新時期人事檔案管理工作探析

李大榮

摘 要：人事檔案管理在企業日常管理中占據重要位置。人事檔案管理要與企業日常管理保持一致性，在思想上能夠重視人事檔案管理工作的重要性，發揮出人事檔案管理的作用。人事檔案管理是對各項工作進行的考察和記錄，要建立系統規范的人事檔案管理制度不斷適應社會和企業的發展變化，突出人事檔案管理工作的先進性。論文對人事檔案管理工作的重要性及作用進行了深入分析。

關鍵詞：新時期；人事檔案；管理

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案材料內容不準確

現有的檔案材料中存在許多內容前后不符及內容失真的現象。如： “三齡、兩歷、一身份”（出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份，家庭主要成員及重要社會關系等重要信息）記載多樣。出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明。甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高。

1.2 檔案材料不齊全

人事檔案短缺，材料內容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。一些是年度考核表、履歷表短缺。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料，仍在個人手中未能及時收集歸檔。

1.3 人事檔案利用范圍狹窄

提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現狀及傳統的人事檔案管理制度來看，現有的人事檔案利用范圍小，頻率低。隨著企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，事業單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍，提高利用頻率。

2 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是對工作人員進行的有組織性考察，為開展考核提供重要的依據。人事檔案管理發揮的基礎性作用能夠幫助企業開展應聘，對員工的實際情況進行有效的綜合性判斷，或者是通過個人檔案掌握現在員工基本工作信息能夠起到知人善任的效果。企業在制定發展戰略或者決策的過程中都需要人事檔案管理工作起到的輔助性作用。企業內部績效考核等也是人事檔案管理的重要內容。并且與員工的直接利益相關。員工的狀態、績效成績、工作水平等都會記錄到人事檔案當中。通過對人事檔案的查詢能夠對員工做出客觀性的評價，這樣也會增加企業對員工福利待遇設置的科學性。人事檔案能夠反映出企業在不同發展階段的基本情況，較為準確全面地記錄企業的發展狀態。企業會通過人事檔案對政策和信息等進行更改，制定經濟活動計劃的憑證。企業在選任干部的時候人事檔案能夠清晰地反映出員工的各項條件，獲取到最為真實的信息參考。通過人事檔案企業能夠了解到員工的成長，并且能夠挖掘出員工的優勢特點，這對于開展全面的人才培養以及資源分配具有積極意義，更好地實現員工的個人價值。人事檔案管理工作也有助于人力資源管理的優化創新，通過人事檔案管理實現與人力資源管理信息資源的共享，保證人才能夠在合理的范圍內進行流動，實現人力資源配置的最優化。

3 完善新時期人事檔案管理工作的主要措施

人事檔案記錄從業人員的工作經歷、工作能力和工作業績等方面的內容，是了解和管理從業人員的重要信息載體。隨著經濟社會的發展和個人追求的變化，傳統的一份工作干一輩子的現象將越來越少，從業人員的流動性逐漸加大，這就相應地加大了人事檔案管理工作的難度，所以，注重動態管理及管理制度的完善，是人事檔案管理效果相對提升的必然需求。

3.1 加強對人事檔案的動態管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業人員較少，并且要負責人員招聘、培訓、績效考核等方面的內容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動態管理體系構建及完善，需要從信息變動及信息存儲應用等角度進行專項設計，以此實現人事檔案管理效果的相對提升。事業單位的從業人員流動性較大，所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進行調整，對其進行動態管理。首先是人事檔案是從業人員在各個時期、各個階段真實狀態的反應，所以要體現從業人員的受教育水平、專業技術水平等。其次是單位要隨著從業人員個人的發展變化而補充相關資料，例如從業人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態度等方面的資料，讓從業人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業人員在單位所作出的貢獻，例如在人事檔案上記錄從業人員的個人專業技術水平，以及其發明和應用的新技術，讓檔案資料來增添從業人員的個人成就感，并且將讓該項榮譽伴隨從業人員一生。最后是歸納整理從業人員的學歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎資料，同時也是隨著個人的發展而不斷變化的，進而見證從業人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調整人事檔案資料中的內容，可以看到一個準確的、立體的從業人員的信息資料，進而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料，才能夠做到人事檔案的動態管理。

3.2 提高人事檔案的管理水平

在計算機技術的推動下，人事檔案管理要進入信息化管理系統內。首先是企業必須建立起完善的計算機系統，改變傳統的紙質檔案管理方式，逐漸建立從業人員的個人電子檔案，以數字化的方式記錄從業人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調閱，而且提高了檔案資料的安全系數。其次是對檔案信息進行處理，并且建立內部人事檔案網絡，在企業的總公司和分公司進行人事檔案資料的交換，不僅實現了檔案信息資料的資源共享，而且保證個人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴格的檔案管理制度，規定從業人員人事檔案的調取方式，記錄方式，以便后期進行追蹤；二是加強網絡安全建設，設置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現從業人員信息檔案泄露的現象。最后是企業要加強信息化設備的投入數量，并且監管其使用效率，保證授權部門能夠擴充和檢索人事信息，保證人事信息的真實性和準確性，進而為企業推選更多優秀的、合理的內部人才。

3.3 實現人事檔案信息資源的數據化

人事檔案信息資源的數據化是人事檔案發展的需要，必須完善人事檔案信息資源的數據化的發展需要，必須科學合理的應用。當前的人事檔案管理中同時存在著紙質材料和電子文件，因此檔案管理部門需要對兩者進行收集與共管，然后將管理的重點放在信息的存儲與二次開發工作上。這就需要依靠一套標準統一、管理科學、以及設置合理的人事檔案信息化系統，并通過信息維護系統將原始檔案信息和檔案資料錄入微機，最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數據庫，實現人事檔案信息資源的數據化，方便信息的共享。人事檔案資源的數據化必須根據人事檔案發展的要求，必須加強人事檔案信息化建設。

4 結語

人力資源部門在日常工作的過程中，必須更新檔案資料的管理理念，提高對人事檔案的重視程度，并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料，并且根據從業人員信息資料的變化而進行增加或者調整，進而建立一個動態化、實時的全面的個人檔案資料庫，滿足企業對人才資料的多方位、全面的需求。

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