新時代人事檔案管理制度與模式的創新研究

韓凌

摘 要：人事檔案是指國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。它是個人成長的真實寫照，也是考察能力的重要依據。因此，人事檔案具有不可替代的重要作用。

關鍵詞：新時代；人事檔案管理制度與模式；創新

無論是在國家機構還是企業中，人力資源工作中的人事檔案管理都是至關重要的，科學有效地對人才進行管理，開發利用企業的人力資源力量，人事檔案管理在其中都會發揮不可替代的作用。雖然隨著經濟的不斷發展，很多企業十分重視對人力資源的利用，但在實際工作中仍然存在一定問題，人事管理部門也需要順應時代，在現有模式中不斷摸索出更多創新性高效方法，以適應未來更為快速的發展。

1 人事檔案管理的重要性

1.1 為人才資源管理和利用提供重要依據

當前，人才競爭在現代社會的競爭中占據首要位置。人才是一個國家發展的重要基石，而人事檔案就是相關部門在進行人員選用、聘用、獎懲、管理培訓等一系列工作中逐漸形成的，它記錄一個人的思想道德品質、政治覺悟、社會實踐能力、業務水平、職稱評價、養老保險管理、出國、家庭成員、社會關系和身體狀況等，它能為相關單位提供一個人系統全面的信息，內容詳實，準確性高，有利于用人單位作為參考，從中發現和研究人才的個性特點和發展潛力，有利于用人單位挖掘人才、培養人才和使用人才。

1.2 有利于創建社會主義和諧社會

人事檔案伴隨著一個人的人生，不但是個人社會經歷及其活動的真實記錄，也是社會不同時期的歷史面貌的真實反映。縱觀歷史，它為人事調動、冤案錯案的調查、職稱評定和考核、工資水平調整以及個人和社會遺留問題的解決等方面提供重要的參考依據，有利于維護當事人的合法權益，是維護社會秩序穩定，推進我國建設社會主義和諧社會的重要保障。

2 人事檔案管理制度與模式存在的問題

2.1 缺乏人事檔案管理意識，管理模式過于單一

管理意識薄弱問題主要源于我國人事檔案管理制度和模式的由來，均為計劃經濟時期的產物，管理人員思想也還停留在傳統階段，只是對于人員基本學習、工作信息原始文字記錄的歸檔和保管，不再深入探究管理的意義；其次認識不到人事檔案及其管理的重要性，實際情況下檔案管理普遍存在“棄檔”、“人檔分離”以及管理機構過于分散的情況，不遵循檔案管理原則即是不重視人事檔案管理。說到管理模式上，通常企業等機構采取干部人事檔案管理制度，員工檔案為上級部門管理，這種單一的管理模式隨著新型企業的不斷出現，企業結構不斷趨于復雜的現狀，很多員工的檔案無法及時更新，人事檔案各種混淆、混雜，甚至會出現檔案與實際不符的情況，不但發揮不了人事檔案管理的作用，還不斷出現新的問題，影響員工和企業發展。

2.2 人事檔案的真實性問題日益突出

人事檔案管理中規定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”這是人事檔案制度的重要一條，其目的是為了安全的需要和方便組織管理，但這種高度保密性也導致了人事腐敗的蔓延，降低了人事檔案的真實性和可靠性。近些年，為了個人的利益而隨意改變人事檔案的現象屢見不鮮。另外，人事檔案中還存在檔案材料內容不準確、歸檔不齊全等現象。現有的檔案材料中許多內容前后不符及內容失真，如“三齡兩歷”記載多樣，前后記載不一致；有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料仍在個人手中未能及時歸檔。

2.3 過于注重隱秘性，影響檔案使用

傳統的人事檔案管理因為特殊性需要具有保密性，在想調用人事檔案時需要多層審批，實際上，除了在政審中查閱人事檔案應注重保密性外，其余調用都應該酌情而定，避免造成人事檔案管理資源的浪費。同時也因為過于注重隱秘性，很多人事檔案管理工作也缺少必要的監督性，容易出現徇私枉法、不能及時糾錯的問題，必要的隱秘性是對員工自身信息的保護，但缺少監督的隱蔽性，則可能成為影響人力資源管理工作進行下去的阻礙。

3 新時代人事檔案管理制度與模式的創新措施

3.1 樹立人事檔案管理意識，加強宣傳教育工作

人事檔案管理是人力資源管理的重要環節，是提升企業機構競爭力重要途徑，所以樹立人事檔案管理意識，認識其重要性至關重要。企業機構領導自身必須給予重視，并通過有效途徑培養員工和管理人員這方面意識和能力，可以邀請相應專家教師開展講座、研討會，讓人力資源管理人員和普通員工認識到檔案的重要性、相應保管利用方法，謹記管理原則等，還可以運用多種傳媒工具，對人事檔案管理的重要內容廣泛宣傳，提高人們對其認識和重視度。

3.2 及時建立和補充人事檔案內容，消除檔案身份限定

現有人事檔案管理制度中，只強調了政府工作人員、科研人員、國企人員和高學歷人員需擁有檔案，對其他人員的檔案則無何要求，這也是造成兩者在社會身份和地位上存在差異的原因，所以管理制度完善的第一步就是做到人人平等，任何人員都擁有一份屬于自己的檔案，基于我國人口大國的現狀，管理地點為原戶籍所在地，有流動需求時采取郵寄的方式；除此之外，檔案管理還要實現切實規范和監管，采取定期的查閱考核制度，規范管理人員行為和和保證人事檔案的完整。

3.3 明確人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流服務機構前，人事檔案管理一直由他們統一管理。隨著人事改革的不斷深入，特別是為了適應人事制度改革和政府職能轉變，各級政府和組織部門成立的人才交流服務機構，也將流動人才的檔案委托或授權給他們來管理。無論人事檔案的管理權如何轉變，人事檔案管理始終具有公共服務性質，屬公益類工作，政府應維持其日常管理費用。

3.4 努力提高人事檔案管理信息化水平

現代信息技術發展日新月異，人事檔案管理引入信息技術手段勢在必行。人事檔案就相當于人才信息資源庫，我們要加快人事檔案數據庫建設，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。使人事檔案工作走上科學化、制度化、規范化的軌道。

3.5 培養高水平的專業人才

要想培養高水平的專業人才，相關單位應加強對檔案管理工作人員的培訓和考核，提升人事檔案管理人員的工作質量和工作水平。人事檔案管理人員應樹立終身學習的觀念，不斷更新自己的檔案管理知識體系，掌握科學的、現代的工作方式和管理手段，了解人事制度改革的發展水平，不斷提升自己的業務水平和專業能力，在工作中做到高效、準確無誤。眾所周知，一支專業能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關鍵所在。如果沒有專業能力較強的人才隊伍，人事檔案管理工作就難以取得實質性進步。因此，必須建立一支專業水平過硬、思想水平高、工作效率高的人才隊伍，為人事檔案管理工作的快速發展提供保證。

4 結語

人事檔案管理是有效溝通人才和各項組織機構的平臺，在提升人才就業率的基礎上，不斷提高企業或國家機構的競爭力，但就當前我國人事檔案管理發展現狀來看，其重要性還沒有被充分認識到，其管理制度和模式也存在不完善和落后的情況，不能發揮既定作用的同時所以需從樹立管理意識、健全管理制度、完善檔案內容以及結合現代化科學技術幾方面努力，實現人事檔案管理的現代化、系統化和信息化，為人才的有效利用和各類組織機構的發展奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]王佩芬.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].工程技術：文摘版，2016（5）：00111-00111.

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