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新時期下如何做好人事檔案管理工作

2018-10-29 11:00:08陳紅軍
中文信息 2018年9期
關(guān)鍵詞:新時期管理工作

摘 要:本文基于新時期企業(yè)發(fā)展的要求,分析了企業(yè)中人事檔案管理工作效率有效提高的具體措施,首先文章分析了人事檔案管理工作在新時期所遇到的問題,隨后文章提出了促進新時期人事檔案管理工作有效進行的具體措施,包括加強對人事檔案管理工作的重視、仔細(xì)核查收集來的檔案資料、加強員工的培訓(xùn)、促進檔案的精細(xì)分類管理等方面,希望能給相關(guān)人士提供一些參考。

關(guān)鍵詞:新時期 人事檔案 管理工作

中圖分類號:G27 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1003-9082(2018)09-00-01

引言

隨著中國各種體制改革的逐步深入,企業(yè)中的人事制度也發(fā)生了相應(yīng)的改變,其中擇業(yè)觀念的改變,也促進了人才流動速度的加快,從而導(dǎo)致新時期人事檔案管理工作也迎來了一些問題,為此我們應(yīng)該加快企業(yè)人事檔案管理工作的改革,使新時期的人事檔案管理具有新的特征,促進我國企業(yè)的健康平衡發(fā)展。

一、新時期人事檔案管理工作中的問題

目前大部分企業(yè)的管理層還沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性,只將檔案放置不管或是早已將檔案丟棄,從而導(dǎo)致在以后工作中填寫資料缺乏一定的準(zhǔn)確性。由于對人事檔案管理工作的疏忽,導(dǎo)致許多企業(yè)沒有對自身的管理模式進行及時的更新,依然使用落后的設(shè)備和傳統(tǒng)的管理模式。其次,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)中收集到的人事檔案資料也往往真假參半,無法實現(xiàn)人事檔案的基礎(chǔ)性作用,有的人事檔案也只是為了應(yīng)付上級的審查而隨意收集到的信息。此外還有一部分人為了將來的發(fā)展,在企業(yè)個人的檔案資料中添加了一些虛假信息,有人甚至為了提前退休,增加了自己的年齡,還有一部分人為了找到好的工作,甚至去偽造學(xué)歷。最后就是企業(yè)在如今的發(fā)展中仍然使用落后的人事檔案管理模式,這種模式的人事檔案管理不但需要大量的人力,還需要將大量的精力投入進去,同時紙質(zhì)檔案資料在管理人員不斷的反復(fù)查看中容易變得脆弱磨損,從而造成人事檔案信息的錯漏或缺失的問題。除此之外就是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠,不能完全掌握檔案的管理和區(qū)分。如此一來就容易造成人事檔案信息資料的丟失。因此,針對上述問題,企業(yè)應(yīng)該加強人事檔案的管理工作,促進企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

二、新時期如何提高人事檔案管理工作效率

1.加強對人事檔案管理工作的重視

要想促進企業(yè)中人事檔案管理工作的有效進行,首先就需要認(rèn)識和掌握人事檔案管理相關(guān)工作的重要性,了解人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。企業(yè)在進行人事檔案管理工作的時候,應(yīng)該分配單獨的專門人員管理企業(yè)的人事檔案,不能為了節(jié)省一些生產(chǎn)資金而讓人事檔案管理的工作人員一人兼數(shù)職。同時也要結(jié)合時代發(fā)展的背景,創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理方式。同時讓全體員工認(rèn)識到企業(yè)人事檔案管理工作的重要程度,認(rèn)真仔細(xì)地收集人事檔案管理的相關(guān)資料,做到心中有數(shù)。同時企業(yè)也要加強對檔案管理人員的重視,加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員的相關(guān)技術(shù),提高工作人員的檔案管理水平。企業(yè)中的人事檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義,因此,從企業(yè)整體到其中的個體工作人員要了解檔案管理的重要性,加強重視,上層管理部門也需要給予一定的幫助和支持,如此才能促進企業(yè)人事檔案管理工作的順利進行。

