檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

黨其連

摘 要：毋庸置疑，當(dāng)今時代可以稱之為計(jì)算機(jī)的時代，其作為一種極為高效的現(xiàn)代先進(jìn)工具，為世界人民的工作和生活帶來了太多的便利，但將其應(yīng)用于檔案管理工作則必須要做好信息數(shù)據(jù)的收集、整理及輸入的基礎(chǔ)性工作，以充分滿足計(jì)算機(jī)工作的基本要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理 基礎(chǔ)工作 現(xiàn)代檔案管理 作用

一、檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

從我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，絕大多數(shù)綜合性檔案館具有內(nèi)容龐雜、案卷繁多、時間跨度長，而每個歷史時期對檔案的整理要求和規(guī)范又都不盡相同，因此導(dǎo)致了檔案基礎(chǔ)工作普遍較差的現(xiàn)狀，問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面，一是檔號不規(guī)范、目錄號缺失，或者一卷多冊；二是標(biāo)題不夠嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范、標(biāo)題與主題無關(guān)或者根本沒有案卷標(biāo)題的現(xiàn)象相當(dāng)普遍；三是許多案卷缺少目錄，造成有的內(nèi)容根本無法檢索而永遠(yuǎn)難以利用的局面；四是許多案卷頁碼缺失，其后果就是若頁碼掉落難以發(fā)現(xiàn)；五是組卷隨意，有的根據(jù)時間組卷、有的按職能部門管轄權(quán)限組卷，還有按文種組卷的，可謂千奇百怪；六是案卷厚薄不一，甚至相差懸殊。

二、規(guī)范工作程序和工作方法，有效提升基礎(chǔ)工作水平

毫無疑問，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作方法及工作流程是提高管理水平的重要保障，只有將檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄及保管等各個環(huán)節(jié)的工作都達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，則表明檔案管理的基礎(chǔ)工作達(dá)到了要求。

1、全面普查案卷，去糟取精

案卷普查是檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的第一步，主要是由于多數(shù)綜合性檔案館多年來從沒有進(jìn)行過全面的清查，再加上存在移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確等外界因素的影響，使得重份或無查考價(jià)值的檔案數(shù)量驚人，因此，清除這些垃圾文件至關(guān)重要，為未來實(shí)行計(jì)算機(jī)管理清除障礙。

2、重新組合案卷，確保案卷的規(guī)范化

組卷過厚或內(nèi)容魚龍混雜的案卷有必要進(jìn)行重新組卷，原則是將有著某些聯(lián)系的案卷組合一起；在此項(xiàng)工作過程中，也要對那些無頁碼、無目錄、無標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行規(guī)范化的整理；筆者認(rèn)為，重新組卷不僅能夠節(jié)省寶貴的館藏資源，也能夠提高將來實(shí)行計(jì)算機(jī)管理后的效率。

3、結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，規(guī)范著錄工作

可以說，科學(xué)客觀的著錄工作是檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化的重要前提，因?yàn)榇隧?xiàng)工作會對計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性產(chǎn)生直接影響，所以必須加以重視。而且，我國早在上世紀(jì)八十年代中期已經(jīng)頒布了《檔案著錄規(guī)則》，要求以此作為著錄工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。但鑒于此規(guī)則頒布時間過于久遠(yuǎn)，其中有些內(nèi)容已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于這個時代，因此筆者建議，各大檔案館有必要以此規(guī)則為根本原則，并結(jié)合自身情況，按照計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則，使其更具針對性，從而提高本館的檔案管理基礎(chǔ)工作水平，對未來實(shí)行檔案管理的計(jì)算機(jī)化也會直到很大的促進(jìn)作用。

4、統(tǒng)一分類，確保檢索查全率

為了確保檢索的完整性，有必要在分類工作過程中，先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行大范圍的分類，再結(jié)合本館實(shí)際來制定出一些具體細(xì)則來進(jìn)行標(biāo)識和區(qū)分。此外，分類時，必須對校審工作給以高度的重視，以便及時發(fā)現(xiàn)和校正分類人員的錯誤分類；同時，要加大對工作人員的培訓(xùn)力度，力爭做到統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、前后標(biāo)引一致以及同一類文件標(biāo)引一致，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名，確保檢索查準(zhǔn)率

科學(xué)的檔案分類號為檢索的查全率提供了保證，而查準(zhǔn)率則要由題名的準(zhǔn)確與否來決定。而眾所周知，僅僅要求查全率是不夠的，必須保證檢索的查準(zhǔn)率，因此在著錄時題名必須做到統(tǒng)一規(guī)范，筆者認(rèn)為題名規(guī)范的重要一點(diǎn)是要規(guī)范機(jī)構(gòu)的簡稱，以避免在檢索時含混不清或計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生；另外，題名中的各要素也要做到統(tǒng)一規(guī)范化，即在著錄時嚴(yán)格按照責(zé)任者、事由、文種，及姓名、地點(diǎn)和時間的順序進(jìn)行填寫，確保完整。

三、 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，推進(jìn)檔案管理計(jì)算機(jī)化進(jìn)程

在檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作中，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個龐大的工程，特別是對于建館時間較長的綜合性檔案館來說，因?yàn)槠漯^藏案卷數(shù)量眾多，時間跨度長，而巨量的著錄工作又相當(dāng)復(fù)雜，若沒有一套規(guī)范而科學(xué)的工作程序與方法，會直接影響到檔案管理現(xiàn)代化工作的進(jìn)程。筆者認(rèn)為，在著錄過程中，只需要切實(shí)把握以下幾點(diǎn)，即可使著錄工作達(dá)到預(yù)期效果。

1、區(qū)分輕重緩急

因?yàn)閷n案進(jìn)行管理的目的在于使其能為社會大眾所用，而進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化也無非是為了有效提高檔案的利用率。因此，在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，有必要對卷宗的重要程度、價(jià)值、利用率高低及是否開放情況加以區(qū)分，將開放的和利用率高的檔案優(yōu)先整理加工出來，以推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2、 分級次著錄

對案卷進(jìn)行分級著錄，比如對那些查考價(jià)值較低的檔案進(jìn)行一般級著錄；對那些幾個文件涉及同一內(nèi)容進(jìn)行文件組合級著錄；而對那些極為重要的檔案進(jìn)行文件級著錄。

四、結(jié)語

總之，檔案管理的現(xiàn)代化新時代對檔案管理工作提出的必然要求，以最大程度提高工作效率。對于檔案管理工作人員來說，首先要做好自己的本職工作，不斷的學(xué)習(xí)和吸收新的檔案管理知識，從而滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求。

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