新時期下如何做好人事檔案管理工作

摘 要：本文基于新時期企業(yè)發(fā)展的要求，分析了企業(yè)中人事檔案管理工作效率有效提高的具體措施，首先文章分析了人事檔案管理工作在新時期所遇到的問題，隨后文章提出了促進新時期人事檔案管理工作有效進行的具體措施，包括加強對人事檔案管理工作的重視、仔細(xì)核查收集來的檔案資料、加強員工的培訓(xùn)、促進檔案的精細(xì)分類管理等方面，希望能給相關(guān)人士提供一些參考。

關(guān)鍵詞：新時期 人事檔案 管理工作

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

引言

隨著中國各種體制改革的逐步深入，企業(yè)中的人事制度也發(fā)生了相應(yīng)的改變，其中擇業(yè)觀念的改變，也促進了人才流動速度的加快，從而導(dǎo)致新時期人事檔案管理工作也迎來了一些問題，為此我們應(yīng)該加快企業(yè)人事檔案管理工作的改革，使新時期的人事檔案管理具有新的特征，促進我國企業(yè)的健康平衡發(fā)展。

一、新時期人事檔案管理工作中的問題

目前大部分企業(yè)的管理層還沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，只將檔案放置不管或是早已將檔案丟棄，從而導(dǎo)致在以后工作中填寫資料缺乏一定的準(zhǔn)確性。由于對人事檔案管理工作的疏忽，導(dǎo)致許多企業(yè)沒有對自身的管理模式進行及時的更新，依然使用落后的設(shè)備和傳統(tǒng)的管理模式。其次，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)中收集到的人事檔案資料也往往真假參半，無法實現(xiàn)人事檔案的基礎(chǔ)性作用，有的人事檔案也只是為了應(yīng)付上級的審查而隨意收集到的信息。此外還有一部分人為了將來的發(fā)展，在企業(yè)個人的檔案資料中添加了一些虛假信息，有人甚至為了提前退休，增加了自己的年齡，還有一部分人為了找到好的工作，甚至去偽造學(xué)歷。最后就是企業(yè)在如今的發(fā)展中仍然使用落后的人事檔案管理模式，這種模式的人事檔案管理不但需要大量的人力，還需要將大量的精力投入進去，同時紙質(zhì)檔案資料在管理人員不斷的反復(fù)查看中容易變得脆弱磨損，從而造成人事檔案信息的錯漏或缺失的問題。除此之外就是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，不能完全掌握檔案的管理和區(qū)分。如此一來就容易造成人事檔案信息資料的丟失。因此，針對上述問題，企業(yè)應(yīng)該加強人事檔案的管理工作，促進企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

二、新時期如何提高人事檔案管理工作效率

1.加強對人事檔案管理工作的重視

要想促進企業(yè)中人事檔案管理工作的有效進行，首先就需要認(rèn)識和掌握人事檔案管理相關(guān)工作的重要性，了解人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。企業(yè)在進行人事檔案管理工作的時候，應(yīng)該分配單獨的專門人員管理企業(yè)的人事檔案，不能為了節(jié)省一些生產(chǎn)資金而讓人事檔案管理的工作人員一人兼數(shù)職。同時也要結(jié)合時代發(fā)展的背景，創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理方式。同時讓全體員工認(rèn)識到企業(yè)人事檔案管理工作的重要程度，認(rèn)真仔細(xì)地收集人事檔案管理的相關(guān)資料，做到心中有數(shù)。同時企業(yè)也要加強對檔案管理人員的重視，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的相關(guān)技術(shù)，提高工作人員的檔案管理水平。企業(yè)中的人事檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義，因此，從企業(yè)整體到其中的個體工作人員要了解檔案管理的重要性，加強重視，上層管理部門也需要給予一定的幫助和支持，如此才能促進企業(yè)人事檔案管理工作的順利進行。

