檔案數據的準確性有時需要兩個人進行一項工作，極大的增加了單位運行的成本，增加了辦公人員和辦公經費，這樣就會使整個事業單位的用工成本增加，不利于單位的良性循環發展。而在今天的數字化檔案管理中，一切只需要將檔案相關文件和數據歸到電腦，電腦軟件自動存儲數據，既節約了人員成本，也減少了紙張的使用和節約了辦公空間，大幅度降低了單位檔案管理的成本費用，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經濟效益。

1.3 提升事業單位檔案的利用率

當前，我國大部分的事業單位采用的是傳統的管理模式，就是每個單位都有一間甚至多間的檔案存儲室，很多由于年代久遠的檔案因沒有地方放置會定期進行銷毀，經常會有找以前的檔案數據而因被銷毀而無跡可尋的情況出現，大大的降低了事業單位的工作效率，影響整體的工作進度。因為紙質的緣故也經常會因為火災，水災等破壞檔案加大了存放檔案的難度，與此同時，數量繁多的檔案也增加了查找的時間和難度，導致需要更多的時間和精力進行查找。如果采用數字化的技術進行事業單位的檔案的管理，只需電腦將有效的數據和信息進行錄入，沒有保存的期限和沒有環境的控制能讓數據進行長期的保存，同時在查找檔案的

時候，只需要在電腦上進行相關關鍵詞的搜索，所有的信息都會出現，極大程度上提高了檔案的查找速度和利用率。如果建立本單位的數據庫網站，在網站存儲相關信息，那么工作人員便可隨時隨地的將有用的信息調取出來，極大的提升事業單位檔案的利用率。

2 如何對事業單位檔案進行數字化管理

2.1 構建科學、合理的檔案管理系統

所謂數字化的檔案管理就是借助計算機網絡技術來管理事業單位的檔案，將原有紙質化的信息資料進行數字化形式的轉變，并且將龐大的信息和資料都儲存在電腦中，方便管理以及查找利用。因為每個事業單位的工作和性質均不相同，所以需要的檔案管理系統也要因單位而異，例如說醫院每天涉及到的患者人數很多，需要更龐大和高效的數據庫作為支撐，恰當的選用數字化系統和更科學有效的設備，構建完善的局域網，也通過網絡的聯合達到每個醫院之間的信息共享，這樣每個患者在進行就醫時醫生能第一時間知道患者以前的身體情況以及有無過敏史，對這次的治療更有幫助。因此開展事業單位檔案數字化管理工作之前，需要考慮自身單位的實際情況，通過科學的認證和合理的設計來完成對數字化系統的構建，購買合適的檔案管理設備和聘請專業的技術人員進行設計，對事業單位檔案的數字化管理系統建立也非常重要。

2.2 建立健全檔案數字化管理規章制度

當前事業單位檔案管理工作都涉及到數量龐大的檔案，每一份檔案和信息對于事業單位的管理和發展來說是至關重要的，對推動我國國家建設，社會的和諧與穩定具有重要意義。面對這樣的新的時代條件，數字化的檔案管理成為了必然選擇。當前檔案數字化管理中存在很多復雜困難的環節，所以在完這些復雜和困難的工作時，必須要應用嚴格的檔案進行管理和科學的規章制度來為各項工作提供有效的保障。同時要明確好每個部門，每個人員的責任，在使用檔案的過程中要進行責任制度，對于調出來的文件檔案要保證有所記錄，保障事業單位中數據的安全性，同時加強相關部門之間的溝通聯系和對相關信息的協同分享，使得各工作人員能夠密切的配合和做好協調工作，增強單位內部人員的凝聚力從而全方位的提高工作的效率和質量。

2.3 培養高素質的數字化檔案管理人員

事業單位因其特殊性，其檔案資源也是極其重要的，其中的數據關系到每個人和國家的重要信息，所以在其進行數字化的檔案管理過程中調取檔案的人員要選擇文化素質高，業務水平能力強的人員，要求較高的道德品質人員，不斷提升自己的數字化管理的水平，同時對于其他單位或者國際上的先進管理經驗要及時學習，要定期對相關人員進行技術培訓來適應不斷發展變化的技術水平，同時增強工作人員的法律意識，提升其責任意識和安全意識，為本單位的檔案數字化管理提供有效保障。

3 結語

在社會的新形勢下，事業單位進行數字化檔案管理有利于檔案的信息資源有效利用和提高事業單位的工作效率，增強社會公眾對事業單位的滿意度，因此，事業單位應該加強數字化的檔案管理工作，借助數字化信息平臺，減輕工作人員的工作負荷，提檔案存儲的科學合理性、提高檔案的利用效率，大大加強事業單位綜合服務水平。

參考文獻

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