淺談檔案信息化建設工作

王慶豐

摘 要：信息技術的發展為檔案管理水平的提升提供了有力支持，但是信息化建設工作也面臨種種難題，本文通過分析檔案信息化建設的必要性、當前檔案信息化建設的現狀和檔案信息化發展過程中的問題，提出加強檔案信息化建設的建議，為有效發揮檔案的應有作用提供借鑒。

關鍵詞：檔案 信息化建設 數字化 安全保護

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，在發展目標中明確提出到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，其中對于檔案管理信息化提出：全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。可見，信息化建設已成為當今檔案工作發展的趨勢。不僅國家綜合檔案館，各個檔案室也要加快檔案信息化建設的步伐。

一、檔案信息化建設的必要性

檔案保管開發利用等工作長期以來都是遵循著固定的模式，但是隨著科學技術的迅速發展，各個行業都開始向信息化發展，人們對于檔案行業也提出了新要求，原有的檔案管理理論和模式已很難適應新任務和新環境下人們的信息需求。

檔案作為信息化時代的重要組成部分，檔案館和檔案室是最有價值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調整，加快檔案信息化建設步伐，能夠更好地去適應社會發展的形式。

二、檔案信息化建設的現狀

由于各地經濟發展水平不同，各地的信息化建設速度也存在較大的差距。經濟發達地區不僅信息化程度高，而且有的已經被評為“全國示范數字檔案室館”或“全國示范數字檔案室”，但是大部分地區信息化建設才剛剛起步，市級及以上綜合檔案館還算可以，但是縣級綜合檔案館及絕大多數檔案室基本上只是建立了機讀目錄數據庫，離檔案管理信息化還有較大的差距。

三、信息化建設過程中存在的問題

1.對檔案信息化的認識不足

隨著國家和地方對檔案信息化的重視，檔案信息化逐步被大家所熟識，但是對于檔案信息化的重要性認識還是有些不足，各級國家綜合檔案館的相對較好，但是大多數檔案室卻不盡人意，多數檔案管理者對檔案的管理都還基本上停留在對本單位產生的檔案進行歸檔管理的層面上，加快檔案信息化建設更是無從談起。

2.檔案數字化率較低

檔案信息化建設的核心是檔案數字化，對于檔案信息化來說，數據就是一切，就是檔案信息化的生命，而檔案數字化工作就是產生檔案數據的必要手段。目前，就山東省而言，省檔案館和部分市直檔案館的數字化率均相對較高，但是也有的地市檔案館的數字化工作剛剛起步，縣級檔案館和絕大多數檔案室的數字化工作很多都還未開始。

3.信息化專業人員缺乏

目前，許多檔案館，尤其是檔案室信息化專業人員相當匱乏，有的甚至沒有專業人才。有高素質、高水平的信息化人才是檔案室信息化的基礎。這些人才不僅要具備檔案基本知識，還要具備一定的計算機技術，能熟練操作計算機，并掌握數據錄入、網絡維護、數據庫管理、圖像處理等方面的知識，更重要的一點是具有適應檔案信息化建設的能力。但是目前檔案館和檔案室基本上都缺乏專業人才，與信息化的發展不相適應，嚴重制約了信息化的發展。

4.信息化安全保護技術不夠完善

信息安全問題一直伴隨著信息化的發展而存在，檔案信息安全又格外重要。但是目前對于信息化安全保護的投入還不足，檔案信息安全技術也還不夠完善，軟硬件技術都需要進一步加強。

四、對檔案信息化建設的建議

1.加強對檔案信息化建設重要性的認識

首先是要提高單位領導的思想認識，以便提高他們對檔案信息化建設的重視，認識到檔案信息化對單位各項事業創新和發展的重要性，把檔案信息化建設提上單位發展日程，將檔案信息化建設工作納入重點工作項目，并建章立制，將此項工作列入檔案管理人員的職責，并定期進行考核，切實將檔案信息化工作切實落到實處。

2.加強檔案信息化人才隊伍建設

隨著檔案信息化建設的開展，對檔案信息化人才的需求也是越來越迫切，人員的要求也是越來越高。單位一方面要加強檔案信息化專業人才的引進，在人員招考或招聘中要加強對人員的選拔，要側重專業符合度。另一方面要加強對現有人員的培訓，有條件的單位可以聘請檔案信息化行業專家到單位授課，現場講解，條件不允許的可以多選派本單位人員外出參加由中央、省市等綜合檔案部門舉辦的檔案信息化培訓，多途徑提高從業人員的專業素質。信息化從業人員自身也要加強相關知識的學習，不斷提高自己的能力，使自己適應信息化條件下的檔案工作，積極探索檔案信息化工作的新模式、新方法。

3.加強檔案信息安全保護

檔案從業人員要提高他們的安全保密意識，從思想上重視檔案信息安全工作。同時要學習檔案安全保護方面的知識，尤其是數據庫安全方面。在數字化掃描工作中，嚴格按照工作方案和流程，選擇資質較強的公司外包開展此項工作。做好檔案數字化加工掃描過程中的監督、管理、檔案出入庫清點核對、目錄掛接、驗收等項工作，確保檔案信息安全和工作質量。

總之，檔案信息化建設工作是一項復雜而又艱巨任務，是一個龐大的系統工程，在檔案信息化建設過程中會遇到種種難題和挑戰。作為檔案管理人員，我們一定要增強責任感和使命感，不斷學習，創新工作方法，創造性的解決新問題，加快檔案信息化的進程。

參考文獻

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