淺析大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的轉(zhuǎn)型

黃雪蓉

摘 要：在信息化革命不斷創(chuàng)新與發(fā)展的過程中，在互聯(lián)網(wǎng)全球化普及的基礎上，人們傳統(tǒng)的生活與工作模式發(fā)生了一定程度的改變，與此同時我國的檔案管理工作也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。隨著時代變遷，我國逐漸步入了大數(shù)據(jù)時代，而在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案信息化管理體系逐步形成。本文從檔案技術革新對檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要性入手，重點從檔案工作自身及檔案資源的應用出發(fā)論述了檔案管理工作轉(zhuǎn)型的必然性，進而提出了在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何抓住機遇促使檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型升級。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案工作；轉(zhuǎn)型升級

檔案管理工作歷史悠久，隨著時代的進步，檔案技術不斷革新，在很大程度上促進了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，檔案管理已逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展到現(xiàn)代數(shù)字化的檔案管理。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，從人們對檔案資料的利益上來看檔案管理工作的轉(zhuǎn)型有著時代的必然性，在這樣的環(huán)境下，應該順應時代的發(fā)展抓住機遇，從多方面入手不斷地促進和推動檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)檔案信息化管理，使檔案資料得到更加充分更加高效的利用，真正體現(xiàn)其價值。

1 檔案技術革新對檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要性

隨著計算機和信息技術的發(fā)展，檔案工作經(jīng)歷了從最初的計算機單機模式輔助檔案管理，發(fā)展到通過信息網(wǎng)絡幫助檔案業(yè)務綜合管理，再發(fā)展到當前以雙套制管理為核心的檔案信息資源管理的過程，技術的革新推動了管理手段的變革，促進了檔案事業(yè)的發(fā)展。

第一階段（從20世紀80年代末到1995年）：計算機技術剛剛應用于檔案行業(yè)，以目錄管理為主，主要是通過單機的方式對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行管理。

第二階段（從1996年到2005年）：隨著計算機技術的不斷發(fā)展，其在檔案領域的應用越來越廣泛，從單機發(fā)展到網(wǎng)絡化的檔案綜合業(yè)務管理，從目錄管理發(fā)展到全文管理，檔案數(shù)字化逐漸發(fā)展，檔案信息資源庫的建設初見成果。

第三階段（從2006年到2015年）：檔案管理發(fā)展到以電子文件管理為主，能夠借助網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案資源的互通和共享，數(shù)字檔案館建設如火如荼。

在之前的幾次技術革新過程中，主要是對檔案的保存、管理以及提供檔案服務等環(huán)節(jié)產(chǎn)生了較大的影響，而大數(shù)據(jù)的來臨則將徹底顛覆傳統(tǒng)檔案的管理模式。由于大數(shù)據(jù)與檔案的緊密聯(lián)系，它比前面幾次技術革新更加契合檔案工作的需要，能夠幫助完成檔案從收到存到管到用的一系列工作，尤其是對于檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)與利用，有著得天獨厚的優(yōu)勢。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作轉(zhuǎn)型的必然性

從檔案工作來本身說，目前的檔案工作除去實體檔案的保存工作以外，其他大部分都屬于信息處理的范疇，借助大數(shù)據(jù)，能夠幫助我們更好更快地解決檔案工作中的問題，所有的信息處理環(huán)節(jié)都可以自主實現(xiàn)。我們可以利用大數(shù)據(jù)信息處理技術，實現(xiàn)檔案的自動存儲，將電子文件直接分類歸檔，將紙質(zhì)文件中的數(shù)據(jù)進行自動提取轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，接著通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子文件的鑒定和分類，并提供檔案智能檢索服務、檔案信息定制服務、檔案信息決策服務、檔案信息跟蹤與推送服務等，所有的流程都不需要人工的干預，可以減少大量的人力物力。同時，機器完成工作的準確率和效率都是人工無法比擬的，通過這些技術手段解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中所存在的弊端。

從檔案資料的應用來說，傳統(tǒng)的檔案大部分是紙質(zhì)檔案為主，而在當今大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案資料的應用已不再僅僅局限于以往的翻閱紙質(zhì)文檔，而通過在互聯(lián)網(wǎng)搜查電子文檔攫取檔案信息將成為時代的主流，這也充分體現(xiàn)了我國檔案信息化建設的飛速發(fā)展。據(jù)了解，全國目前已有10多家單位的數(shù)字檔案館系統(tǒng)通過了國家示范數(shù)字檔案館測試，多家單位通過了國家示范數(shù)字檔案室評價。但同時，仍有不少省級檔案部門沒有按計劃接入國家電子政務內(nèi)網(wǎng)，仍有很多信息系統(tǒng)在‘孤立運行。這在一點程度上限制了檔案資源的互通共享。國家檔案局局長李明華在京召開的全國檔案局長館長會議上表示，“下一步，我們要逐步實現(xiàn)檔案部門與其他部門之間的互聯(lián)互通，逐步實現(xiàn)由政務信息的互通到業(yè)務數(shù)據(jù)的互通再到檔案數(shù)據(jù)的互通，最終實現(xiàn)對包括政務信息、業(yè)務數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用，徹底打破檔案部門‘信息孤島的狀態(tài)”。由此可見，檔案工作的轉(zhuǎn)型已是大勢所趨，我國檔案工作要應勢而動、乘勢而為，加快轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

