高校編制外聘用人員檔案管理存在的問題與對策思考

林未

摘 要：隨著高校人事制度改革的不斷深入和發(fā)展，高校編制外聘用人員的數(shù)量迅速增加，編制外人員的檔案管理問題日益突出。本文以高校編制外聘用人員檔案管理為切入點，分析編制外人員檔案管理存在的問題，探索解決對策，旨在為高校的改革發(fā)展服務(wù)，促進高校和諧發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校 編制外 檔案管理 存在問題 解決對策

隨著高校人事制度改革的不斷深入和發(fā)展，高校去編制化成為未來發(fā)展的一種趨勢，十多年來，大部分高校未得到重新核定事業(yè)編制。在事業(yè)編制數(shù)有限的情況下，大眾化教育加速高校發(fā)展速度，為滿足教學、科研、管理、服務(wù)等需要，眾多高校采用自籌經(jīng)費聘用編制外人員，編制外聘用人員的數(shù)量迅速增加。本文以廣西某高校為例，對高校編制外聘用人員檔案管理的問題進行分析，探索解決對策，旨在為高校的改革發(fā)展服務(wù)，促進高校和諧發(fā)展。[1]

一、高校編制外人員檔案管理的現(xiàn)狀

以廣西某高校為例，截止至2018年6月，該校編制外人員共527人，約占全校教職工總?cè)藬?shù)的三分之一，主要由固定期限和無固定期限臨時聘用人員構(gòu)成，校內(nèi)按待遇執(zhí)行標準不同將編制外聘用人員分為待入編、高聘、普通聘用三種類別。上述編制外人員的檔案以人事代理為主，但是按類別不同其檔案代理的方式也不一樣，主要分為兩種：一是學校委托人才交流服務(wù)機構(gòu)管理，二是個人委托人才服務(wù)機構(gòu)管理。但不管是學校委托還是個人委托人才服務(wù)機構(gòu)管理，編制外聘用人員進入學校工作后的檔案，學校均為個人建立工作檔案，并保存在學校人事檔案室或?qū)W校人事部門，委托人才交流服務(wù)機構(gòu)管理的檔案僅有編制外聘用人員進入學校前的部分檔案。目前，527名編制外聘用人員中，有149名人員的部分檔案（即進校工作前的檔案）由學校委托廣西人才交流服務(wù)機構(gòu)管理，部分檔案（即進校工作后的檔案）保存在學校人事檔案室或?qū)W校人事部門；有339名人員的部分檔案（即進校工作前的檔案）由個人代理托管在不同的人才服務(wù)機構(gòu)（工作所在地或生源地人才交流服務(wù)機構(gòu)）或自行保管或無檔案，部分檔案（即進校工作后的檔案）保存在學校人事部門；有39名人員的檔案由學校人事檔案室保管。[2]

二、高校編制外人員檔案管理存在的問題

1.檔案缺乏連續(xù)性和完整性。高校通過人事代理方式將編制外聘用人員的檔案委托人才服務(wù)機構(gòu)管理，但是，一方面由于編制外聘用人員人數(shù)日益增多，增加了管理任務(wù)量，高校未能及時將編制外聘用人員進入學校工作后產(chǎn)生的檔案轉(zhuǎn)存到委托管理機構(gòu)，一方面為了方便日常查閱需要，直接將編制外聘用人員進入學校工作后的檔案保存在學校人事檔案室或?qū)W校人事部門，因此出現(xiàn)編制外聘用人員進入學校工作前的檔案托管在人才服務(wù)機構(gòu)，進入學校工作后的檔案保存在工作單位，檔案不能完整的保存在一起，導致檔案缺乏連續(xù)性和完整性。

2.檔案管理歸口不一。由高校委托人才服務(wù)機構(gòu)管理的檔案相對集中，但是由個人委托管理的人才服務(wù)機構(gòu)較為零散，高校沒有規(guī)定個人委托必須委托在某個人才服務(wù)機構(gòu)，而是編制外聘用人員自行聯(lián)系委托機構(gòu)進行管理，有些編制外聘用人員將檔案委托在生源地人才服務(wù)機構(gòu)，有些編制外聘用人員將檔案委托在工作單位歸屬地的人才服務(wù)機構(gòu)，甚至有些編制外聘用人員自己保管檔案。2014年國家出臺的《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）規(guī)定“自2015年1月1日起，取消收取人事關(guān)系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉(zhuǎn)遞費等名目的費用?！焙螅糠秩瞬沤涣鞣?wù)機構(gòu)不再受理單位委托，如果高校不將這些編制外聘用人員的檔案轉(zhuǎn)存到工作單位，人才交流服務(wù)機構(gòu)將會將編制外聘用人員的檔案轉(zhuǎn)為個人委托，導致高校的編制外聘任人員的檔案分散在不同的人才服務(wù)機構(gòu)。另外，委托人才交流服務(wù)機構(gòu)管理的又僅是編制外聘用人員進入學校工作前的檔案，進入學校工作后的檔案有的存在人事檔案室，有的存在人事部門，違背了人事檔案“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則。

