辦公自動化環境中醫院檔案管理的創新

陳永武

摘 要：近年來，在日新月異發展的信息技術的帶動下，醫院逐漸迎來了一個辦公自動化的時代，醫院檔案管理工作也因為信息技術的不斷滲透而受到了很大的沖擊，如何與時俱進地調整檔案管理工作思路，使之更好地適應和融入辦公自動化環境，就成為擺在醫院檔案管理人員面前的重要研究課題。基于此，本文分析了辦公自動化環境中醫院檔案管理存在的問題，指出了辦公自動化環境中醫院檔案管理的創新策略，以期為醫院檔案管理提供借鑒與參考。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案；管理創新

檔案管理是醫院管理工作的重要組成，對醫院基礎設施的正常運轉以及醫療、科研活動的順利開展都具有非常重要的影響。醫院辦公自動化的引進和實施，在給檔案管理提供一定便利的同時，也對其提出了更高挑戰和要求。因此，加強辦公自動化環境中醫院檔案管理的創新，具有重要現實意義。

1 辦公自動化環境中醫院檔案管理的特點

首先，辦公自動化環境中的檔案管理突破了單一紙質存儲的限制，開始采用電子文本、圖像、聲音等多樣化的存儲方式，極大地豐富了檔案存儲內容，提高了檔案的完整性。其次，醫院檔案類別繁多，包括科研、病例、人事、會計等各個層面，傳統檔案管理環境下，檔案文件的流轉較為低效，各部門檔案的共享水平較低，而利用辦公自動化系統能夠第一時間對檔案文件進行采集、歸檔，一目了然地了解醫院各部門的檔案管理信息動態，為各部門工作提供重要參考。

2 辦公自動化環境中醫院檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不健全

良好的管理制度是開展檔案管理工作的重要基礎，管理制度不健全會直接影響醫院各項檔案管理工作的開展，具體表現如下：首先，醫院管理工作十分繁雜，各科室每天都會形成大量的文件資料，管理起來比較困難，而部分醫院在開展檔案管理工作時，并未對科室檔案進行合理的分類，這一方面容易造成檔案歸檔錯誤，另一方面也給檔案查閱造成了不便。其次，醫院檔案管理工作的責任劃分不清，且沒有形成科學合理的崗位責任制，檔案管理缺乏明確的制度指導和依據，管理操作缺乏規范性，部分員工的工作內容交叉，進而造成檔案管理效率十分低下。

2.2 管理人員綜合素質偏低

與傳統的紙質檔案管理相比，辦公自動化環境中的檔案存在多種不同的存儲形式，其歸檔方法、歸檔原則、管理技術各有不同。而目前很多醫院的檔案管理工作不受重視，通常都是由其他崗位人員兼任，他們沒有接受過專業系統的培訓，面對傳統的紙質檔案管理工作尚有些力不從心，更不懂得如何操作現代化的檔案設備，其業務能力已然跟不上形勢的發展。辦公自動化環境下的檔案管理需要一批既有扎實的檔案管理理論基礎又精通計算機及網絡技術的高素質復合型人才，如何提高檔案管理人員素質，幫助他們更好地勝任檔案管理工作，就成為醫院檔案管理中亟需解決的重要問題。

2.3 缺乏檔案管理工作標準

辦公自動化在給醫院各項管理工作帶來巨大便利的同時，也給檔案管理造成了很多的問題。其中較為突出的一個問題就是檔案標準化管理比較滯后，對于已歸檔文件及現行文件都缺乏一個統一可行的管理標準。在醫院引進辦公自動化以后，通常不再有原始底稿存檔，而只有正式文件存檔，同時將打印材料、傳真文件、復印件做底稿歸檔的情況也較為普遍。為了滿足辦公自動化的要求，對醫院各項檔案進行數字化轉錄存儲就成為一項非常必要的工作，但由于缺乏數字化的統一標準，導致醫院檔案數字化建設非常緩慢。