從檔案資料的利用價值來說，陳舊的檔案管理機制落后于時代發(fā)展，不利于單位管理工作效率的提高，因而不能更好的體現(xiàn)其自身價值。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各類信息數(shù)據(jù)迅速增加，信息化的管理模式能進一步挖掘檔案的價值，真正發(fā)揮檔案的作用。大數(shù)據(jù)技術發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)比較成熟，其算法和分析工具的門檻都越來越低，掌握大數(shù)據(jù)技術的公司越來越多，而數(shù)據(jù)的意義就更加凸顯。檔案管理工作已不僅僅是對龐大信息數(shù)據(jù)的歸納整理和儲存，最重要的是要用科學、專業(yè)的方式對信息數(shù)據(jù)進行正確處理，并最大限度地發(fā)掘檔案信息的重要價值。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何抓住機遇促使檔案管理工作轉(zhuǎn)型

要促使檔案行業(yè)轉(zhuǎn)型升級，首先思想觀念必須轉(zhuǎn)變，要擺脫之前固有的檔案思維，用全新的視角去審視檔案部門掌握的檔案資源，把死的檔案轉(zhuǎn)變成活的數(shù)據(jù)，用大數(shù)據(jù)的思維去思考工作中的每個步驟。運用相關關系的并聯(lián)思維來思考檔案工作，不僅要考慮已經(jīng)有的檔案數(shù)據(jù)的聯(lián)系，還要考慮館藏以外的檔案數(shù)據(jù)的聯(lián)系。下面我將從三個方面探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何促使檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

3.1 檔案資源是根本

目前，我國各級檔案部門保存的數(shù)據(jù)量與“大數(shù)據(jù)”的數(shù)據(jù)級別還存在一定差距，其中電子文件的數(shù)量尤其不足，要發(fā)揮“大數(shù)據(jù)”的優(yōu)勢，就必須擴充檔案資源。以前由于人力物力等條件的制約，征集到檔案部門的資源都會進行一定的取舍，而如果重新審視檔案部門的工作意義，重新定位檔案資源的價值，則檔案的管理范圍必將擴大。大數(shù)據(jù)時代，一切具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實物都應被視為檔案。對于各個單位內(nèi)部的檔案，檔案行政管理部門要加強引導，做好檔案的整合，讓之前許多被忽略的數(shù)據(jù)資源得到重視，納入檔案管理的范疇。

3.2 技術介入是關鍵

大數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)發(fā)展得比較成熟，但在檔案行業(yè)的應用還是一個全新的開始，僅靠檔案部門的一己之力是無法實現(xiàn)的。一方面要引進專業(yè)型人才，培養(yǎng)出懂技術又懂檔案的復合型人才，另一方面要加強與外部公司的深度合作，借助他們已經(jīng)成熟的技術和管理模式，打造檔案里的大數(shù)據(jù)。合作的形式應該豐富多樣，既可以以外包的形式請科技公司直接介入檔案工作，也可以以項目合作的方式，共同運用檔案中的數(shù)據(jù)實現(xiàn)各種服務。

3.3 執(zhí)法監(jiān)督是保障

大數(shù)據(jù)的應用勢必會產(chǎn)生利益，而利益的驅(qū)動就容易滋生出一些違法行為，所以必須完善相關法律法規(guī)，增加檔案法律法規(guī)、知識產(chǎn)權法律法規(guī)中相關的條例，明確各部門的職責，對大數(shù)據(jù)應用過程中可能出現(xiàn)的問題進行規(guī)避，保障數(shù)據(jù)安全和個人隱私不被泄露。另外，雖然《檔案法》中明確了檔案行政管理部門擁有哪些執(zhí)法權，但是實際工作中檔案行政管理部門對各單位、企業(yè)、機關的檔案部門也主要是業(yè)務指導關系，面對大數(shù)據(jù)時代的到來，這些執(zhí)法權遠遠無法滿足數(shù)據(jù)監(jiān)管的需要。要把好數(shù)據(jù)關，就需要拓寬檔案行政管理部門的執(zhí)法范圍和權限，對于可能涉及個人知識產(chǎn)權和隱私的數(shù)據(jù)進行監(jiān)督和干預，讓檔案行政管理部門成為數(shù)據(jù)的守門員。

4 總結(jié)

在如今信息技術時代，大數(shù)據(jù)影響著社會生活的方方面面，檔案管理工作在這樣的時代背景下也相應的發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)變。檔案管理工作者應不斷開拓創(chuàng)新促使檔案管理工作呈現(xiàn)數(shù)字化、社會化與多元化的發(fā)展。要緊跟時代的步伐，以大數(shù)據(jù)環(huán)境為契機，不斷轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加速檔案信息化管理建設，推動我國檔案管理工作向全新的方向轉(zhuǎn)型，使檔案資料發(fā)揮其最高效的利用價值，讓檔案事業(yè)更有作為。

參考文獻

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