時刻做好檔案被利用的準備

張思盈

摘 要：每個檔案部門，館藏豐富，門類眾多，即使是普通的一家單位的檔案室，館藏量也是數以萬計，由此可見，檔案部門最大的優勢就是擁有豐富的檔案資源。但是豐富的檔案資源當中，有多少檔案實現在它的利用價值？這其中又有多少檔案工作者重藏輕用。故此，本文從多個角度分析了檔案利用的對策，旨在實現醫院檔案的有效應用。

關鍵詞：醫院；檔案；利用；途徑

檔案的開放是檔案利用工作在檔案事業的改革開放形勢下的新發展，它是我國檔案工作由封閉型轉向開放型的重要標志之一。檔案來源于社會，含有對社會有利用價值的信息，有被社會利用的內容，因此它必然是要服務于社會。開放檔案是實現服務社會的有效途徑，只有面向需要開放檔案，才能使檔案更大范圍內被利用，更充分實現檔案的信息價值。

有豐富的資源，深刻理解資源被利用的意義重大，如何實現，是作為檔案工作者深思的問題——實現檔案真正意義上的開放，我們就要時刻做好檔案被利用的準備。

1 提高認識為關鍵

以筆者所在單位為例，雖然檔案工作已經在各個部門開展多年，但工作人員檔案意識依然淡薄，工作基本為兼職開展，項目結束無自覺收集相關資料并歸檔的意識，文書檔案往往以個人自我保管的形式存在，檔案工作者重藏輕用，檔案部門因循守舊、被動服務等情況，一切根源在于意識淡薄，很多檔案人尚未意識到自己是文化傳播者的身份，過度重視檔案的保密及保管，忽視了對檔案的開放與利用，是導致檔案工作停滯不前的根本原因，提高認識是關鍵，改變觀念，切實把“做好檔案被利用的準備”的意識貫穿整個過程。

2 把握重點環節

2.1 鑒定

長期以來，檔案部門的鑒定工作非常薄弱，大多數檔案部門只重視增加館藏量，而忽視鑒定工作，檔案出現了魚目混珠、歸檔重復現象，隨著時間的推移，還有部分失去了保存價值，并占據大量館藏資源，如果做好檔案鑒定工作的幾個環節，可以有效地提升檔案價值，提高檔案利用率。

2.1.1 價值評估

在整理環節中，要有做好檔案被利用的準備，先充分評估檔案的價值，對利用價值高的檔案要收集完整再行歸檔，同時對檔案的保管年限進行準確界定。

2.1.2 密級評定

對涉及隱私及涉密檔案要進行密級評定，很多人對檔案的開放，只看到了風險及危機，這顯然是錯誤的，檔案管理切忌一味強調它的保密性，應重點承認它的社會價值，因此評定密級要慎重，可由單位保密工作者進行鑒定。

2.1.3 解密評估

鑒定工作中重要的一環，鑒定是否進行降密、解密和確定是否開放，加強此環節的質量控制，可更好地結合實際，進行糾錯或者改進，大大改善館藏檔案的質量，同時提高檔案的利用率。

2.2 編制目錄，豐富檢索

編制合適的文件目錄和專題目錄等，豐富檢索工具，并通過現代化手段的運用，建立開放檔案數據庫、目錄數據庫，加快檔案信息的數據轉化，促進開放檔案網上檢索查詢工作，達到用戶自主查找所需檔案，自行利用檔案。通過自助式利用方式能提高借閱者利用興趣，從而提高檔案借閱率。

2.3 利用

2.3.1 減少審批

在提供利用的手續上，目前多數單位采取的做法是由經單位介紹，憑介紹信方可查檔，手續復雜，應逐步轉為只要有證明個人身份的證件如工作證、身份證等即可查檔。減少審批，提高便利，讓大眾覺得檔案并不神秘，查檔并不麻煩。

2.3.2 開放面向人群

我們知道，很多單位的檔案有借閱情況，借閱登記各方項都管理到位，但是借閱者往往只是歸檔部門的自身查閱，并未真正實現被其他對象利用。因此在服務對象上，應褪去行政色彩，由過去單向地為機關服務，轉為既面向機關，又面向社會各方面服務，即使是一家單位的檔案服務也要以開放的心態，隨時為社會服務。

3 完善檔案利用開發

3.1 提高檔案利用意識

在新時期需要積極提高檔案信息的利用效率，強化醫院檔案意識，特別是領導者與決策層需要從本質上認識到醫院檔案管理的重要性，對其投入力度，包括人力、物力與財力。從另外一個角度分析，對于檔案管理人員則需要解放思想，創新管理理念，做好信息化建設，實現檔案檢索、存儲的自動化，以此增強檔案管理水平。

3.2 構建完善制度

其一需要根據實際的發展情況制定檔案管理制度，這是前提也是保障，能夠從本質上提高檔案管理的效率與質量。另外醫院還需要嚴格按照《檔案法》以及《醫院衛生檔案管理辦法》的相關規定，并結合實際的發展情況構建完善的檔案管理制度，利用制度做好檔案管理與使用的考核，以此提高檔案管理的有效性，且可以為檔案的規范化利用奠定基礎；其二是要樹立利用理念，之所以進行檔案管理最為主要的目的便是進行檔案利用，在此發展背景下，每一個管理人員均需要樹立正確的利用理念，優化檔案管理服務模式，滿足檔案信息的需求；其三是要制定督查考察機制，可有效保證檔案管理的實效性，將考核結果與人員薪酬相互掛鉤，提高各個科室對檔案的重視，當然，還需要將各個科室檔案信息收集、整理、存儲等各項機制加以協調處理，做好各個科室檔案的協同管理。

3.3 提高檔案管理人員素養

在檔案管理與利用過程中檔案管理人員的綜合素養與能力從根本上關系到了檔案信息的開發與利用，所以需要結合時代發展的要求不斷增強檔案管理人員的工作技能，另外醫院還需要結合實際的發展情況，制定完善的檔案管理培訓與再教育，對培訓的內容以及目標加以規定，做好理論知識學習，或者通過對外學習的方式，在潛移默化中提高檔案管理人員的業務水平。

3.4 加強檔案管理的信息化建設

積極做好檔案管理信息化建設已經成為了當前的關鍵所在，這是實現檔案信息利用的重要內容，醫院在新時期需要投入大量的資金對信息系統的軟硬件以及配備加以升級，將原先的檔案加以整理，并且利用信息系統對醫院檔案文本、圖像、視頻等進行數字化以及網絡化處理。尤其在檔案信息管理中要緊緊圍繞開發與利用，制定完善的檔案資源信息共享交流服務平臺，形成檔案信息共享。

檔案是國家部門，社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的各種歷史年獻，它具有呈現歷史的能力，有非常高的參考意義，其對社會的有用性不可小覷。作為檔案工作者，無論在整理、歸檔、編制、還是在借閱管理等各個環節，都要時刻做好檔案會被利用的準備，完善每個環節的管理，切實提高其利用價值，并在供與求中實現提升，進而推進檔案建設工作。

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