淺談數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

李晶文

摘 要：隨著現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)的發(fā)展，在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中實(shí)施的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的越來(lái)越廣泛，且房地產(chǎn)行業(yè)迅速發(fā)展的今天，實(shí)施相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案的管理顯得尤為重要，在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中具有規(guī)模大、數(shù)量多及繁復(fù)等特點(diǎn)，因此在檔案管理中實(shí)施數(shù)字化技術(shù)顯得尤為必要，不僅能提高檔案管理的質(zhì)量，還能節(jié)省大量的工作時(shí)間，提高工作效率。因此，在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，為了分析數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用，筆者針對(duì)數(shù)字化技術(shù)實(shí)施的意義、房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)檔案管理；應(yīng)用途徑

房地產(chǎn)檔案主要是指房地產(chǎn)行政管理部門實(shí)施的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況、使用土地狀況等的用在房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地、房地產(chǎn)交易買賣、房地產(chǎn)發(fā)證登記等方面的管理方式，以往的房地產(chǎn)檔案一般使用計(jì)算材料、文字材料、照片、圖紙及圖表等進(jìn)行存放，但隨著近年來(lái)房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展及興起[1]，給房地產(chǎn)檔案管理帶來(lái)了較大的難度，因此，在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中實(shí)施相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)顯得尤為重要。本次分析首先針對(duì)數(shù)字化技術(shù)對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理實(shí)施的意義進(jìn)行了分析，繼而提出了房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的途徑。

1 在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中實(shí)施數(shù)字化技術(shù)的意義

在房地產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中實(shí)施數(shù)字化技術(shù)具有較為積極的促進(jìn)意義，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：a.以往的房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中需要解決問(wèn)題的時(shí)候一般考工作人員根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)、分類將檔案的存儲(chǔ)位置找出來(lái)，再根據(jù)目錄中的信息至庫(kù)房取出檔案進(jìn)行查閱或應(yīng)用，耗費(fèi)了大量的時(shí)間及精力，使得檔案管理工作效率降低，無(wú)法滿足現(xiàn)階段現(xiàn)階段發(fā)展迅速的房地產(chǎn)檔案的使用需求，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)只需將檔案的編號(hào)輸入檢索即可進(jìn)行查閱，很大程度上節(jié)約了工作時(shí)間，提高了工作效率。b.使得檢索變得多樣化：在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中實(shí)施數(shù)字化技術(shù)能為應(yīng)用者提供較多的查閱方式，增加了數(shù)字化檔案管理的查詢渠道，只要在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入相應(yīng)的指令，選擇最合適的查詢途徑即可找出相關(guān)檔案進(jìn)行查閱。c.提高了房地產(chǎn)檔案管理的安全性：在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中能夠查閱檔案檢索的只有檔案查詢這一個(gè)端口，管理人員通過(guò)設(shè)定權(quán)限，對(duì)使用檔案管理系統(tǒng)的使用者身份信息進(jìn)行驗(yàn)證后，限制使用者查閱檔案的內(nèi)容[2]，提高了房地產(chǎn)檔案管理的安全性。d.提高了統(tǒng)計(jì)工作的效率及準(zhǔn)確性：在使用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中為了提高檔案數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性需要對(duì)房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)，借助計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)全面統(tǒng)計(jì)所有檔案，縮短了工組人員人工統(tǒng)計(jì)檔案的時(shí)間，提高了檔案管理人員的工作效率，提高了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)施房地產(chǎn)檔案管理的途徑

