信息化背景下的檔案管理創新

李彥軍

摘 要：為了適應信息社會的發展，提高檔案信息的使用效率，本文分析了檔案信息化背景下的創新管理策略。首先，信息化背景下的檔案管理的新特點和信息技術背景下的檔案管理問題有待解決，其次，介紹了創新的背景下的檔案信息管理策略的基礎，最后，分析了創新管理策略的具體內容檔案信息化的背景下。關鍵詞：檔案；管理；信息化；創新

隨著信息技術的飛速發展，以大數據和云計算為代表的新技術革命極大地提高了人們的工作效率和生活效率。信息技術為檔案管理帶來了新的機遇，提高了檔案管理的效率，有利于保護原始檔案，有利于檔案的使用。機遇往往伴隨著挑戰，傳統的檔案管理模式制約了檔案信息化的發展。傳統的檔案管理是紙質檔案的管理對象，而檔案管理對象在信息背景下成為數字檔案。信息存儲載體的變化需要傳統檔案管理模式的創新。因此，有必要在信息背景下討論文件管理。

1 信息背景下檔案管理的新特點

1.1 管理核心收集和利用轉型

在紙質檔案管理的時代，檔案管理過程包括收集、整理、儲存、利用等幾個重要階段，檔案工作者在檔案和檔案上耗費大量精力，可以說這段時期檔案管理是整理歸檔的核心。進入信息時代后，檔案管理對象發生了變化，數字檔案的數量顯著增加，是檔案管理的核心，客觀、真實地對電子文件進行歸檔和利用。在這一時期，檔案管理的核心是從整理和儲存到收集和利用的轉變。

1.2 數據安全的文件安全性

在傳統的文件管理模式中，管理對象是實體文件。因此，文件安全工作主要圍繞文件實體展開，重點是實現防火、防盜、防潮等“九防”。在信息化的背景下，檔案資源以數字形式存儲，檔案的安全主要是通過必要的信息安全保護技術來保障檔案數據的安全。傳統意義上的數字檔案保存載體的物理安全，必須建立必要的檔案信息安全系統，從信息安全管理系統和安全保護技術，確保數據文件的安全。

2 檔案管理需要在信息化的背景下解決

2.1 檔案數據歸檔問題

一個是歸檔范圍問題。傳統的檔案管理，檔案檔案的檔案范圍主要是檔案、檔案檔案和實物檔案，檔案的范圍可以根據檔案有關規定的范圍來確定，比較容易。在信息化的背景下，尤其是大數據技術的應用，各種業務信息系統生成的有價值的數據數據也具有文件屬性。但哪些業務系統數據應該存檔，沒有相關的國家規定。二是歸檔問題。各種商業信息系統都有不同的數據庫和數據結構，因此很難形成一個通用的歸檔系統。

2.2 資金人員保證

總體而言，檔案信息化滯后于整個社會的發展水平是非常重要的。部分地方檔案信息化資金不包括在政府年度預算中，不支持檔案信息化建設。人才問題也是制約檔案管理發展的一個重要因素。目前，在高校建立檔案管理工作，一些檔案管理專業畢業生也不想停留在檔案工作中，而計算機專業人才更不愿意從事檔案工作，這種情況嚴重影響了檔案管理事業的發展。

2.3 電子文件的真實性

一是電子文件生成過程的真實性。電子檔案的形式虛擬化、檔案信息與載體的分離、易復制、易變等，使電子檔案的原始性質難以確定。第二，電子文件在長期存儲中的真實性。網絡威脅的客觀存在和電子文件歸檔后的內部管理漏洞可能使篡改電子文件變得容易，但不易被檢測到。

2.4 網絡安全

計算機網絡是一種雙刃劍，它可以提高文件管理的效率，對文件安全帶來潛在的威脅。近年來，網絡安全形勢越來越嚴峻。在國際上，敵對勢力正在監控網絡，網絡部隊威脅著國家信息安全。在國內，中國還沒有掌握網絡核心技術，關鍵信息基礎設施依賴于國外。此外，網絡病毒、系統脆弱性、管理漏洞等因素都威脅著網絡安全。因此，保證網絡安全是檔案管理的重要內容。

3 檔案信息化背景下的創新管理策略的理論綜述

隨著信息技術在世界上的日益普及，世界進入了一個發展的階段，信息社會在檔案管理中，檔案管理進入了信息化的階段。所謂的檔案信息是現代信息技術應用于原始檔案管理活動的傳統方式，以實現檔案管理模式的管理流程優化，檔案管理的重心正在從實體的檔案文件信息，在信息社會里，為了實現更高的效率、更耐用的檔案資源的管理，更好地為社會的發展做出貢獻。簡單總結，是指在信息社會背景下，采用檔案管理信息化的方式進行收集和利用，最后也以用戶檔案管理過程的方式來依賴信息服務。因此，我們必須在檔案信息化的背景下，要創新檔案管理戰略，使檔案信息化進程能夠順利進行，檔案和功能的價值能夠得到充分利用，更好地促進我國經濟的穩定發展。

4 檔案信息化背景下的創新管理策略的具體內容

4.1 檔案信息化背景下的管理理念創新要做好信息時代的檔案管理工作，首先要創新管理理念

在檔案信息的背景下，我們應該調整管理理念，適應創新管理。始終以提高檔案信息利用效率為主要目標，始終確保檔案的標準化和開放性。特別是，在信息時代，隨著流動性和開放性的增加，確保重要文件信息的安全是必要的。在創新信息化的背景下，檔案管理的管理理念注重對開放性、標準化、安全理念的提升。

4.2 通過法治建設檔案信息安全體系

特別是要建立科學的信息安全概念，運用法律思維和法律原則來處理檔案管理工作。建立健全單位信息安全制度，嚴格執行；規范信息、對外開放和利用過程，嚴格遵守《網絡安全法》《國家秘密法》和《國家秘密法》和《中華人民共和國檔案收集檔案解密》和《中華人民共和國法律法規暫行規定》；根據我國信息系統安全的保護標準，實現了網絡安全和信息化建設的“同步規劃、同步設計、同步實施”的要求。

4.3 創新檔案利用機制

一是提供主動推送服務。檔案管理部門應利用數據挖掘和個性化推薦技術進一步挖掘檔案價值，積極推進檔案用戶服務，提高檔案利用率的準確率。二是加強檔案資源共享。資源共享是信息時代的一個優勢。檔案管理部門應將信息技術運用到各種檔案中，可以在不同的部門之間共享，數據的整合、檔案的館際共享和部門間的共享資源，檔案ik提供了一個使用該服務的一站式檔案。

為了適應檔案信息化的發展趨勢，檔案管理應在電子檔案、安全系統、數字簽名、認證機制等方面，利用創新人才保障基金，在新時期實現檔案管理的突破。

參考文獻

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