2.4 辦公自動化軟件質量不高

辦公自動化固然能夠提高醫院各項業務的運轉水平，但這是以高質量的辦公自動化系統及軟件為前提的。目前來說，醫院辦公自動化系統的整體水平較低，軟件質量不高，很多系統只是簡單地模擬手工作業，無法真正發揮信息技術高效便捷的優勢。究其原因，一是因為醫院在軟件方面的投入較少，二是開發人員缺乏對醫院業務的全面了解，導致系統的集成度較差，很多實用功能未能覆蓋，特別是系統中的電子公文管理與電子檔案管理相互沒有貫通，給實際使用帶來很大麻煩。例如，目前的OA公文管理系統和檔案管理系統在數據庫關聯、對接等方面就存在很大問題，影響了對文件流程的全面監控和管理。

3 辦公自動化環境中醫院檔案管理的創新策略

3.1 完善檔案管理制度

醫院在引進辦公自動化管理模式以后，應盡快建立健全與之配套的規章制度，嚴格規范檔案管理的流程及方法，工作人員必須嚴格依據檔案管理規章制度對科室檔案進行分類歸檔，在提高檔案歸檔效率的同時，為日后的查閱使用提供方便。其次，醫院應在檔案管理制度中詳細規定檔案管理人員的職責范圍，將管理責任落實到人，避免不同人員的工作出現交叉，同時制定檔案管理考核評估制度，增強檔案管理人員的責任意識與危機意識，改善檔案管理工作態度，促使其積極投入到檔案管理活動當中。

3.2 提高檔案人員素質

隨著辦公自動化的廣泛應用，醫院檔案管理人員對辦公自動化已有一定程度的了解，但還遠遠不能滿足檔案管理工作的需要，既精通檔案管理理論知識又熟悉計算機操作的專業檔案管理人才依然十分缺乏。因此，要想提高醫院檔案管理工作水平，切實發揮辦公自動化設備的巨大優勢，就必須加強對檔案管理人才的引進和培訓，使之對辦公自動化環境下的檔案管理工作有一個具體、全面的認識，逐漸打造一支高素質復合型的檔案管理專業隊伍。對于檔案管理工作人員來說，必須自覺做到與時俱進，在認真學習和扎實掌握檔案管理基礎知識的同時，積極了解最新的檔案管理理論及技術，同時不斷提高計算機操作水平，熟悉檔案管理信息化系統的操作和使用方法，保證檔案信息的高效錄入和調取，為檔案管理工作提供有力支撐。

3.3 明確檔案管理標準

醫院應從檔案采集、整理、編目、鑒定、數字轉錄、存儲、統計、檢索、利用等各環節入手，制定完善的檔案管理業務流程，明確每一環節的具體工作標準，為檔案管理提供依據。醫院制定的檔案管理工作標準必須具有一定的科學性、合理性、可操作性，要滿足國家及檔案部門制定的各類標準，同時應當符合醫院檔案管理的特點及實際。例如，在檔案的數字轉錄、存儲方面，要明確文件的排序方式、掃描方式、命名樣式、校對方法、數據格式等，最后進行文件的認真鑒別和科學歸檔，保證檔案資源的使用價值。

3.4 構建檔案管理子系統

醫院應以現有的辦公自化系統為基礎，擴充或對接電子檔案管理模塊，將電子公文管理與電子檔案管理有機結合，實現從公文生成到歸檔管理的一體化管理模式。辦公自動化系統集成了權限管理、人員管理、平臺管理、智能表單等基礎組件，在構建檔案管理子系統時，應當充分利用這些基礎組件，實現檔案管理子與公文流轉系統的協同運轉。通過構建檔案管理子系統，將有效提高辦公自動化系統的適用性，實現各類公文的規范、有序、快速歸檔，為文檔一體化管理提供有力支持。

4 結語

綜上所述，本文以辦公自動化環境中醫院檔案管理存在的問題為切入點，從完善檔案管理制度、提高檔案人員素質、明確檔案管理標準、構建檔案管理子系統幾個方面提出了辦公自動化環境中醫院檔案管理的創新策略，多角度入手，旨在提高醫院檔案管理工作水平，為醫院各項工作開展提供優質檔案服務。

參考文獻

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