試析檢驗檢測實驗室儀器設備的檔案管理

阿娜

摘 要：檢驗檢測實驗室儀器設備檔案管理是一項十分重要的工作，但是在當前的工作中，由于多種因素的影響還存在著較為明顯的問題，因此我們必須要采取有效措施從多個角度和多個方面加以改進和完善，只有這樣，才能更好地保證工作的質量及水平，同時也能更好地開展相關的工作內容。為此，本文著眼于儀器設備檔案管理的主要內容，在對儀器設備檔案管理中存在的問題進行分析的基礎上，深入地論述了優(yōu)化儀器設備檔案管理問題的對策，以供參考。

關鍵詞：檢驗檢測 實驗室儀器 設備 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（a）-0114-02

儀器設備對實驗室工作的正常進行有著十分顯著的影響，同時也是體現(xiàn)實驗室綜合能力的一個非常關鍵及重要的指標。為此，我們必須要采取有效措施，不斷完善儀器設備當檔案的管理工作。

1 儀器設備檔案的內容

根據相關的標準及要求，檢驗檢測機構在日常工作中應做好檢驗檢測影響較大的設備及軟件記錄保存工作。儀器設備檔案當中應有設備和軟件的識別、制造商的名稱和出廠的編號，設備的檢驗和核查，儀器設備的儲藏位置，制造商的說明書和指定的存放位置，檢驗校準的報告及證書，設備維護計劃以及相關的維護記錄和設備的損壞、故障、改裝、修理等重要內容。

從上述的內容當中我們也可以總結出儀器設備管理具有顯著的動態(tài)性特征，同時其也是一個漫長的過程。儀器設備檔案中的內容有很多，這些內容也能夠更為具體地表現(xiàn)出設備采購到停止使用過程中的重要動態(tài)信息。

2 儀器設備檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度有待完善

一些檢驗檢測實驗室在日常工作中并沒有做好檔案管理制度建設工作，制度內容的設定也沒有充分結合自身的具體狀況，有關部門和工作人員在日常工作中不能很好地明確自己的工作職責及工作內容，沒有十分完善有效的檔案監(jiān)管機制，因此也無法保證檔案管理工作的質量及水平。

2.2 檔案管理意識有待增強

在日常工作中，儀器設備管理人員不能樹立正確的檔案管理意識，在一些檢測實驗室當中盡管制定了一些檔案管理的制度，但是管理人員在日常工作中并不十分重視儀器設備的檔案管理工作，所以在制度落實的力度上還存在著較大的欠缺，甚至一些制度根本無法得到有效的落實，所以儀器設備管理工作的質量和效果也因此受到了較為顯著的影響。

2.3 檔案管理人才梯隊建設不足

現(xiàn)階段，一些實驗室的儀器設備的使用部門在日常工作中并沒有設置專門的儀器設備檔案管理人員，還有一些部門雖然設置了檔案管理人員，但是這些工作人員在專業(yè)知識方面存在著較大的欠缺，所以無法了解并掌握工作中應完成的內容和具體有效的工作方法，在儀器設備資料的收集、整理等方面都存在著非常明顯的不足。此外，在日常工作中還存在著管理人員經常更換的問題，因此在交接環(huán)節(jié)也會存在較為明顯的工作不到位等現(xiàn)象，還有一部分部門在檔案工作與現(xiàn)實需求上無法達到相對平衡相互適應的狀態(tài)。

2.4 檔案利用率低

目前儀器設備檔案的一個比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設備招標采購及驗收相關材料，隨后使用過程中形成的檢定、校準、核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段，檔案查詢不方便。

3 儀器設備檔案管理中問題的對策

當前，我們必須要正確認識工作中的問題，為了不斷提高檔案管理的質量一定要針對問題，采取有效措施加以改進和完善，進而更好地提升檔案管理和利用的效率及水平。以下筆者結合上文中儀器設備檔案管理工作中的問題提出有效的解決措施，以期不斷改善當前的工作現(xiàn)狀。

