流動人員人事檔案管理信息化建設

陳妮

摘 要：隨著我國沿海城市的發展與高校的不斷擴招，人才流動愈加頻繁，相關檔案的管理越加復雜，傳統的流動人員人事檔案管理方式已經不能滿足時代發展的需要，流動人員人事檔案管理信息化已經成為人事檔案管理工作的發展趨勢。目前來看，我國流動人員人事檔案管理信息化建設仍舊面臨許多的問題，本文針對這些問題提出了有效建議，有利于人事檔案管理的可持續發展，有利于加強流動人員人事檔案管理的信息化建設。

關鍵詞：流動人員；人事檔案管理；信息化建設

為了更好的服務社會市場經濟，流動人員人事檔案管理信息化建設是必然趨勢，人事檔案管理歷史悠久，但目前的管理模式已經不適應社會發展，為此，本文通過分析人事檔案管理目前信息化應用的特點、優勢，通過分析目前淺層面的信息化建設存在的問題，提出了針對性的加強人事檔案信息化管理的對策。

1 人事檔案信息化管理的應用

人事檔案信息化是將紙質版檔案轉化為多層面的綜合檔案信息系統，從而可以運用信息技術進行檔案信息資源處置、管理和使用。人事檔案信息化的基礎是網絡化、數字化和標準化。通過掃描儀、照相機等電子設備將需要的檔案信息數字化輸入計算機管理系統，輸入的資料統一標準，檔案內容統一分類、排序并且實施區域內管理模式。網絡化是利用互聯網跨地域進行信息傳輸、共享和管理，從而達到跨距離的檔案統一管理，提供更多的數據分析功能，適應市場經濟的發展。

人事檔案信息化管理的實際應用可以分為幾個方面。第一、建立檔案信息標準化數據庫，這是實現信息資源數據化、網絡化的基礎。第二、系統數據庫和網絡聯動，提高資源共享程度。第三、個人信用檔案，為政府、企業、個人在社會經濟往來中提供真實資料，約束流動人員的行為，創造社會誠信的氛圍。第四、人事檔案知情權，人事檔案部分內容需要保密，但是個人有對自己檔案的知情權，人事檔案管理系統可以部分開放對個人的使用權限，個人可以了解自己的人事檔案，譬如，檔案所在地，檔案轉移記錄。從而保證檔案與實際經歷一致，更有效的保障人民利益。

2 人事檔案信息化管理特點與優勢

流動人員人事檔案信息化管理的特點就是數字化、網絡化、信息化。其應用極大地提高了管理效率，相對于傳統人工檔案管理方式來說，信息化管理具備以下幾個特點。第一、快速的信息輸入方式極大的降低了檔案管理人員的工作強度，檔案的實時更新、變動需要管理人員及時錄入信息保證檔案完整，快速的信息錄入使工作人員能輕松處理。第二、數字化的信息處理功能可以自動完成檔案的數據處理，降低管理時間成本，保證檔案信息的完整。第三、信息化管理的搜索功能能夠快速查詢信息，為企業、政府提供真實信息，提高決策科學性。第四、流動人員人事檔案信息化的存儲功能可以幫助解決人事糾紛，避免丟失人事信息的同時也有利于促進勞動合同的執行。第五、信息化管理的保密功能保護了人事檔案，只有一定權限的人才能查閱人事檔案，保證信息不會泄密。第六、檔案的信息化管理能夠及時提醒員工何時退休、薪酬的調整等，督促企業保障員工福利。

3 流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題

3.1 信息化建設資金投入不足

流動人員檔案信息管理涉及大量數據的存儲、分析、共享，需要一定質量的電子設備，而社會服務屬性的檔案管理單位依靠政府撥款難以購入高水平的設備，無法滿足信息化建設的資金需求，也造成單位的硬件設備落后，而在實際采購設備的工作中，因為不了解信息化建設的需要，導致購買的設備與實際需求不符，資金浪費嚴重，設備配置不合理。因而導致人事檔案信息化建設水平的難以提高。

