大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)

鄧少瑩

摘 要： 人事檔案是醫(yī)院重要的人才信息庫(kù)，也是醫(yī)院乃至社會(huì)的重要信息資源。醫(yī)院人事檔案詳細(xì)地記錄著醫(yī)務(wù)人員的人生經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐、技術(shù)能力、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績(jī)和工作表現(xiàn)，是人事管理工作中的重要組成部分。在當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展?jié)u趨成熟的背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，對(duì)醫(yī)務(wù)人員的檔案進(jìn)行電子化，并形成醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠擺脫以往紙質(zhì)檔案管理工作存儲(chǔ)、調(diào)用、文件送達(dá)等方面效率不高的限制，提高人事檔案管理效率和利用率。基于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，醫(yī)院能夠快速高效地對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行考核、定期培訓(xùn)以及發(fā)展?jié)摿υu(píng)價(jià)，從而有助于醫(yī)院了解自身在人力資源上的優(yōu)劣勢(shì)，為提高醫(yī)院的管理效率和綜合實(shí)力提供有力參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；轉(zhuǎn)型升級(jí)；數(shù)據(jù)庫(kù)

1 引言

新時(shí)代的發(fā)展更重視人才的作用。因此，醫(yī)院的發(fā)展不但要有強(qiáng)大的硬件設(shè)備基礎(chǔ)，更要重視醫(yī)務(wù)人員實(shí)力的作用。目前，醫(yī)院往往在醫(yī)資力量的發(fā)展中忽視醫(yī)院人事檔案的作用。醫(yī)院人事檔案非常重要，第一，醫(yī)院人事檔案涵蓋管理對(duì)象個(gè)人身份、學(xué)歷以及工作經(jīng)歷等相關(guān)內(nèi)容，是醫(yī)務(wù)人員個(gè)人成長(zhǎng)與發(fā)展的重要記錄，在職稱評(píng)定、社會(huì)保障等方面發(fā)揮著重要的作用。第二，人事檔案是醫(yī)院重要的人才信息庫(kù)，也是醫(yī)院的重要信息資源。它詳細(xì)地記錄著醫(yī)務(wù)工作者的人生經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐、技術(shù)能力、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績(jī)和工作表現(xiàn)，這部分的內(nèi)容對(duì)于醫(yī)院了解醫(yī)務(wù)人員的整體和個(gè)人能力具有重要作用，進(jìn)而有計(jì)劃地引進(jìn)人才和對(duì)現(xiàn)有醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)等具有重要意義。

此外，我們正處于一個(gè)數(shù)據(jù)共享的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，社會(huì)各階層都面臨著數(shù)據(jù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。若能在醫(yī)院的現(xiàn)代化管理中，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立醫(yī)院人事檔案電子化數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅對(duì)于醫(yī)院合理有效地配置人力資源、完善醫(yī)院的人事管理工作具有很好的推動(dòng)作用，而且有利于醫(yī)院快速高效地對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行考核、定期培訓(xùn)以及發(fā)展?jié)摿υu(píng)價(jià)，從而有助于醫(yī)院了解自身在人力資源上的優(yōu)劣勢(shì)，為提高醫(yī)院的管理效率和綜合實(shí)力。本文就目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題以及發(fā)展的方向進(jìn)行分析，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出建議，以期建立電子化人才庫(kù)，對(duì)醫(yī)院發(fā)展提供幫助。

2 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院的實(shí)際管理中，通常來(lái)說(shuō)，醫(yī)療工作是醫(yī)院的頭等大事，因而忽略了對(duì)檔案管理的重視，具體表現(xiàn)在檔案室、檔案柜、計(jì)算機(jī)等檔案管理設(shè)施數(shù)量短缺或過(guò)于陳舊，室藏檔案數(shù)量不完整，文件、資料的收集缺乏合理的分類(lèi)，檔案制度實(shí)施不到位，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)等，更為重要的是，醫(yī)院人事檔案資源沒(méi)有得到有效的利用。本文將目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題主要總結(jié)為以下四點(diǎn)。

