高職院校歸檔電子文件資源建設的路徑研究

摘 要： 隨著信息化技術的不斷發展，電子辦公已經成為一種新型的辦公方式。電子文件成為新式的信息儲存載體，被各界所廣泛使用。高職院校在社會的影響下，開始利用電子文件進行信息傳遞，讓學校的教學、科研等工作通過信息化的方式進行開展。電子文件為高職院校辦公提供了便利，但是也給高職院校的文件歸檔工作提出了難題。因此，高職院校要在電子文件歸檔工作中進行多方面的調整，找出符合學校教育發展的歸檔方法，提高學校的工作水平。

關鍵詞： 電子文件；歸檔；高職院校

電子文件是在信息化時代，以磁帶、光盤等數碼設備為載體，用電子計算機進行讀取、操作、傳送的文件形式。電子文件具有紙質文件所沒有的多種優勢，例如電子文件的共享性高，不受時間、空間約束，只要有網絡即可操作。電子文件不需要實際的存儲空間，只是保存在數碼載體中，提高了信息的利用率。高職院校使用電子文件進行辦公，縮短了文件傳輸時間，節約了紙張，工作效率提升了很多。

一、 高職院校歸檔電子文件資源遇見的問題

（一） 歸檔管理制度不完善

在高職院校的電子文件歸檔工作中，存在著管理制度不完善的現象，各個環節權責不清，出現問題無法及時找到負責人。一些部門覺得歸檔工作任務量大、任務難度高，不能主動去承擔歸檔工作。另一些部門使用的歸檔觀念不正確，將與紙質文件有關聯的電子文件進行歸檔，無關聯的則放到一旁，不作處理。還有些部門歸檔方法不正確，將紙質文件的歸檔方法誤用到電子文件歸檔上，造成了文件的混亂。在不完善的管理制度下，歸檔觀念、方法都沒有明確的標準，歸檔工作全憑工作部門的自主意愿操作，有很大的隨意性，同時對文件的后續工作也有很大的影響。

（二） 電子文件的收集難度高

隨著網絡技術的發展，高職院校已經被校園網全面覆蓋。網絡傳輸帶來方便的同時也給文件的收集工作帶來了問題。學校的傳發部不用進行紙質文件的傳送，各個部門、教師直接利用校園網即可接收文件。各部門在接收后會進行打印，進行紙質文件的存檔，但是對網上的電子文件卻視而不見。有的部門在電子文件制作的時候步驟精細、管理嚴格，但是絲毫沒有意識到電子文件的歸檔問題。還有的部門計算機設施不好，存儲不了過多的電子文件，隨著時間的推移，新文件逐漸將舊文件覆蓋，讓一些有重要價值需要歸檔的電子文件被刪除。

（三） 電子文件的真實性、可靠性低

紙質文件上面有部門負責人簽名、學校公章印記，能保證文件的真實性和有效性。在后期出現疑問時，還可以進行查閱，起到一個歷史記錄的作用。電子文件存儲在網上，文件的內容和保存格式經常會發生變化，可能因為設備問題或者網絡問題造成文件的損壞，可能因為黑客的攻擊造成文件的丟失，還可能在傳輸的過程中被人截取進行改動，真實性和可靠性大大降低。電子文件的真實性和可靠性的考證是歸檔工作中最大的問題，直接影響著歸檔工作的成敗。

二、 高職院校歸檔電子文件工作的對策

（一） 建立完善的歸檔制度

高職院校要建立健全的歸檔制度，各個環節要權責分明，要有專人負責，專人監督，形成一個完整的歸檔過程。要遵循國家的電子文件管理標準，結合本校的實際情況，創新出發揚本校特色的文件歸檔標準，讓各個部門在進行歸檔時有統一的標準作參考。要對進行歸檔工作的各個部門進行定期的考察，解決各個部門在歸檔中遇見的問題，讓各個部門了解學校對電子文件歸檔工作的重視，從而樹立正確的文件歸檔觀念。各個部門使用的電子設備不同，要提出一個公用的標準格式，讓電子文件在每個部門都能正確的被讀取和應用。還可以建立獎勵機制，對歸檔工作做得好的部門進行獎勵，以優秀部門為榜樣，帶動其他部門更好的進行電子文件的歸檔工作。

（二） 創造安全的歸檔工作環境

電子文件在歸檔工作中，要有安全的工作環境。電子文件受到的危險主要有兩種，一種是外部網絡攻擊，一種是內部操作問題。外部的網絡攻擊是指黑客或者學校的競爭對手對電子文件進行攻擊、竊取、更改，讓電子文件無法發揮作用，對付這種危險主要是以預防為主，在校園網設置防火墻系統，進入校園網要輸入相應的身份信息，減少外部人員進入校園網的可能。電子文件要進行加密，電子文件不能交叉觀看，只能查閱、瀏覽自己部門的文件。進行電子文件操作時要有相應的權限，只有權限足夠才能進行使用、更改。內部操作問題是指工作人員錯誤性的操作或者是網絡病毒對文件的感染，為了避免這種情況的發生，要在文件操作系統中加入實時報存的功能，減少工作人員因失誤造成的麻煩。還要培養工作人員的責任意識，在操作前要考慮清楚步驟，出現問題要及時找出原因，不能在電腦上查看校外網站，減少沾染病毒的風險。

（三） 采用新型的文件歸檔方式

在學校信息的發送中，要注意各個部門進行協調，在工作上互相幫助。文件編寫部門要咨詢好整理部門文件的適用格式，為文件傳輸創造流暢的通道。文件整理部門接受文件后，要注意對電子文件進行編號，做好文件的區分和歸類，避免出現文件重復整理的情況。雙方的合作目標一致，各自做好自己的本職工作，提高了文件歸檔的工作效率。針對那些沒有紙質文件對應的電子文件，要查找出編寫部門，重新進行文件歸檔，保護電子文檔的應用價值。在電子文件的使用下，不能忽略紙質文件的功能與重要性，要引導部門兩種方式結合使用，發揮出兩種文件的聯合優勢。

電子文件在高職學校的使用范圍越來越廣，受眾越來愈多，但是在文件歸檔工作上也有許多問題。高職院校要建立健全的歸檔制度、創造安全的歸檔工作環境、采用新型的文件歸檔方式，用現代化的眼光看待電子文件，利用新技術，提高學校的工作水平，才能讓學校在高職教育的路上越走越遠。

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作者簡介： 呂鵬，湖南省衡陽市，湖南環境生物職業技術學院公共基礎課部。