基于辦公自動化系統應用和大數據驅動背景下醫院綜合檔案資源整合的研究

彭韻楊 石繼輝

摘 要：本文從實際與理論出發，對辦公自動化系統應用與大數據分析環境下，醫院綜合檔案資源整合的進行分析。文章從醫院綜合檔案資源整合的技術關鍵點和支撐條件兩方面進行詳細分析，認為辦公自動化系統平臺性多系統整合的特點、辦公自動化系統與大數據運用對檔案資源數據格式標準的要求，數據在系統間的導入與應用要求是進行資源整合的技術關鍵點。認為檔案管理專職人員參與辦公自動化系統的設計，檔案數字化進程的跟進是醫院綜合檔案資源整合的有效推進兩大支撐條件。

關鍵詞：檔案；醫院綜合檔案；辦公自動化系統；大數據；歸檔

醫院綜合檔案管理模式在無紙化辦公技術環境升級與大數據信息資產崛起的影響下產生了深遠的變革，為醫院綜合檔案的前端控制管理的實現提供了更充足的操作空間，大數據技術的支持與驅動為開發檔案資源價值提供了新的途徑，而新技術的產生與應用帶來了電子公文歸檔的新挑戰。

辦公自動化系統（Office Automation System，以下簡稱OA系統）與大數據技術進入醫院信息系統領域已有不少的實踐與探索，并建立起了系統的體系理論與評價指標，學術界的討論也很多，但絕大部分的實踐都集中在醫院電子病歷領域，在醫院綜合檔案的研究與實踐較少。而醫院綜合檔案涉及行政系統整體，涵蓋醫政管理、醫療改革、醫療法律等多方面，信息容量豐富，價值巨大[1]。本文根據OA系統應用的實際與大數據的應用驅動，就醫院綜合檔案資源整合需要克服的關鍵技術與所需的支撐條件進行論述，以填補該研究方向的空白。

1 醫院檔案資源整合需要克服的關鍵技術點

1.1 OA系統平臺性多系統整合的特點

OA系統現如今的發展已經可以實現多系統的集合，即OA系統自帶的文件處理等系統外，OA系統還提供了標準的插件規范、應用開發接口和數據交換接口，可以使其他應用系統在OA系統平臺上進行無縫聯結[2]。以醫院OA系統為例，在OA平臺上連接有各類臨床監測數據上報系統、科研系統、人事系統、財務系統等多種專業系統，從對接性的角度分析，OA系統的平臺性為專業檔案管理系統與醫院OA系統的有效聯結提供了良好的機遇，但是醫政、科研、人事、財務等都會產生檔案文件，都是醫院綜合檔案管理的范疇，因此在實現檔案管理系統與醫院OA系統對接的基礎上，兼顧實現檔案管理系統與上其他多個專業系統的對接，完成元數據的傳輸與導入，是實現醫院檔案資源整合要解決的關鍵技術點。

1.2 OA系統與大數據運用對檔案資源數據格式標準的要求

當前市場上的OA系統發開與設計大部分不包括專業檔案管理的流程，檔案管理的操作均是由外接專業檔案管理系統完成，通過數據傳輸與導入進行對接。從檔案生命周期理論可知，電子公文的處理與流轉過程屬于檔案前端控制的范圍，是在OA系統中進行操作，而電子公文歸檔后著錄、編目等過程多由專業的檔案管理系統完成，如GD2016。不同的系統對自身所處理的數據標準與通行格式有著不同的要求，如文本格式現行通用的辦公格式就有doc、docx、txt、wps、ceb、pdf等多達數十種格式，格式種類繁多，在進行檔案歸檔時必須強制將其轉為標準化的保存格式，保證數據在兩個系統中都是可讀取的格式，以便進行后期的檔案管理、數據分析與深入編研等工作。另一方面，要實現檔案數據的大數據分析，其元數據必須是可分析的數據格式[3-4]。

因此，OA系統數據標準格式、檔案專業管理軟件數據標準格式以及大數據分析應用的數據標準格式對實現醫院綜合資源的整合提出了通用數據格式上的要求。

1.3 數據在系統間的導入與應用要求

要實現檔案資源的整合，必須要實現OA系統與檔案管理系統之間的有效聯結。但目前市場上，OA系統與檔案管理系統多為獨立的兩個系統，即OA系統的開發中不包含文件歸檔后的專業檔案管理的部分，而專業的檔案管理軟件多為單機版軟件，這就意味著OA系統與檔案管理系統之間必然存在一個元數據在OA系統導出后再導入檔案管理系統的過程，而這一過程的存在，就要求必須創建OA系統與檔案管理系統均能識別的數據庫格式[5]。

2 醫院檔案資源信息化整合需要的支撐條件

2.1 檔案專職人員參與到OA系統的設計

在檔案管理方面，國家及各省市制定了系統的法律、行政法規與條例標準，針對電子文件，有著《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）等系列標準規范。而OA系統屬于綜合的系統平臺，電子公文歸檔的整理、編目、編號、著錄等標準要求與OA系統的處理流轉的過程與需求必然有著差異。要使OA系統與檔案管理系統之間實現有效的整合，檔案室的專職人員必須參與到OA系統的設計當中，同時解決好以下關鍵點：1.在文件處理與預歸檔過程中融入檔案管理的要求，即檔案形成的前端過程中。2.不同系統間數據庫導入的設計，保證導入后數據的一致與可讀。3.做好OA系統保密與權限的設計。不同級別的職工在文件處理過程中的權限應當有所區別，如可查看，可修改，可下載的權限，保證數據的公開性與保密性[6]。

2.2 檔案數字化進程的跟進

大數據分析對數據格式是有要求的，在當前環境下，要實現檔案資源的整合，需要“盤活沉睡的”檔案資源。具體來說，即應當“存量數字化、增量電子化”的檔案信息化戰略發展規劃進行。通過數字化的過程，使過去已經產生的紙質檔案等不能被計算機識別的檔案資料，轉換成計算機的可讀數據，在數字化的基礎上逐步推進數據化的分析與應用。而對于新產生的檔案，尤其是應用OA系統后，使新產生的電子公文檔案的信息可直接存儲在可分析的數據庫中，最終實現電子公文檔案在成熟度，健康度，存儲程度，管理方式，應用范圍等全方位的提升。

參考文獻

[1]彭韻楊，熊建芳，石繼輝.數字化時代醫院綜合檔案資源開發的探討[J].現代醫藥衛生，2016，32（24）：3899-3900.

[2]蘇冠賢.辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合模式研究[J].檔案學研究，2017（05）：86-91.

[3]張長水. 探討事業單位檔案網絡化動態管理[J]. 辦公室業務，2012，（17）：38-39.

[4]鮑凌云，劉文云. 云計算在電子政務系統中的應用研究[J]. 現代情報，2011，31（04）：170-173.

[5]胡靜.OA辦公系統在醫院檔案管理中的應用策略[J].管理觀察，2016（31）：180-181+184.

[6]李理.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫學信息文摘，2015，15（78）：178+174.

作者簡介

彭韻楊（1989-），女，廣西梧州人，漢族，碩士，現有職稱：助理館員，研究方向：檔案信息化；醫院檔案管理