3.2 信息化人才缺乏

人事檔案管理部門的人員隊伍依舊是傳統管理人員，這些工作人員受自身技術和思維的局限，缺乏信息化方面的專業知識與專業技能，也缺乏信息化管理的思維。因此在實際管理工作中，管理部門會將項目外包出去，從而無法把握整個信息化檔案管理工作。

3.3 缺乏法律法規支持

目前來說，關于流動人員人事檔案信息化的相關法規較少，不同的地區檔案信息化管理建設存在差異，發達地區與偏遠地區的管理的需求也不相同。相關的法律法規需要考慮不同地區的特點。而一些地方使用的相關規范盲目的沿用上級標準，沒有結合地區的實際情況，造成相關的流動人員檔案信息化規范和標準缺乏可操作性。

3.4 信息資源利用不足

流動人員人事檔案信息化管理的一大優勢就是信息資源的充分利用，在大數據時代，利用數據分析手段對檔案信息資源進行充分分析，有利于相關管理部門做出科學的決策，但是目前來說，這一信息資源的利用仍處于淺層，相關數據分析技術沒有得到運用，也沒有對相關資源的共享、分析和整理進行及時的管理。信息技術的運用局限于數據的錄入和傳送，沒有得到深層次的挖掘。

4 加強流動人員人事檔案信息化管理建設的對策

4.1 增加資金投入

地方政府與相關部門應該提高對流動人員人事檔案信息化管理建設的資金投入，單位也可以充分調動社會各方面的支持，籌集更多的資金用于信息化管理的建設。科學規劃合理購買相關設備，優化基礎硬件設施配置。缺乏資金時，可以優先購入重要的基礎設備，考慮檔案管理的工作需要，不購入多余、低性價比的設備。同時，應該保證新設備的有效運用和舊設備的充分使用。

4.2 提高信息化人才專業素質

有效組織建設單位的人才隊伍，提高管理人員的工作專業素質。第一、組織檔案管理人員進行專業知識的培訓、開展講座。第二、完善從業人員的從業資質。第三、利用研討會、交流會組織工作人員互相學習、交流。開展日常工作總結，在交流分享中提高工作人員的管理經驗與技能。第四、與高校聯動合作，高校應該根據時代的發展培養高素質的人才，在相關專業的課程中增加計算機課程、信息化技術課程，為企事業單位提供更多的專業信息化檔案管理人才。

4.3 建全信息化法律法規建設

相關單位應該盡快出臺相應法律法規，針對人事檔案管理的特點，針對地區的管理水平與特征制定科學合理的人事檔案信息化管理規范，明確具體管理對象以及相關的權利義務和法律責任，提供法律保障。地方法規應針對區域內的檔案管理特點，找到地區信息化法規的空白，提升法規的可操作性，全面構建一個可行性強、實效性強的流人員人事檔案信息管理法律法規體系。

4.4 加強檔案信息資源的開發利用

流動人員檔案信息化管理建設除了提高管理效率，更重要的是信息資源的開發和利用。所以，應該提高信息技術在檔案管理中的應用水平，建立數據庫，對信息進行科學合理的歸類整理，運用大數據分析技術，針對性的做出分析報告，為解決相關經濟、學術等問題提供有效數據依據。運用高效的數字轉化設備，大批量的對紙質檔案進行數字化轉化。通過建立統一的數字化格式標準，構建整合的信息管理平臺及系統，提高檔案信息的利用效率。

5 結束語

綜上，通過對流動人員人事檔案信息庫的建設，相關信息化標準規范的制定，以及檔案信息化人才隊伍的建設。從而提高了檔案管理和利用的現代化水平和層次，避免了檔案傳遞過程中的私拆、私改等問題的出現，擴寬了人事管理和人才服務的空間，實現人才的合理配置、有序流動，信息化建設有助于檔案的動態管理，確保檔案價值。

參考文獻

[1]周忠生.淺析流動人員人事檔案信息化管理[J].黑龍江檔案，2016（03）：94.

[2]李全喜.流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題與對策[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017（06）：11-12.

[3]李曉玲.淺議流動人員人事檔案信息化建設[J].辦公室業務，2016（08）：153.

[4]管建輝.流動人員人事檔案信息化管理和應用[J].黨史博采（理論），2017（06）：50-51.