2.1 對(duì)人事檔案管理重視程度不夠

醫(yī)院的主要目的是為群眾提供安全、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。因此，醫(yī)療質(zhì)量及醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展易受到重視。醫(yī)院將醫(yī)資力量和醫(yī)療硬件條件的提升作為工作重點(diǎn)，而人事檔案管理工作卻被忽視，因此導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理中的許多問(wèn)題。比如醫(yī)院的檔案室、檔案柜、計(jì)算機(jī)等檔案管理設(shè)施通常都是過(guò)于陳舊，文件、資料的收集缺乏合理的分類(lèi)，檔案制度實(shí)施不到位，缺少適應(yīng)現(xiàn)行環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的新模式等。醫(yī)院缺乏有針對(duì)性的行業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，無(wú)法嚴(yán)謹(jǐn)、高效、規(guī)范的完成檔案收集工作，雖然制定了“檔案員崗位責(zé)任”等，但未及時(shí)與醫(yī)院的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)相匹配，對(duì)文件資料的收集工作沒(méi)有實(shí)際指導(dǎo)參考意義。相關(guān)制度執(zhí)行不到位，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)未落到實(shí)處，該清理的檔案未及時(shí)處理，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。

2.2 信息化管理手段相對(duì)落后

基于目前檔案管理的信息化建設(shè)水平，檔案形成依賴于紙質(zhì)文件，使檔案管理工作以紙質(zhì)文件為主。而醫(yī)院檔案不同于其它檔案，內(nèi)容繁雜、種類(lèi)眾多，又具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，相對(duì)落后的信息化管理手段導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理效率低下。具體來(lái)說(shuō)，目前醫(yī)院的人事檔案中，一是信息冗雜凌亂，可以說(shuō)是記錄了當(dāng)事人從小到大幾乎所有的信息，卻很難篩選出其核心和精華的部分；二是內(nèi)容模式化痕跡明顯，很難客觀地反映出一名醫(yī)務(wù)人員的真實(shí)素質(zhì)和水平，比如像醫(yī)務(wù)人員診病的治愈率、就診人員的滿意度等實(shí)用信息缺乏等，使醫(yī)院人事檔案的實(shí)用價(jià)值與現(xiàn)實(shí)需求嚴(yán)重脫節(jié)。相對(duì)落后的信息化管理手段，無(wú)有效價(jià)值的人事檔案信息管理，不僅損耗著醫(yī)院的人力、物力、財(cái)力，也使人事檔案失去了自身的實(shí)用性、時(shí)效性和核心性。各部門(mén)規(guī)格各異，也沒(méi)有適用于檔案文件檢索和檔案資料匯總分類(lèi)的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，文件材料的收集人員與其他工作人員未建立起良好的協(xié)作關(guān)系，容易形成信息“孤島”，造成資源浪費(fèi)，降低了工作效率。

2.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院對(duì)人力資源的關(guān)注點(diǎn)更多地是在于醫(yī)務(wù)人員的素質(zhì)培養(yǎng)與教育，較少對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出要求。其中，甚至有部分檔案管理人員原先不從事檔案工作，從其他崗位借用，這導(dǎo)致檔案管理人員在理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和文化程度等方面參差不齊。目前在各醫(yī)院中，專(zhuān)職檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理人員的綜合水平跟不上新形勢(shì)的發(fā)展，在工作中缺乏創(chuàng)新和活力。

2.4 對(duì)人事檔案的利用不夠

國(guó)家對(duì)于人事檔案的利用有著嚴(yán)格的規(guī)定，一般情況下本人無(wú)權(quán)查看自己及其直系親屬的檔案資料。這種封閉式的管理方式，對(duì)于人事檔案信息的保密，有著非常有效的作用。但是，作為涵蓋了醫(yī)務(wù)護(hù)人員參與醫(yī)療實(shí)踐、科學(xué)研究、從醫(yī)經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)院人事檔案信息，在這種管理模式下卻無(wú)法發(fā)揮它應(yīng)有的作用，不能有效地為醫(yī)院的教學(xué)、醫(yī)療和管理服務(wù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)人事檔案資源的共享和共用。在新時(shí)代的發(fā)展中，更看重人才的作用。因此，現(xiàn)今檔案管理己不滿足于僅限于數(shù)據(jù)或文件的利用，更希望能夠獲得數(shù)據(jù)背后的信息以及信息蘊(yùn)藏的知識(shí)，因此，檔案利用服務(wù)也應(yīng)由提供數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)。