2.仔細(xì)核查收集來的檔案材料

在社會發(fā)展的新時期，隨著科學(xué)技術(shù)的進步和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，我們收到的信息來源和信息種類也越來越多。通過互聯(lián)網(wǎng)的使用人們可以輕易搜集到自己需要的信息資料，這種信息的獲取方式既方便又快捷，而且收集到的信息量也十分巨大。但信息量的增多同時也帶來了許多問題。比如從事人事檔案管理的相關(guān)工作人員在搜集人事檔案信息資料的時候，無法辨別資料的是否準(zhǔn)確、真實，或是根本就沒有注意到資料的真實性，就將其收錄在企業(yè)的人事檔案之中。針對這種問題，企業(yè)應(yīng)該聘請專業(yè)的檔案管理人員，強化檔案資料收集的完整性、真實性和規(guī)范性。除此之外，檔案資料形成的各個相關(guān)單位也應(yīng)該加強同收集資料部門的聯(lián)系和溝通，為材料的真實性提供基礎(chǔ)的保障[1]。

3.加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作

對于專業(yè)的企業(yè)檔案管理工作者來說，企業(yè)員工檔案資料的收集整理只是最基本的工作，除此之外，還需要具備能夠?qū)⒚恳粋€員工的檔案信息及時查找出來的能力。這樣的專業(yè)性檔案管理人員才能幫助企業(yè)提高人才的培養(yǎng)質(zhì)量，掌握員工的基本情況，幫助企業(yè)提高管理能力，讓更多的人才加入到企業(yè)中來[2]。為此，企業(yè)應(yīng)該定期將檔案管理的工作人員組織起來，對人事檔案管理工作的相關(guān)知識和技能進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并將檔案管理的相關(guān)規(guī)定和專業(yè)知識作為聯(lián)絡(luò)員和檔案管理人員的主要培訓(xùn)內(nèi)容，上層管理部門還需要進行有效的協(xié)調(diào)管理，將人事檔案管納為職工考核的內(nèi)容，從而形成有效的制約機制。

4.促進檔案的精細(xì)分類管理

檔案管理工作應(yīng)該立足于企業(yè)的管理體制，創(chuàng)新框架中的內(nèi)容，比如首先企業(yè)可以按照編制的性質(zhì)來進行分類，突出當(dāng)事人的個人動態(tài)項目、工資、職稱和職務(wù)，從而為企業(yè)的行政管理提供便利。特別是要注意科學(xué)地使用相關(guān)的法規(guī)、政策，防止企業(yè)發(fā)生不必要的經(jīng)濟損失。其次，企業(yè)可以按照崗位的不同來進行分類。這種分類方式能夠優(yōu)化整合企業(yè)人力資源的作用，掌握每個員工的業(yè)務(wù)能力，有助于提高管理層決策的正確性。在企業(yè)的實際發(fā)展過程中還可以突破現(xiàn)有的用人標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)員工的唯才是舉。

綜上所述，隨著新時期企業(yè)發(fā)展速度的加快，企業(yè)中的人事檔案管理部門也應(yīng)該積極地改進人事檔案管理的工作方式，提高人事檔案管理的工作效率，通過人事檔案的科學(xué)化管理，實現(xiàn)企業(yè)中人事檔案管理工作的優(yōu)化配置效用，同時在管理過程中還要進行實時的調(diào)整，促進企業(yè)人事檔案管理部門的與時俱進，將企業(yè)中的認(rèn)識資源潛力充分地挖掘出來，促進企業(yè)的不斷進步。

參考文獻

[1]張宇.新時期應(yīng)如何做好人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：164.

[2]魯姍姍.新時期如何做好人事檔案管理工作[J].黑龍江科學(xué)，2017，8（14）：116-117.

作者簡介：陳紅軍（1975.9-），男，山東省泰安市，專科學(xué)歷，畢業(yè)于山東科技大學(xué)；現(xiàn)有職稱：檔案專業(yè)助理館員；研究方向：檔案管理。