試論高校房產檔案信息化建設中存在的問題及實施策略

張新

摘 要：當前很多高等院校正在開在進行“數字校園”建設，它以信息資源為基礎，以計算機系統及網絡為依托，實現教學、科研、管理、辦公等校園信息的整合。本文分析了信息化建設中存在的問題，并結合這些問題進行理性的思考并提出相應的實施策略。

關鍵詞：高校房產檔案；信息化；問題；實施策略

1 目前高校房產檔案信息化建設存在的主要問題

1）房產檔案信息化資源相對分散。2）高校房產檔案信息化中的法律問題。 3）高校房產檔案部門房產檔案上網帶來的保密問題。

2 高校房產檔案信息化建設的實施策略

結合高校房產檔案信息化建設中存在的誤區和主要問題，特提出以下高校房產檔案信息化的實施策略，它分為如下步驟：

2.1 需求分析

調查現有房產檔案資源情況，了解業務部門實際需要，尋求學校主管部門支持，這一系列問題得到明確解答，房產檔案信息化才能成為可能。

2.2 信息化目標確定

確定上信息化項目之后，便要根據現有條件結合實際制定信息化目標，這項工作不能僅僅看到當前，而應著眼于未來房產檔案部門的發展和學校信息化水平的推進，制定出短期和中長期發展規劃。

2.3 信息化團隊構建

高校房產檔案部門搞信息化建設，關鍵的問題還是在于人。

2.4 標準和規范建設

標準和規范建設是一項重要的基礎工作，特別是在現代網絡環境下，標準和規范顯得尤為必要，如果數據標準不統一，將對數據的采集、加工、保存以及以后的信息共享帶來問題。

2.5 信息資源體系整合

高等院校具有豐富的信息資源，不同部門都有自己的信息系統和網站，每年將產生大量的數字化文檔，這些數據涉及到教學、科研、行政、財務、后勤，是非常珍貴的資源。同時遍及校園的教育網，更為信息的傳播和共享提供了天然的平臺。

（1）整合校內信息資源。整合學校各部門產生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確定哪些信息具有歸檔價值 （2）優化館藏房產檔案目錄。館藏房產檔案數字化活動是否成功，關鍵在于數字化后的房產檔案的社會價值與經濟效益的體現。對于傳統的紙質房產檔案、膠片、磁帶等數據，應該有選擇、分步驟實行數字化，首先就要做好選題工作。（3）構建房產檔案信息網絡。通過分析和調查，確定好了信息源，我們就應該構建一個覆蓋全校的房產檔案信息網絡，每年定期從各個部門接收事先指定的信息資源（包括傳統文件和數字文件），這樣房產檔案館才有了可持續發展的動力。

2.6 IT基礎架構實施

進行信息化建設，自然少不了信息化設施，比如網絡平臺建設、IT設備購買，這部分工作在信息化過程中的開銷很大。對于這部分，不同的房產檔案部門由于基礎差別、預算不同和工作模式差異，并沒有規律可遵循。我們認為，IT基礎架構要從實際需要出發，隨需而變，在此提出一個IT界普遍的TCO（總體擁有成本）觀點供大家參考。

2.7 綜合應用平臺開發

通過整合信息資源，我們已經構建了自己的信息資源體系，接下來的應用平臺開發就是將這些原始信息資源進行加工，使其成為可供長期保管和在線利用的數字化信息。我們對應用平臺作如下分類和要求：（1）資源采集系統。該系統應該能在房產檔案來源差異化、房產檔案載體多樣性的情況下，提供有效、規范、可行的采集手段和技術，形成完善的數字化采集規范和保障體系。（2）房產檔案資源管理系統。房產檔案資源數字化完成以后，就進入房產檔案資源管理系統，它對所有采集所得的數字化房產檔案資源提供管理服務，在保證數據的完整性、原始性基礎上，完成對大量房產檔案資源的有序管理，這為有效的查詢打下了堅實的基礎。（3）房產檔案資源利用系統。經過有序整理的房產檔案信息資源，通過校園網絡進行發布，提供查詢檢索服務是房產檔案信息化服務的最好途徑，這一步的實現通過建立房產檔案門戶網站來實現。

2.8 房產檔案門戶網站建設

房產檔案信息如何通過校園網供公眾利用，建立門戶網站是一個必然的應用方式。由于校園網的覆蓋，房產檔案部門可以利用服務器和發布平臺，將已經數字化的房產檔案信息通過互聯網進行傳播，實現信息共享。下面談談網站建設的經驗和措施：

（1）欄目規劃。網站建設之初，就要對欄目有個清晰的規劃，這部分可以參考國內同行的網站，同時要結合自己的館藏資源，做一些特色欄目。（2）整理信息。欄目規劃完畢之后，就要根據它來搜集整理資料，對房產檔案信息進行鑒別，對可以公開上網的，進行二次加工和處理。（3）網站構建。網站系統的建設分為前臺和后臺，這就需要美工人員、程序設計人員的配合完成，通過使用編程語言實現一些常用功能，比如信息發布、信息查詢等。（4）信息發布。網站的發布平臺構建完成后，就要進行內容的錄入和完善，這個工作也將成為房產檔案部門的日常工作。

2.9 存儲系統構架

如果說計算機與服務器的價值在于應用，那么數據作為應用的載體自然是最重要的，它是房產檔案信息化的最終成果。數字化的房產檔案信息最終要存放在存儲設備中，一旦數據遭受破壞，信息化建設的成果便毀于一旦。我們認為，可靠的存儲系統是房產檔案信息化的根本保證。

（1）存儲分類。根據存儲連接方式的不同，常見的存儲分為如下三類：DAS：存儲器與服務器直接相連NAS：存儲器直接接入現有的TCP/IP網絡SAN：將各種存儲設備集中起來形成一個存儲網絡，集中管理。傳統存儲的DAS已經無法滿足集中管理的需要，NAS和SAN的優缺點也較為明顯，但是基于IP網絡的iSCSI SAN的誕生為我們找到了一條可行之路，它通過 IP網絡傳送SCSI命令和數據，從而使數據塊在網絡上傳輸，（2）信息生命周期理論與分級存儲。不同類型的數據都存在一個數據創建、修改、發布、利用和刪除/歸檔的生命周期，在不同的時期內，這些數據的利用價值也會不同，如何在訪問性能和存儲成本之間尋找一種平衡，以最低的成本實現信息價值的最大化？ （3）存儲系統確定。我們構造了以iSCSI為核心的IP SAN做為信息資源的存儲系統，它通過交換機將應用服務器與磁盤陣列、磁帶機等設備連接起來，實現了數據的集中管理和備份，將來如果條件許可，完全可以在現有基礎上實現遠程異地災難備份。

2.10 信息安全策略

（1） 信息安全的現狀。缺乏必要的投資，無法防范病毒攻擊。高校房產檔案部門經費不足，很難爭取到必要的安全投資。甚至使用單機版殺毒軟件來應付，而這樣的軟件對于利用網絡漏洞傳播的“沖擊波”等惡性蠕蟲病毒來說根本不起作用，一旦中毒只能全部短網逐臺查殺，嚴重影響業務的正常運行（2） 應對策略。技術層面：部署網絡版殺毒軟件，硬件防火墻，配備或培訓合格的網絡管理員。制度層面：建立嚴格的安全制度，杜絕非法操作。管理層面：經常維護、定期升級、及時發現潛在問題。

參考文獻

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[3]陳霞：《 談網絡環境下房產檔案信息服務模式的構建》，《房產檔案時空》 2007年第4期。