3.1 建立完善的制度，促進管理的規(guī)范化

實驗室在制定儀器設備檔案管理制度時一定要充分地結合自身的具體情況，同時還要進一步對設備檔案管理工作進行嚴格要求和詳細的規(guī)范。在工作中應制定科學的檔案管理流程，同時還要確保檔案資料收集、立卷、歸檔以及利用等多個方面管理的科學性及有效性，此外針對檔案的內容還要建立起高度統(tǒng)一的檔案記錄格式，充分保證其歸檔內容的有效性，歸檔時間和檔案存放的要求要盡量細致。同時還應做好檔案管理部門的任務分工，儀器設備管理人員職責的劃分也要清晰明確。在日常工作中還應建立完善的考核監(jiān)督機制，以此來更好地保證檔案管理工作監(jiān)督的質量及效果。

3.2 重視儀器設備檔案管理工作

在日常工作中，領導和管理者要重視儀器設備檔案管理工作，儀器設備檔案管理對實驗室管理工作的質量及效果有著非常顯著的影響，此外，實驗室工作中還應采取有效措施做好培訓工作，只有這樣，才能更好地保證人們能夠正確認識儀器設備的檔案管理工作，進而更好地改善儀器設備檔案管理的質量及水平。

3.3 完善人員建設

儀器設備從采購到停止使用需要很長的時間，同時其中也會涉及到多個部門和很多人員，所以若要更好地保證儀器設備檔案的管理質量，就必須要充分聯(lián)合不同部門的力量，檢驗檢測實驗室在工作中也可以積極地組建一支高質量的管理梯隊，做好各部門在儀器設備檔案管理工作中的職責劃分工作，確保檔案建立到銷毀各個環(huán)節(jié)的管理工作。

3.4 設置動態(tài)儀器設備臺賬

儀器設備檔案管理工作中其最為重要的一個目的就是更為有效地利用檔案，對實驗室建立可隨時更新和調整的設備臺賬，在這一過程中尤其要關注電子臺賬的設置，來為使用者查閱和統(tǒng)計信息提供更大的便利。臺賬信息中包含很多方面的內容，因此建立臺賬能夠很好地保證儀器設備檔案管理的質量。

3.5 建立科學的檔案借閱制度

為有效確保儀器設備檔案資料的完整性，我們一定要建立科學完善的檔案借用以及歸還等制度，防止檔案出現(xiàn)丟失。對使用頻率較高的設備操作手冊等技術文件要尤其重視其管理工作，在辦理歸檔手續(xù)后可采用復印的方式分發(fā)給相關部門。若在復印方面存在一定的困難，也可在使用部門辦理好登記手續(xù)后將其長期保留在使用部門，但需要注意的是，必須要對資料進行妥善的保管和處理。（我中心將價值十萬元以上的儀器設備檔案移交綜合檔案室集中管理，十萬元以下的儀器設備檔案由各科室設備檔案員管理，對使用率較高的儀器設備檔案，嚴格辦理借用登記手續(xù)。）

3.6 積極運用數字化技術進行檔案管理

現(xiàn)如今，計算機技術、通信技術以及互聯(lián)網技術等高科技技術都得到了非常顯著的發(fā)展，同時在這一形勢下也對檔案管理工作提出了更高的要求。為此，在滿足相關標準及要求的基礎上，在儀器設備檔案的管理工作中還要合理應用現(xiàn)代化的數字技術來更好地改進傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實際的工作中應充分結合自身的發(fā)展情況去科學的利用電子技術，做好數據庫的開發(fā)工作，在儀器設備檔案管理工作中積極運用數字化管理技術，進而更好地保證管理工作的質量和效率，且為檔案的查詢提供更多的便利。

4 結語

在檢驗檢測實驗室的日常工作中，檔案管理工作占據著非常關鍵的位置，在檢驗檢測實驗室當中應積極采用科學有效的管理制度，不斷增強管理人員對管理工作的科學認識，同時還要重視隊伍建設，提高管理人員的綜合素質和管理水平，同時還要做好數據庫的建設，只有這樣，才能更好地提高儀器設備檔案管理的質量，促進儀器設備檔案資料的科學利用，提高檔案利用率。

參考文獻

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