3.檔案管理弊端凸顯。高校編制外聘用人員數(shù)量與日俱增，且大部分編制外聘用人員已成為學校發(fā)展的青年骨干，隨著工作實踐的年限，專業(yè)技術(shù)崗位的編制外聘任人員需要進行職稱評審，管理崗位的編制外聘用人員需要進行職務(wù)職級晉升，工勤技能崗位的編制外聘用人員需進行技能等級的考試。參加職稱評審的編制外聘用人員需要到檔案托管所在機構(gòu)開具學籍等相關(guān)證明，優(yōu)秀的編制外聘用人員提拔任職需要查檔，但是，由于編制外聘用人員的檔案完整性差、管理機構(gòu)復雜，無形中增加了查檔工作難度，降低工作效率，給編制外聘用人員職稱評審、職務(wù)職級晉升等造成極大不便，更不利于高校了解編制外聘用人員的個人履歷，對高校的發(fā)展存在一定的隱患。[3]

三、高校編制外人員檔案管理的對策思考

1.轉(zhuǎn)變觀念，接收管理編制外聘用人員的檔案。國家出臺加快推進高等教育領(lǐng)域“放、管、服”改革相關(guān)政策，進一步增強高校辦學自主權(quán)，高校去編制化也成為發(fā)展的趨勢，高校編制外聘用人員是高校人事制度改革的新成員，目前，大部分高校已經(jīng)初步實現(xiàn)編制外聘用人員同工同酬，充分地調(diào)動了編制外聘用人員的工作積極性和主觀能動性， 編制外聘用人員成為高校發(fā)展的新隊伍和新力量，高校在檔案管理上要轉(zhuǎn)變觀念，淡化編制身份，檔案管理不要局限于國家在冊的正式編制人員，應該接收編制外聘用人員，將占比越來越高的編制外聘用人員的檔案按照正式編制人員的檔案管理規(guī)定和要求進行管理，一方面增強編制外聘用人員的歸屬感，另一方面能夠穩(wěn)定師資隊伍建設(shè)，促進高校和諧發(fā)展。

2.建立制度，規(guī)范編制外聘用人員的檔案管理。目前，國家尚未有專門針對高校編制外聘用人員檔案管理的政策制度，編制外聘用人員的檔案難以做到系統(tǒng)化、規(guī)范化和標準化，高校要做到編制外聘用人員的檔案與正式編制人員的檔案統(tǒng)一管理，需要建立健全配套管理制度。一是接收編制外聘用人員的檔案，確保編制外聘用人員進入高校工作前和工作后的檔案完整性和連續(xù)性；二是明確編制外聘用人員檔案的歸口管理部門，參照正式編制人員的檔案管理模式，由高校人事檔案管理部門統(tǒng)一管理；三是明確編制外聘用人員檔案的要素，統(tǒng)一檔案信息分類標準，既要考慮編制外聘用人員流動性又要保證編制外聘用人員檔案的完整性，建立符合編制外聘用人員檔案管理的制度。

3.突出特點，強化編制外聘用人員檔案管理的服務(wù)性。高校現(xiàn)在的檔案主體是正式在冊的編制內(nèi)職工，編制外聘用人員的檔案管理得不到重視，鑒于編制外聘用人員流動性大，高校對編制外聘用人員的檔案管理要突出它的服務(wù)性，一是加強組織領(lǐng)導，提高重視力度；二是加大檔案管理經(jīng)費，提供資金保障；三是加強信息化建設(shè)，強化服務(wù)內(nèi)涵。

結(jié)語

在新時代下，高校對編制外聘用人員的檔案管理，一定要打破傳統(tǒng)，轉(zhuǎn)變觀念，研究和探索符合高校編制外聘用人員檔案管理的有效模式，進一步推進高校人事制度改革、優(yōu)化人力資源配置、促進高校穩(wěn)定和諧發(fā)展。

參考文獻

[1]張瑤.高校編制外聘用人員檔案管理探析[J]，蘭臺世界，2012（1）.

[2]楊仁輝.建立與完善編制外聘用人員檔案的思考[J]，自動化與儀器儀表，2015（3）.

[3]楊仁輝.從《勞動合同法》看高校編制外聘用人員檔案管理，山西檔案，2012（5）.