2.仔細(xì)核查收集來的檔案材料

在社會發(fā)展的新時期,隨著科學(xué)技術(shù)的進步和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用,我們收到的信息來源和信息種類也越來越多。通過互聯(lián)網(wǎng)的使用人們可以輕易搜集到自己需要的信息資料,這種信息的獲取方式既方便又快捷,而且收集到的信息量也十分巨大。但信息量的增多同時也帶來了許多問題。比如從事人事檔案管理的相關(guān)工作人員在搜集人事檔案信息資料的時候,無法辨別資料的是否準(zhǔn)確、真實,或是根本就沒有注意到資料的真實性,就將其收錄在企業(yè)的人事檔案之中。針對這種問題,企業(yè)應(yīng)該聘請專業(yè)的檔案管理人員,強化檔案資料收集的完整性、真實性和規(guī)范性。除此之外,檔案資料形成的各個相關(guān)單位也應(yīng)該加強同收集資料部門的聯(lián)系和溝通,為材料的真實性提供基礎(chǔ)的保障[1]。

3.加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作

對于專業(yè)的企業(yè)檔案管理工作者來說,企業(yè)員工檔案資料的收集整理只是最基本的工作,除此之外,還需要具備能夠?qū)⒚恳粋€員工的檔案信息及時查找出來的能力。這樣的專業(yè)性檔案管理人員才能幫助企業(yè)提高人才的培養(yǎng)質(zhì)量,掌握員工的基本情況,幫助企業(yè)提高管理能力,讓更多的人才加入到企業(yè)中來[2]。為此,企業(yè)應(yīng)該定期將檔案管理的工作人員組織起來,對人事檔案管理工作的相關(guān)知識和技能進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí),并將檔案管理的相關(guān)規(guī)定和專業(yè)知識作為聯(lián)絡(luò)員和檔案管理人員的主要培訓(xùn)內(nèi)容,上層管理部門還需要進行有效的協(xié)調(diào)管理,將人事檔案管納為職工考核的內(nèi)容,從而形成有效的制約機制。

4.促進檔案的精細(xì)分類管理

檔案管理工作應(yīng)該立足于企業(yè)的管理體制,創(chuàng)新框架中的內(nèi)容,比如首先企業(yè)可以按照編制的性質(zhì)來進行分類,突出當(dāng)事人的個人動態(tài)項目、工資、職稱和職務(wù),從而為企業(yè)的行政管理提供便利。特別是要注意科學(xué)地使用相關(guān)的法規(guī)、政策,防止企業(yè)發(fā)生不必要的經(jīng)濟損失。其次,企業(yè)可以按照崗位的不同來進行分類。這種分類方式能夠優(yōu)化整合企業(yè)人力資源的作用,掌握每個員工的業(yè)務(wù)能力,有助于提高管理層決策的正確性。在企業(yè)的實際發(fā)展過程中還可以突破現(xiàn)有的用人標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)員工的唯才是舉。

綜上所述,隨著新時期企業(yè)發(fā)展速度的加快,企業(yè)中的人事檔案管理部門也應(yīng)該積極地改進人事檔案管理的工作方式,提高人事檔案管理的工作效率,通過人事檔案的科學(xué)化管理,實現(xiàn)企業(yè)中人事檔案管理工作的優(yōu)化配置效用,同時在管理過程中還要進行實時的調(diào)整,促進企業(yè)人事檔案管理部門的與時俱進,將企業(yè)中的認(rèn)識資源潛力充分地挖掘出來,促進企業(yè)的不斷進步。

參考文獻

[1]張宇.新時期應(yīng)如何做好人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(16):164.

[2]魯姍姍.新時期如何做好人事檔案管理工作[J].黑龍江科學(xué),2017,8(14):116-117.

作者簡介:陳紅軍(1975.9-),男,山東省泰安市,專科學(xué)歷,畢業(yè)于山東科技大學(xué);現(xiàn)有職稱:檔案專業(yè)助理館員;研究方向:檔案管理。

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