以檔案管理規范化促檔案管理現代化

蘇桂芳

摘 要：隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。本文對檔案管理規范化和現代化提出了相應措施，以此提高檔案管理水平。

關鍵詞：檔案；管理；工作

1提高對檔案管理規范化認識促進檔案管理工作現代化的重要意義

1.1做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

1.2檔案管理規范化工作是檔案現代化管理的重要組成部分，是衡量檔案管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案規范化工作，對于總結檔案工作經驗，探索、掌握檔案工作規律，提高檔案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我們要充分認識做好檔案工作的重要性，立足于檔案管理長遠發展大計，緊緊圍繞檔案管理為中心工作，切實加強對檔案工作的領導，遵循檔案管理原則，把檔案工作列入本單位總體發展規劃和計劃，納入工作人員的崗位職責，納入工作評估指標，并同步布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

2.加強檔案管理規范化工作必要措施分析

2.1公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

2.2實施正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。

2.3加強檔案工作的組織領導是推進檔案工作規范化、標準化的必要舉措

首先，為進一步加強對檔案工作的領導，單位要成立校檔案工作委員會。檔案工作委員會研究決定檔案工作的重大事宜，審議通過檔案工作規劃，負責對各單位檔案工作進行監督、檢查和考核。同時成立檔案室，是檔案工作的職能部門，是永久保存和提供檔案利用的機構。各單位、各部門相應成立檔案工作領導小組，領導小組組長由各單位分管檔案的領導擔任，成員由各單位檔案員和有關工作人員組成。各單位應根據實際工作需要配備一定數量的檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。其次，加強檔案工作隊伍建設。要建設一支高素質檔案工作隊伍，是做好檔案工作的基礎。各單位、各部門要根據檔案工作需要明確本單位檔案員，同時加大檔案員的教育培訓力度，定期組織檔案員進行業務學習，切實提高檔案人員的檔案基礎知識與基本技能；為檔案員提供外出學習機會，開闊眼界，拓展思路，盡快提高檔案工作水平。要充分調動廣大檔案工作者熱愛檔案工作、做好本職工作的積極性、主動性和創造性，努力建設一支相對穩定的專兼職檔案員隊伍。

2.4要搞好開發，注重服務，完善檔案利用功能，推動檔案目標管理現代化。

觀念的更新、管理的現代化、規范化為檔案管理上檔次、上水平提供了有利保證，要對檔案信息進行深加工，進行更高層次的開發。真正達到服務和利用之目的。通過服務功能的發揮，提高檔案目標的社會效能，更好地推動檔案管理的現代化進程。促進檔案管理上升到更高的層次，更好的水平。

3加強檔案管理現代化工作必要措施分析

3.1加快硬件設施建設。實現裝備和技術的現代化。

現代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意。我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

3.2增強檔案管理現代化意識，加強人才培養。

增強現代化意識。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

3.3重視檔案管理的標準化。

為防止檔案管理中出現無章可循。無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中。需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理學。

4結束語

總之，檔案工作是一項基礎性工作，做好檔案工作是一項利在當代、功在千秋的好事。不斷深化的工作實踐證明，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點，而檔案工作管理規范化對于實現檔案管理現代化具有重要意義。

參考文獻 ：

[1] 李建宇.試論實現檔案管理規范化促進檔案管理工作發展，上海交通大學學報.2012.1.

[2] 張德建.試論檔案信息化管理問題與對策[J].哈爾濱師范大學學報，2012（2）.