基于辦公自動化的醫院檔案管理策略研究

張芮芮

摘 要：伴隨科學技術的快速發展和網絡應用對大眾生活的影響，辦公自動化也在不斷發展并深刻影響著人們的日常工作和生活。在如今的醫院管理體系下，信息化建設已經基本普及，然而醫院在檔案管理這一領域還尚未形成較為機制化的體系。本文在簡要探討辦公自動化及其在醫院檔案管理中的必要性的基礎上，初步分析了當前我國醫院檔案管理存在的主要問題，并有針對性的提出了基于辦公自動化條件相愛醫院檔案管理的改善策略。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案管理；必要性；主要問題；改善策略

醫院檔案在醫院發展中起著重要作用，它對醫院的發展階段及重大事件做了詳細記錄，保存了較為豐富的醫療科技成果，這些內容對促進醫院基礎設施的良好運作及醫療事業的發展進步具有重要意義。近些年來，隨著醫療體制改革的不斷推進，醫院各方面的管理水平都發生了重要變化，檔案管理工作不斷向自動化、現代化方向發展，檔案管理的工作效率大幅提高。所以，利用辦公自動化對醫院檔案進行高效管理有很強的實際意義。

1 辦公自動化

所謂的辦公自動化，就是指數字化辦公，即通過計算機技術，實現在線傳輸、接收、存儲數據，加快信息之間的傳輸速度，最終達到提高決策效率的功效。換言之，辦公自動化就是破除傳統的手工管理模式，逐步提高醫院檔案管理工作的效率，確保醫院檔案完整科學可靠。辦公自動化主要有以下幾個特點：第一，基本實現了一定范圍內的信息傳輸與共享；第二，對檔案管理工作人員的技術要求更高；第三，醫院檔案存儲的方式不再單一化，除了紙質存儲，還可以通過圖像、影音等形態進行存儲；第四，工作效率明顯提高，醫院檔案涉及方方面面，通過辦公自動化，突破了傳統模式下的某些限制，管理程序更加優化，工作效率更高。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性

2.1 辦公自動化環境下醫院檔案管理更及時、更高效

通過辦公自動化，醫院檔案實現聯網，這也就實現了文書處理與檔案管理的結合。醫院每天的重要文件資料都可以在檔案管理人員的整理分類下成為電子檔案，可以優化工作流程，減少工作失誤與文件遺漏，有利于保證檔案的完整性、及時性。特別是病歷檔案對及時性和準確性的要求更高，通過辦公自動化，醫護人員可以及時了解和掌握病人診療階段和病情演變，及時作出治療診斷。

2.2 辦公自動化環境下醫院檔案管理安全性、穩定性更好

傳統的紙質檔案容易丟失，而且在某些特定條件下還比較容易受損。此外，紙質檔案還容易受到溫度、濕度、以及一些難以避免的自然災害的影響，檔案的完整性不容易得到保證，其占用的空間也較大。相比之下，如果醫院檔案實現了電子化，電子檔案的保存的時間就要長得多，而且檔案的調取、存儲都很方便，可以根據需要以不同的形態進行存儲。同時，基于辦公自動化的電子檔案在傳輸上也更便利，占用的存儲空間也相對較小，不容易受損丟失。

3 當前我國醫院檔案辦公自動化存在的主要問題

3.1 醫院檔案管理信息化管理體系不完善

從現階段來看，醫院在先進醫療設備的引進上投入了大量的費用，但是對檔案的信息化管理工作不太重視，在資金投入上明顯不足，當前醫院檔案的信息化管理體系仍處于初步發展階段，軟硬件設施仍然較為缺乏，檔案信息的存儲、自動化管理還是較為落后，有時候甚至導致患者的病歷資料遭到泄露，嚴重影響醫院聲譽與患者生活。較為高效的醫院檔案自動化管理平臺始終難以搭建起來，一些操作系統也未能及時進行更新。

3.2 缺乏較為完善的辦公自動化系統

從目前醫院辦公自動化系統的發展現狀來看，辦公自動化系統主要存在這樣幾個問題：一是軟件投入相對較少；二是技術水平較為落后；三是管理不善。這三個問題現在已經嚴重影響著辦公自動化水平的提升。此外，由于具體負責醫院辦公自動化系統的團隊不了解醫院的實際需求，使得一些操作系統開發出來后難以適應滿足醫院檔案管理的實際需求，電子檔案管理系統在一定程度上難以與實際需求有效契合。有的時候還會出現醫院不同部門之間的檔案因為要使用不同的系統無法兼容的情況，造成管理混亂。

3.3 相關管理人員專業技能不足

辦公自動化是基于互聯網技術實現的。但是目前我國絕大部分醫院檔案管理人員更習慣傳統方式進行檔案管理操作。盡管很多醫院引進了一些檔案信息管理系統，但由于缺乏相關方面的技能培訓，在專業知識方面較為欠缺，管理人員在運用上不熟練，導致醫院檔案的辦公自動化水平仍然較低，工作效率沒有得到實質性提高。

4 基于辦公自動化的醫院檔案管理的改善策略

4.1 轉變傳統的醫院檔案管理方式

檔案在辦公自動化背景下是相對獨立的，自動化檔案管理更多的以檔案為模塊能更好更直接的進行檔案歸檔。要加強部門之間的合作。檔案的電子化歸檔不僅僅是某一個部門的工作，需要檔案管理部門與網絡技術部門密切配合與合作，所以要在檔案管理方式上進行創新，做好前期的辦公自動化需求調研，在辦公自動化系統中融入前端控制。

4.2 規劃檔案管理自動化標準

盡管在辦公自動化條件下檔案管理較為方便，但仍然需要做到規劃化、統一化，避免出現檔案丟失、被盜等問題。目前醫院檔案管理工作包含整理、收集、保管、編排、統計、檢索等幾個環節。要科學制定一整套較為完善合理的檔案管理工作標準，規范系統文件管理與檔案管理，避免出現越權的現象。此外，對檔案歸檔及相關的處理程序也應該形成一套完整的規范，確保各個環節不出紕漏，確保醫院檔案管理工作規范化。

4.3 提高醫院檔案管理人員專業素質

不論多么完善的系統，多么嚴謹的制度，最終都需要通過人的操作與執行來實現管理工作。隨著我國醫療衛生事業的快速發展，新興技術的不斷涌現，醫院檔案數量和檔案信息都愈來愈龐大而復雜，因此在醫院檔案管理工作中，要注重提高檔案管理人員的專業素質與綜合素養，不斷適應檔案管理工作的新發展。醫院要加強對檔案管理人員的職業技能培訓，為他們提供更豐富的學習機會，儲備高素質醫院檔案管理工作人才，形成一批具有較為過硬的專業素質的檔案管理隊伍。

5 結語

總而言之，醫院檔案管理工作與信息技術的結合是時代發展的必然要求。辦公自動化背景下的醫院檔案管理工作效率會有明顯提高，能夠更好的服務醫院發展。因此，醫院管理層要高度重視醫院檔案的電子化管理對醫院發展的重要意義，轉變傳統的醫院檔案管理模式，建立完善合理的檔案管理工作規范，不斷提高醫院檔案管理人員的專業素養，有效提升醫院檔案管理工作的整體效率，確保醫院檔案的完整性與可靠性。

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