3 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的轉(zhuǎn)型建議

3.1 建立電子檔案及人才數(shù)據(jù)庫(kù)

在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)能夠減少紙張的用量，移動(dòng)硬盤(pán)、云儲(chǔ)存等系列工具的具有可重復(fù)利用特點(diǎn)，能夠有效降低醫(yī)院人事管理工作辦公成本投入；而大數(shù)據(jù)技術(shù)支持龐大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理，使檔案資源的統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份成為可能。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展方向應(yīng)該是開(kāi)發(fā)和利用檔案的信息資源。由于人事檔案涉及個(gè)人隱私問(wèn)題，一直以來(lái)對(duì)人事檔案的管理都處于密封保存的階段。但是隨著信息化的發(fā)展，人事檔案的管理趨向電子化，可以在設(shè)置保密措施的基礎(chǔ)上，建立醫(yī)務(wù)人員數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)醫(yī)務(wù)人員的教育背景、培訓(xùn)經(jīng)歷等進(jìn)行歸檔處理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

目前，大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始逐步推行信息化和智能化管理，應(yīng)用人事檔案管理信息化管理模式，醫(yī)院能夠依托現(xiàn)有數(shù)字化軟硬件資源，完成人事管理信息的錄入、處理、儲(chǔ)存以及查詢調(diào)用等系列工作，人事管理工作的時(shí)效性大大提升。這樣不僅可以減輕工作人員大量的負(fù)擔(dān)，節(jié)約出大量時(shí)間和精力去規(guī)范這種管理制度與模式，提高人事檔案管理的效率，還可以醫(yī)院內(nèi)部形成獨(dú)立的資源數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與區(qū)域或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源交換，將人力達(dá)到最合理化的利用，實(shí)現(xiàn)資源的共享，更大程度地為人類(lèi)的醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步提供源源不斷的新鮮血液和動(dòng)力。

3.2 加強(qiáng)檔案保存的安全性和保密性

雖然醫(yī)院人事檔案信息化管理模式存在快捷、方便等優(yōu)勢(shì)，但是其中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)也必須引起醫(yī)院的警惕，在日常管理過(guò)程中需要做好防范措施。由于大部分醫(yī)院并沒(méi)有根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)建立專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)軟件，基本是在市場(chǎng)中運(yùn)用較為成熟的人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)改良后得到的。在這一類(lèi)型的系統(tǒng)當(dāng)中，各種安全防范技術(shù)并沒(méi)有得到有效應(yīng)用，例如數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及防火墻保護(hù)技術(shù)等，這給網(wǎng)絡(luò)黑客提供了更多計(jì)算機(jī)入侵機(jī)會(huì)。因此在目前醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，安全防范工作應(yīng)擺在第一位。

在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，為保護(hù)醫(yī)務(wù)人員的隱私，可以給醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行獨(dú)立編碼，非管理人員不得獲得某個(gè)個(gè)體的所有或具體信息。從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取人才信息并進(jìn)行報(bào)告時(shí)，將醫(yī)務(wù)人員以一個(gè)整體的概念呈現(xiàn)，比如以某科室為單位，這樣不僅能客觀得到某個(gè)科室的整體人員實(shí)力，也能防止個(gè)人隱私的泄露。此外，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權(quán)的侵犯、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛等問(wèn)題，因此，檔案管理在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)需要注意這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

醫(yī)院在開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中涉及的工作繁復(fù)，必須得到充分的人力支持，但目前大部分醫(yī)院對(duì)此缺乏重視，配置從事人事檔案管理工作的員工無(wú)論是在年齡、學(xué)歷還是在技術(shù)方面都無(wú)法滿足人事檔案信息化管理的基本要求，這給醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作帶來(lái)了極高的風(fēng)險(xiǎn)。此外，醫(yī)院檔案管理工作具有業(yè)務(wù)性、保密性等特點(diǎn)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量逐年增多，因此要不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)。

醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)可以分為以下三個(gè)方面進(jìn)行。一是制定檔案管理人員的培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，提高檔案管理人員的技術(shù)能力、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)檔案管理知識(shí)。二是注重安排對(duì)檔案管理人員檔案法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，并定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德水平的評(píng)價(jià)，提高其檔案管理的意識(shí)。三是完善醫(yī)院職稱評(píng)聘制度，鼓勵(lì)檔案管理人員考評(píng)檔案專(zhuān)業(yè)中高級(jí)職稱，同時(shí)，為檔案管理人員提供更多的晉升機(jī)會(huì)，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性。此外，應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院中加強(qiáng)全體職工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，改變職工對(duì)檔案工作可有可無(wú)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，這有助于醫(yī)院整體檔案管理工作的開(kāi)展。

3.4 提高檔案利用率

檔案信息化管理不單局限于對(duì)檔案資料的處理，而要充分發(fā)掘檔案信息的潛在價(jià)值。醫(yī)院檔案數(shù)字化化平臺(tái)的建設(shè)，可以把單純的數(shù)據(jù)提取重要的信息，以不同的形式比如圖片、語(yǔ)言陳述、數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)、發(fā)展指數(shù)等呈現(xiàn)出來(lái)。在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的利用中，可以對(duì)整體某一科室整體的人員狀況，比如年齡分布、學(xué)歷狀況、工作年限、男女醫(yī)護(hù)人員比例等進(jìn)行數(shù)據(jù)提取。管理人員可以在某個(gè)方面設(shè)置特定值，比如某科室的整體醫(yī)護(hù)人員中，整體年齡分布偏低，則提示該引進(jìn)經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，或提示進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高整體醫(yī)護(hù)人員水平；若整體年齡分布偏高，則提示引進(jìn)青年醫(yī)護(hù)人員。此外，還可以考慮對(duì)年齡、學(xué)歷、工作年限等賦予權(quán)重編制綜合指數(shù)來(lái)考察科室醫(yī)護(hù)人員整體水平，從而對(duì)綜合指數(shù)偏低的科室進(jìn)行培訓(xùn)或人才引進(jìn)，使醫(yī)院在醫(yī)護(hù)人員實(shí)力的發(fā)展上始終保持健康。

在檔案管理的過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)人事檔案資源數(shù)字化并充分利用單位內(nèi)部的網(wǎng)站，將醫(yī)院的發(fā)展和運(yùn)行狀況都涵蓋進(jìn)來(lái)，使檔案材料的收集、整理、傳輸及開(kāi)發(fā)利用等形成一個(gè)系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面。將醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的資源以最合理的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，通過(guò)建立區(qū)域或網(wǎng)內(nèi)共享的信息系統(tǒng)，可以使這一重要的人事資源得到最大化利用。

4 結(jié)論

綜合前文所述，目前醫(yī)院人事檔案管理中存在對(duì)人事檔案管理重視程度不夠、信息化管理手段相對(duì)落后、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊、對(duì)人事檔案資源的利用不夠等問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題給出了政策建議。此外，對(duì)信息數(shù)字化的醫(yī)院人事檔案資源建立數(shù)據(jù)庫(kù)，提高對(duì)檔案信息資源的利用率。參考醫(yī)院的人事檔案管理，可以把醫(yī)院設(shè)備儀器、基建檔案等也進(jìn)行電子化管理。通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)設(shè)定程序，可以定時(shí)提醒哪些設(shè)備該進(jìn)行檢修、維修時(shí)配件型號(hào)等，大大提高醫(yī)療設(shè)備管理的效率。

醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣、長(zhǎng)期性的工作，要想提升醫(yī)院檔案管理的工作水平，助力醫(yī)院的整體發(fā)展與有序運(yùn)行，需要改善現(xiàn)行的檔案管理制度，從檔案管理的硬件、軟件上同時(shí)進(jìn)行改革和發(fā)展，并進(jìn)行落實(shí)。另外，還要積極提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，以求充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的潛在價(jià)值，全面促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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