提升檔案管理效率的措施探究

王立春

摘 要：當前階段我國檔案管理工作所面臨的一個重要內容就是管理效率的提升，檔案管理效率的提升是一個國家軟實力提升的需求，也是當前的信息化社會發展的必然需求。本文中，筆者結合自身實際工作經驗，分析了當前提高檔案管理效率的必要性，同時也闡述了提高檔案管理工作效率的具體方法。

關鍵詞：檔案管理；效率；提升；措施

隨著社會的不斷發展，人們對檔案信息的需求量不斷增長，同時也對檔案信息的精細化程度提出了更高的要求。這就要求我們需要從實際出發，利用科學手段，提升檔案管理的效率。同時，檔案管理也是黨和國家工作中的一項重點內容，提升檔案管理的效率也是貫徹落實科學發展觀的重要體現，同時也對我國的經濟發展有著重要的意義。

一、提高檔案管理效率的必要性分析

1、提高檔案管理的效率是提升國家文化軟實力的需求

隨著國際競爭的不斷加劇，人們逐漸認識到文化在提升綜合國力與民族凝聚力方面的重要作用。檔案是一個國家歷史的記憶，是文化的見證者，也是寶貴的文化財富，對我國的社會主義進程的推動有著重要的作用。檔案是對歷史最根本的記錄，能夠真實客觀地反映出一個國家在歷史進程中所發生的一切，與其他類型的信息資源相比，檔案有著最直接的說服力，同時也是社會意識最有力的證據[1]。此外，檔案會涉及到社會發展的方方面面，涵蓋了一個國家的政治、經濟、文化，是民族文化的最根本集中體現，也是一個國家文化發展的最根本保證。對某個區域而言，檔案管理對地區性文化內涵與文化品位的提升都有著重要的作用。

2、提高檔案管理科學化水平是順應信息化發展趨勢的需要自上世紀 90 年代開始，互聯網在我國蓬勃發展，最近幾年隨著 4G 通訊技術與無線網絡技術的發展，我國已經全面進入了移動互聯時代。截止到目前，我國通過手機與無線網絡上網的網民數量已經突破了 3 億，寬帶覆蓋率也大幅度提升。信息科技的不斷發展為檔案管理工作效率的提升提供了新的物質基礎。信息科技在檔案管理中的應用極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，促進了檔案管理的應用與傳播向著科學化、系統化與數字化方向不斷發展。此外，隨著科學技術在檔案管理中的不斷運用，人們對檔案信息的需求不斷提升，同時隨著社會改革的不斷深入，政府部門賦予了公眾更多的知情權，這就使得檔案管理所承擔的社會責任越來越大。面對這些新情況，檔案管理必須充分利用先進的信息科技，不斷提升檔案管理的效率，根據人民群眾的需求，不斷造福社會與人民。

3、提高檔案管理科學化水平是推動檔案工作健康發展的需要檔案管理在我國已經有了較長的發展歷史，同時其覆蓋的范圍也逐漸變廣，但從總體來看，當前在檔案管理方面還有著許多問題亟待解決，主要包括以下幾個方面：第一，檔案管理的信息化水平較低。當前在我國的企事業單位中，許多部門的檔案管理還依然停留在手工管理的階段，雖然信息技術已經較為成熟，但是使用的應用軟件數量較少，不僅導致了檔案管理的效率較低，也導致了檔案管理的安全性較差。第二，檔案管理的從業人員素質較差。在事業單位中，檔案管理部門大多屬于附屬部門，并不能帶來直接的經濟效益，因此，單位不愿意為其配備高素質人才，從而制約了檔案管理效率的提升以及在未來的發展。第三，檔案管理的制度不完善。在許多基層單位當中，檔案管理較為隨意，缺乏規范化與制度化管理，從而導致檔案混亂、丟失等現象頻頻發生，嚴重影響了檔案管理的效率。

二、提高檔案管理效率的措施總結

1、強化科學發展觀念

提高檔案管理的效率是貫徹與落實科學發展觀的最根本體現，在當前的檔案管理工作中，我們首先要擯棄落后的思想觀念，并集中全力解決當前階段檔案管理工作中所存在的問題。同時，檔案管理的一個重要思想觀念就是服務意識，從根本上來說進行檔案管理的最根本目的就是為了服務社會。因此，檔案管理工作需要不斷地深入社會，對各種需求信息進行了解與歸納，從而提供具有針對性的檔案信息。

2、加強信息技術在檔案管理中的應用

當今信息技術的發展日新月異，人們逐漸認識到其在實際工作中的價值，信息技術被不斷地運用到各行各業中。檔案管理工作具有較強的邏輯性，如果在檔案管理中不斷加強信息技術的利用可以在很大程度上提高檔案管理的效率。當前檔案管理的信息化技術運用主要涵蓋以下幾個方面：首先是應用軟件的開發，雖然信息技術已經被應用在檔案管理中，但在實際的運用中相關的運用軟件極度缺乏，例如檔案編排、存儲與歸檔軟件目前都還沒有；其次，應該建設統一的信息共享平臺，信息技術的一個最根本特點就是便捷性，通過信息共享平臺，系統內的各個組成部分都可以隨時對檔案進行查閱，能極大地提高檔案管理的效率；最后，應該加強電子檔案的運用，傳統的紙質檔案不僅需要占用一定的物理存儲空間，同時也不易保管，而電子檔案則較為完美地解決了這些問題，但在電子檔案的管理中，我們需要加強安全保密技術的運用，防止檔案外泄。

3、完善相應的制度體系加強檔案管理的運行機制與相關制度是提高檔案管理效率的最根本的制度保障，制度的完善需要從宏觀與微觀兩個方面進行，不斷完善檔案管理的相關法律法規與相應的規章制度。從政府層面來說，需要將檔案管理納入到政府部門的績效考核制度中去，使得檔案管理與實際利益相關聯，從而使得檔案管理的制度化建設能夠順利實現。而對于某個部門來說，應該不斷強調檔案管理的重要性，不斷加強規范化制度的建設，同時應該制定工作責任制，為檔案管理的效率提升創造良好的制度環境。

4、提高從業人員的素質如今的檔案管理員已不再等同于過去的倉庫保管員了，隨著檔案管理專業細分的不斷深入，對從業人員的素質提出了更高的要求，同時信息技術的不斷運用也需要引進高素質的人才。信息化背景下的檔案管理人員不僅需要具有檔案管理專業技能，還需要掌握現代化的信息科技與管理技能。此外，檔案管理人員亦需要具有與時俱進的創新意識，在實際工作中不斷地探索提高檔案管理效率的方法。

參考文獻

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