2.1 房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)分析

在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中具有一定的特點(diǎn)，首先房地產(chǎn)檔案管理具有專業(yè)性，房地產(chǎn)檔案專業(yè)部門只負(fù)責(zé)等級(jí)管理房地產(chǎn)的檔案，任何部門均不具備代理辦理的權(quán)利，房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理專業(yè)性較強(qiáng)，主要內(nèi)容為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)屬狀況、房地產(chǎn)的位置面積，在檔案管理過(guò)程中的文件名稱、填寫形式具有較強(qiáng)的專業(yè)性[3]；房地產(chǎn)檔案管理還具有動(dòng)態(tài)性，房地產(chǎn)檔案管理是根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策的變化而變化的，房地產(chǎn)檔案內(nèi)容可能隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整，因此房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)在進(jìn)行檔案管理中應(yīng)保證原始記錄及后續(xù)的變更記錄的可信度，保證動(dòng)態(tài)變化的信息的真實(shí)性；最后房地產(chǎn)檔案管理具有房地合一的特點(diǎn)，房地產(chǎn)檔案登記及管理應(yīng)保證房屋的所有權(quán)及房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)的高度統(tǒng)一性，因此還應(yīng)保證土地與房屋檔案的完整性，不能破壞房地產(chǎn)檔案之間的聯(lián)系[4]。

2.2 在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的途徑

2.2.1 建立完善的檔案管理相關(guān)制度及管理體系

在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)的檔案管理過(guò)程中應(yīng)針對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行相應(yīng)的加密分類、劃控，針對(duì)機(jī)密且具有一定敏感性的文件及信息進(jìn)行加密并脫機(jī)存儲(chǔ)，減少文件及檔案的篡改、盜用及毀壞現(xiàn)象，針對(duì)檔案管理實(shí)施嚴(yán)格的管理制度，嚴(yán)格管理及控制檔案的操作權(quán)限、使用規(guī)范、責(zé)任及監(jiān)督等方面，建立健全的數(shù)字檔案管理記錄系統(tǒng)，保證數(shù)字檔案在應(yīng)用過(guò)程中不被篡改及竊取，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新及實(shí)施，針對(duì)每一份數(shù)字檔案形成及管理等信息進(jìn)行統(tǒng)一記錄，提高數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理的真實(shí)性及可靠性[5]。

2.3 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用

在檔案檢索過(guò)程中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)只需要將需要檢索的內(nèi)容輸入進(jìn)去，數(shù)據(jù)庫(kù)就能自動(dòng)進(jìn)行查詢及檢索，最后獲得準(zhǔn)確的結(jié)果，節(jié)約了傳統(tǒng)人工管理過(guò)程中的查詢時(shí)間，且檔案的檢索與查詢不受時(shí)間及空間的影響，提高了房地產(chǎn)檔案管理的價(jià)值及效率。數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中還在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面存在較大的應(yīng)用，為了保證房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中數(shù)據(jù)的真實(shí)有效應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，檔案管理過(guò)程中通過(guò)實(shí)施數(shù)字化技術(shù)劃分各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施權(quán)限設(shè)置，提高了房地產(chǎn)檔案管理的安全性及管理效果[6]。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理及統(tǒng)計(jì)過(guò)程中的應(yīng)用，在日漸壯大及發(fā)展起來(lái)的房地產(chǎn)行業(yè)中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理主要針對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類及合理的編制，減少由于紙質(zhì)形式檔案存儲(chǔ)過(guò)程中產(chǎn)生意外事件導(dǎo)致的檔案受損現(xiàn)象的出現(xiàn)，在房地產(chǎn)檔案管理及統(tǒng)計(jì)過(guò)程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)能保證檔案信息的完整性，提高統(tǒng)計(jì)效率。數(shù)字化技術(shù)在檔案分析中的應(yīng)用主要是指通過(guò)整理及分析檔案收集有效的信息，相對(duì)于傳統(tǒng)分析比較的方式來(lái)說(shuō)分析出的結(jié)果更具精確性，提高了房地產(chǎn)檔案管理的利用效率，輔助了房地產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。

3.結(jié)語(yǔ)

在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是符合現(xiàn)階段數(shù)字化、信息化技術(shù)發(fā)展需求的，在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)主要通過(guò)在房地產(chǎn)檔案的檢索及查詢過(guò)程中、在房地產(chǎn)檔案管理的系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置過(guò)程中、在房地產(chǎn)檔案管理的統(tǒng)計(jì)過(guò)程中及在房地產(chǎn)檔案管理的分析過(guò)程中進(jìn)行應(yīng)用，提高現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案管理的有效率，保證檔案管理的安全性。

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