淺談干部人事檔案數字化管理

程美玲

摘 要： 干部人事檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據，是干部工作、人才工作的重要信息。同時，也公道正派地為選人用人提供真實、全面的檔案信息。因此，近期組織人事等部門開始采用數字化管理，這樣不僅能夠提高工作效率，短時高效，節省空間，而且可以較好地保護原件檔案。但是，在干部人事檔案數字化管理過程中還存在以下問題：一是管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進；二是管理人員的素質不高；三是干部人事檔案的利用深度不夠。本文對這三個數字化管理干部人事檔案問題展開了討論。

關鍵詞： 干部人事檔案；數字化管理；問題

伴隨著中國科學技術的迅猛發展，科學技術已經滲透到我國社會生活的方方面面，這已經是一個高度發達的信息化的時代。新的時代背景下，要求我們要與時俱進，不斷跟隨時代腳步的發展，加強創新意識和改革意識。作為一名檔案工作者，我深刻認識到信息化技術在檔案工作中的重要性，新的形勢下，過去的紙質化檔案必將為電子化檔案所替代。什么是干部人事檔案？即在工作期間干部的表現情況如何，其領導對其品德為人評價的一個重要的參考和依據，還有很多方面的綜合，對干部的選拔有重要的參考價值。近些年來，在檔案管理過程中我國主要還是采取紙張保存這樣一種形式，這種形式目前看有很多弊端，例如：占用空間大，查閱起來不方便，還要工作人員費心去考慮怎么做好檔案的保存工作，等等。因此，在這個信息化時代，數字化檔案已經勢在必行。事物在發展過程中存在兩個方面，即有利也有弊，數字化檔案管理雖然好處很多，但也并不是完美無缺的，它也會存在一些問題，本文就干部人事檔案數字化管理方面的好處及問題展開討論。

一、干部人事檔案數字化管理的作用

干部人事檔案做到數字化管理時，有利于工作效率的進一步提高，既節省了空間也節約了時間，同時可以對檔案的原始文件做到合理有效的保護。

（一）干部人事檔案采取數字化管理有助于減少管理成本。過去采取的紙質檔案管理，需要很多的人力物力及費用，也會占用一定的空間，所以成本相對較高。當采取數字化管理時，我們就可以充分利用網絡的空間，通檢索等現代化手段輸入相應的內容就可以查找所需要人的檔案相關信息，同時進行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

（二）干部人事檔案采取數字化管理有助于提高工作效率。在對干部檔案進行數字化管理的同時，資料可以做到及時歸檔并盡可能快地提供利用。這種新的管理方式，使資料查詢不再像以前一樣繁瑣，變得簡單易做，從而節約了人力物力，進一步提高了檔案工作的效率。

（三）干部人事檔案采取數字化管理有助于保護檔案原件。原始的檔案保存方式是采取紙質檔案保存，占用相當大的空間，查閱的過程相當繁瑣，多次查閱容易使檔案損壞。而紙質檔案數字化，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時也消除了檔案篡改的情況。

綜上所述，推進干部人事檔案數字化，不但可以促進檔案利用效率的有效提高，而且可以從技術層面杜絕檔案造假。當然，推進數字化工作的同時，信息安全是我們必須注意的首要問題。

二、目前干部人事檔案數字化管理三大問題

盡管在提高工作效率等很多方面，人事檔案數字化管理有著不可替代的優勢，但這種先進的管理形式還存在很多問題，例如：它在管理方式上有一定的缺陷，相關管理設備也不是先進的，管理人員的業務素質等都有待提高。

（一）管理方式上有一定的缺陷，硬件和軟件設施都不夠完善。在進行干部人事檔案數字化管理的時候，我國因為采取這種方式的時間并不長，經驗不足，其中在一些方面還是沿用了過去的一些管理方式方法，很多地方還是采取了手工操作的管理方式。與此同時，中國幅員遼闊，因此各個地區之間也存在著差異，如：計算機硬件配置高低不一，互相之間通用性較差，高端設備使用低配置計算機，根本無法發揮出自身的功能和效用。軟件方面，因為并沒有形成統一的管理模式，區間之間不能轉換使用，進而給相關工作帶來了不便，檔案信息數據庫的質量和利用率不高，從而減少了一些地區對數字化干部人事檔案的使用。

（二）從事檔案信息化管理的過程中，管理人員需要注重自身素質的不斷提高。進行數字化信息管理，對從業人員的知識水平、層次以及技術水平要求較高，需要有較高知識層次和先進技術水平的管理人員，而僅懂得一般的計算機操作水平的管理人員會給人事檔案的數據開發和利用帶來較大的影響。因此，需要提高干部人事檔案管理人員的整體素質。

（三）從事檔案信息化管理的過程中，干部人事檔案的利用深度不夠。目前干部人事檔案管理的工作程序標準尚未從數字化技術特點和發展進行考慮，很多的“文件資料”仍然還是硬盤和光盤，現行的檔案管理、分類方法、著錄標準及有關規定還沒能完全適應干部人事檔案數字化的要求。因此，在進行干部人事檔案數字化的開發過程中，難免會存在一些利用率低的現象和問題。而且，有些資源還沒完全的開發出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強對干部人事檔案數字化的開發力度和深度，最大程度上利用數字化管理，將干部人事檔案管理的數字化功能發揮到極限大。

三、結語

干部人事檔案管理工作中，采取紙質的管理方式繁瑣且易出錯，不利于檔案管理人員提高工作效率。所以，采取干部人事檔案數字化管理技術目前看來勢在必行，數字化管理作為一種現代化的管理手段，需要我們適應并不斷完善，并在工作中去積極地努力學習，從而可以做到更好地利用先進的設備資源，提高應用水平和工作效率，進而建立一套完整的、現代化的數字化干部人事檔案信息管理系統。大力開展干部人事檔案數字化建設，也是對干部人事檔案和組織人事部門管檔責任的雙重“體檢”。我們一定要增強責任意識，履職盡責、善作善成，“清淤”治標，“防污”治本，推動形成“不敢造假、不能造假、不想造假”的長效機制。切實提高干部人事檔案工作的科學化、制度化、規范化水平，為全面從嚴治黨、從嚴管理監督干部作出應有貢獻。

參考文獻

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