事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

范熙胤

摘 要：事業單位人事檔案記錄了公共機構相關部門、人員、黨政部門、行政管理等相關部門和人員的主要信息，如人事調動的變化、政治生涯的增長、政治誠信和成就、業績、個人的功過、重大事件記錄、歷史背景等問題。公共機構的人事檔案管理，將有助于國家和政府部門實現人的善用，招募世界上的圣人。隨著事業單位改革的深入，人事檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來。人事檔案管理部門負責各種信息的收集、處理、儲存和傳遞，迫切需要解決事業單位人事檔案管理中存在的問題。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；問題及對策

對于事業單位的發展，人事檔案管理是其不可忽視的管理項目，需要給予高度重視。人事檔案管理工作的工作規模龐大，涉及單位人員方方面面的信息，凸顯復雜性，是整個人力資源管理中極具挑戰的內容。只有保障較高水平的人事檔案管理，才能有效歸納與整理事業單位人員信息，為單位領導更加準確、全面地了解職工、安排崗位提供可靠依據，從而更加高效地實現個人價值，為單位效益的獲取提供保障。

1 人事檔案管理的基本概念及其重要性

1.1 人事檔案管理的基本概念

所謂人事檔案管理，就是指從事人事檔案管理工作的專業人員，將事業單位員工的檔案依據科學的管理方式，對這些檔案進行整理、歸類、分析、鑒別真偽、統計以及完整保存和合理利用這一系列的過程。需要保證人才檔案的完整性、真實性和可流動性，同樣需要保證檔案不遭受損壞，是一項要求較為嚴格的管理工作。人事檔案的管理，能夠表現出人才履歷的完整、全面性，是體現人才價值的重點方式之一。人事檔案同樣具有高度的社會價值，是展現一個地區人才風貌的重點表現形式之一，能夠保證用人單位人才的質量，同時提高用人單位的工作效率。促進社會的進步，保證人才為社會發展充分做出貢獻。

1.2 人事檔案管理的重要性

事業單位人事檔案管理具有十分重要的意義。一方面，一個單位的員工是否能夠與其工作的崗位相匹配，是決定該單位工作效率乃至所產生貢獻的重要組成部分。人事檔案能夠幫助事業單位清楚的了解到其員工的過往工作經歷，掌握好員工的工作水平，既可以提高事業單位對員工的利用水準，也能夠將員工的才能發揮到極致，既具有經濟效益，同時也具有社會效益。與此同時，事業單位在人事檔案的管理過程中，還能夠了解到員工的年齡分布、婚姻狀況、性別差異等情況，進而了解到員工在事業單位中整體的分布情況，便于事業單位適當調節男女比例，調整事業單位員工年齡分配比例等工作。另一方面，事業單位人事檔案的管理是能夠展示其員工素質的有效途徑，與此同時，能夠為該單位進行人員嘉獎、晉升、考核等方面提供相應的思路，是一項十分必要的參考內容。這不僅能夠保證單位用人的準確性，還能夠照顧到員工個性的發展，使得員工自身的才華能夠得以實施。既滿足了事業單位對員工的需求，又能夠對人才施展自身才華提供平臺。正因如此，事業單位人事檔案的管理是十分重要的。

2 人事檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理認識不足

目前，我國大部分事業單位把人事檔案管理放在其他工作的后面，缺乏對檔案管理的認識，致使檔案管理出現滯后性和形式化的現象。如今社會經濟體制進行了不斷的改革和完善，但是人事檔案的管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導致一些檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作缺乏系統性的認識，無法更好的開展人事檔案管理工作。

2.2 人事檔案管理信息化、科學化跟不上時代的發展

隨著科學的發展，許多單位逐漸擺脫紙質文件，但為了更好地利用先進的技術手段，許多檔案管理人員只是將個人信息放入計算機，利用檢索信息和數據訪問或手工操作，先進的文件管理技術并沒有真正使用。檔案管理的效率還沒有得到提高，檔案的安全管理比較缺乏。

2.3 人事檔案工作人員專業性與素質參差不齊

從本質上分析，影響事業單位人事檔案管理水平的根本原因是人員的能力，尤其是專業性更為關鍵。但是，很多事業單位鑒于編制等因素的影響，人事檔案由兼職人員或者老員工負責，無法體現檔案管理工作的專業性，整個管理工作凸顯粗放性，精細化管理目標很難實現，工作效果較差，在根本上影響人員崗位安排的合理性，無法有效發揮人才的個人價值。

3 事業單位人事檔案管理問題的解決對策

3.1 提高人事檔案管理認識

提高人事檔案管理認識是確保人事檔案管理工作得以順利進行的關鍵。首先，要求事業單位領導者對人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業單位日常管理的主要內容之一來進行開展；其次，提高人事檔案管理人員的對檔案工作的重視，引導檔案管理人員對檔案管理各個環節有個全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進行。

3.2 加強人事檔案管理的現代化、科學化、信息化

人事檔案作為人力資源的信息庫，合理利用開發資源，發揮其最大作用，應把先進的科學技術應用于人事檔案管理，提高人事檔案管理的效率，合理有效地利用人事檔案。同時，現代人事檔案管理的科學化是人事工作制度改革和發展的必然，也是現代社會發展的重要組成部分。人事檔案管理部門應采用新技術，提高工作效率，準確、快速地加載人事信息，提高人事信息的有效性。單位可以利用計算機更好地改進和管理信息，利用網絡組建大型人事信息網絡，隨時隨地訪問和更新人事信息，方便快捷，節省了無形的時間和有形資源。

3.3 加大檔案管理人員培訓與教育力度，全面提升檔案管理者的綜合素養

社會的發展加快事業單位改革進程，人事檔案管理人員要面臨新的機遇與挑戰，工作標準更高。為此，要重視進行專業培訓與教育，組織相關培訓活動，切實提升人員專業能力，增強職業觀念，有效增強個人工作積極性，掌握先進的檔案管理技能。具體講，積極開展培訓，普及計算機操作技能，推廣和使用管理軟件，為人事檔案工作的開展奠定基礎。

3.4 學習借鑒國外先進的人事檔案管理模式

國外的經濟發展較之我國發展較早，在人事檔案管理模式創新方面發展也較為先進，因此在事業單位人事檔案管理模式方面，我們應該對國外的經驗進行吸收借鑒。各國的人事管理制度和事業單位發展模式不同，在人事檔案管理方面也存在著很大的不同，其中最有特點的是公有系統和私立系統，在公有系統，鮮明特點是保持人事部門與檔案行政管理機關的密切合作，在這方面是我國的事業單位可以采納的，這種密切合作的公有系統可以有效地加強人員的管理。

3.5 加強對人事檔案工作管理的監督與檢查

事業單位應當加強對其人事檔案管理工作的監督與檢查工作。制定相應的工作規范、標準，采用定期或不定期的檢查方式，查看其人事檔案工作是否嚴格遵循有關標準、規定，是否對人事檔案的管理工作態度認真。以此為考評人事檔案工作人員的一部分依據，促進工作人員能夠積極努力工作，正確對待人事檔案工作的管理。

4 結語

綜上，事業單位人事檔案管理水平的高低與人才應用的合理性有著緊密的關系。事業單位要遵循實事求是的基本原則，立足發展現狀，正確認識、深入挖掘人事檔案管理工作中的問題及誘因，制定有效、有力的應對策略，保證單位發展步調一致，為事業單位的健康、穩定發展提供保障。

參考文獻

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