淺析信息時代檔案管理工作的創新

徐珍

摘 要：本文首先介紹了檔案管理信息化的相關概念，然后介紹了檔案管理信息化的任務和內容。 最后分析了信息時代檔案管理創新中存在的問題和對策。 在此基礎上研究討論了加快檔案信息化建設，探索如何加快信息時代檔案管理工作的創新。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新；信息化建設

1 數字檔案館創新模式設計原則

1.1 強調創新和動態功能

傳統創新理論傾向于將管理制度化，并將管理作為最有效的創新控制手段。這使得創新的內部動態行為被忽略或限制。該理論認為，創新應該利用其內部動機。在創新機制設計方面，側重于管理邊界的靈活性，使其成為一個動態可重構的特征，具有發展“自主創新”的條件，并在控制總體目標的前提下。在管理和運營方式中采用分散的自主性，增強了創新的反饋作用，充分發揮了創新的動力。因此，以業務驅動的數字檔案創新管理環境應該增強創新結構設計和權力分配的靈活性，為創新活動的實施留出空間。這種有效的運作也將增加創新和知識管理系統的靈活性。增強了創新的有效性，提高了數字檔案的表現功能作用。

1.2 短期與長期規劃并行

系統的重要特征之一是創新的內外部條件的差異對創新運作具有強影響力，使安穩環境下創新發展的長期方案和預測會因外部環境的改變而不再有用。系統著重長時期預測的無效性，這與業務數字檔案館市場導向性強特質一樣。但數字檔案館的長期規劃也是其持續發展的重要方針導向。因而，業務驅動型數字檔案館應在提高短期能力的基礎上，發揮系統的非線性因果作用以影響創新長時期戰略規劃，使創新持續具有高度的應變能力，同時關注外部長期協作網絡的構建和短期協作方式的靈活性，以補償數字檔案館資本有限性的制約影響。

1.3 發揮內部聯結柔性化

注重內部各部分的相互作用聯系，傳統創新對專業分工和等級制度的注重加強了筆直方向的聯系，但對橫向交流依靠聯系構成了阻止。動態可變的創新構造著重功用和業務流程的完整性，表現各專業的互補作用和協作效果；同時經過多元化的信息交流與禍合方法，使外部環境的變化敏捷在創新內部構成有用反響。數字檔案館的方案流程運作系統應加強其內部聯合方法的柔性化和系統化構建，經過PMO的構建和PM的錄用提高縱向操控與橫向和諧的靈活性，使創新內各類資本能夠有用集成，業務化的管理需要，且創新環境的柔性化演化，可提高方案系統的全面性和資本和諧效率，進而對業務管理需要做出及時反饋，提高業務績效。

2業務驅動型管理的主要創新形式

2.1 內部關注——以內務管理方式為導向

完善的內部控制制度是保證數字檔案有效運行的重要手段。內部控制系統是為數字檔案的生存和發展而設計的，有利于實現數字檔案的目標。內部控制的目的是合理合規的。確保在范圍內實現數字檔案的目標。作為數字檔案館重要的經濟活動，資料不僅是數字檔案的關鍵控制點，也是重要的業務流程。追求利潤是數字檔案生存和發展的基礎。為了實現盈利，數字檔案必須控制和降低可能的風險，并建立一個有效的內部控制系統。實踐證明，加強鏈接內部控制是降低運營成本，提高數字檔案效率的關鍵環節，也是提高競爭力的重要途徑。內部控制制度對數字檔案的生存和發展具有重要意義。

2.2 創新導向型——以外務目標與績效為導向

創新是社會發展過程中勞動分工的產物，是在目標條件下形成的人的有序集合。事業單位創新管理環境是與外部社會、經濟環境相對應的事業單位內部環境，是由事業單位創新中各要素共同作用形成的創新結構與運作管理機制的基本范式。本節將針對現有創新的相關研究進行綜述，以歸納出事業單位創新管理環境的一般要素模型，為后文的項目驅動型事業單位研究提供依據。需要說明的是，當前國內外學者在研究事業單位創新時多引用創新結構的廣義內涵，即創新各要素相互關聯共同作用所形成的具有某種特征的創新管理與運作體系，與本文所研究的事業單位創新管理環境的實質相同；而本文研究過程中引用創新結構的狹義定義，即創新各部門或各單元的層級設計和邊界界定，是事業單位管理運作的實體架構。

2.3 實現單個檔案館的館藏數字化，建立單個數字檔案館

單個檔案館館藏的數字化是實現數字檔案館的基礎，各檔案館可根據本館的館藏情況進行數字化，按照數字檔案館的基本功能和要求，逐步上網運行。這部分工作的主要內容有：對多種載體形式與記錄方式的檔案信息如文字、圖形、圖像和聲音等進行數字化處理；對海量的數字信息進行壓縮和建立檔案信息數據庫；利用網絡進行信息的傳輸。在此基礎上，初步建立起單個數字檔案館。

2.4 注重事業單位數字檔案館對于事業單位業務的運用

加強與圖書館、情報部門及其他信息服務部門之間的合作。包括各部門間建立合理的信息收集分工負責制，建立通暢的內部信息交換制度，發揮各種信息資源數據庫的分工建設與融合集成等。信息安全建設過程中所需要的信息資源不僅包括檔案信息資源，也包括圖書、情報等信息資源。信息安全的目標是要集中這些信息資源為政府行政和“一站式”服務發揮強有力的支持，只有實現這些信息資源的整合才能更好地發揮數字檔案館的作用。

2.5 實現信息資源共享，履行真正意義上的數字檔案館功能

這個階段是利用網絡互聯技術，將單個數字檔案館聯接起來，進行整合、延伸，組成完全意義上的數字檔案館。在高層協議管理下實現數字檔案館的全部功能，進行全國檔案信息的傳播、使用和管理。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，事業單位檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對事業單位檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開辦公自動化，這就要求事業單位檔案管理人員必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理事業單位檔案，技術文件，可按照文件形成的先后順序進行排列打印、發放，這樣，對于降低文件歸檔、利用、查閱等工作，發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

3 結論

總之，隨著信息時代的到來，對檔案管理提出了更多要求。 這就要求檔案管理創新以及檔案管理模式現代化，從思想創新開始，提高服務意識。建立 網絡管理平臺和數據庫，使檔案管理能更好地服務于社會的進步。

參考文獻

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