財務視角下圖書館內部控制問題及對策

鄭煜

摘要：圖書館作為社會文化因素下的部門組織，其存在公益性和營利性并存。它將文化進行時代性的傳承，然后開放式的傳播給受眾，為受眾提供知識技術理論的支持，從而保證受眾獲取資源的基本權利。但圖書館經營發展的資金來源全部依賴于國家扶持，屬于社會大眾上繳稅收后再分配的產物，因此圖書館應注重各項內控管理工作，合理提高經營管理水平，從而充分發揮其公益性。本文從圖書館內控管理內容及內控現狀進行分析，對改善內控管理方法加以總結。

關鍵詞：圖書館；內部控制；現狀分析；方法總結

一、前言

隨著時代的進步與發展，人們的生活和娛樂水平得到大幅度提升。在物質生活越來越豐富的時代，滿足社會大眾的精神需求顯得越來越重要。圖書館作為社會大眾獲取精神糧食的場所，在社會經濟的繁榮發展下，已逐漸擴大規模，其服務種類也不斷增多，從而圖書館自身對內控管理的需求也不斷提高；另外圖書館不比一般企事業單位，它隸屬于國家。職工工資，與管理費用由財政部門預算好后直接撥款，沒有任何經營風險。安逸的大環境，使得內控管理意識薄弱，出現服務水平受限等現象。因此，圖書館需要從管理內部進行控制，來滿足人們對其經營和服務水平的不斷要求。

二、圖書館內部控制現狀分析

（一）圖書館內部管理缺乏內控意識

相比內部控制方面，大多圖書館的管理重心都偏向于具體的專技業務。因此，圖書館內控的預見性無法得到充分發揮，只能待問題出現后再進行審計，導致審計結果不能作為正確的決策依據，形成內控管理再出現問題的惡性循環，這種程序顛倒的內控管理，永遠無法及時將圖書館內部的經營狀況進行紕漏，從而影響圖書館的經營和發展。圖書館內部由于缺乏內控意識，因而其內控實施就不可能達到日常化，就不可能從具體的工作環節或細節上發現問題從而使內控管理水平得到改善，當有關部門進行檢查時，圖書館的內控管理工作就只能人前一套，背后一套。

（二）從業人員的素養不夠造成內控管理受限

目前，圖書館大多內控從業人員對資金的監督大多采用的是傳統的審計手段，沒有采用信息化技術對財務數據進行審計，在一定程度上降低了審計結果的準確性。另外，受傳統管理經驗的影響，圖書館從業人員得到繼續教育或系統化內控培訓的機會較少，因而不具備先進的財務審計技術，不具備獨立進行審計的專業水準。因此，圖書館進行內控管理實施過程中，由于缺乏專業創新的人才隊伍，使得內控管理能力有限。圖書館的內控機制管理轉變本就艱難，若沒有專業人員的技術支撐，其轉變過程將變得更加復雜，其發展水平相比社會的整體發展就顯得落后。

（三）內控管理平臺缺乏信息化的控制手段

內控管理需要保證信息準確、及時。目前很多圖書館雖安裝了相關的內控管理軟件，但在內部控制手段上還是沿用以前的工作方式，因此無法滿足管理軟件信息化的要求，信息職能無法得到正常發揮，其內控管理平臺就不能及時準確地為圖書館領導層提供決策依據，從而造成內控管理的片面表面化。另一方面，內控管理平臺隨著計算機的不斷發展，涌現在圖書館的系統軟件也越來越多，但大多軟件相互之間缺乏聯系，數據沒有互聯互通，數據共享較差，存在數據孤島情況。從而在一定程度上降低了信息傳遞的速度，影響了內控信息化控制的效率。

（四）內控管理實施浮于表面

內控管理早在十多年前就開始了在圖書館等事業單位的應用，從這十多年的經驗總結可以發現，內部審計管理是進行內部控制的監督手段。但目前在內控意識薄弱的大環境下，很多圖書館的審計崗位大多由該圖書館的領導人員兼任，從而導致本應該客觀精準進行的審計工作受到過多干預，無法正常獨立的進行，造成專業審計人員工作熱情降低，將內控管理工作只放在領導的視線范圍內按照領導的意愿去進行，無法深入到內控管理的細節中去。

三、圖書館內部控制完善措施

（一）強化領導層內控意識與職責，建立內控實施的良好環境

在圖書館實行內控管理，需要有良好的環境為基礎。圖書館的內控環境一般可為內源環境和外源環境。內源環境指，與圖書館內控直接聯系的相關部門，有組織部、人事部及審計部。圖書館的最高領導人對內控進行管理時一般遵循圖書館的文化宗旨。從管理層加強內控意識與職責，輻射到下屬人員的方法無疑是最有效的手段。當領導層對內控進行管理實施部署每個環節時，會直接影響下屬人員的工作方式與工作狀態。圖書館要想貫徹落實內控管理的實施，必須得到管理領導層的認可、支持與重視。領導在建立好良好環境后，可以以身作則，主動學習內部控制相關管理知識，對內控部門認識到內控的重要性可起到督促指導作用，從而維持內控實施的良好環境。圖書館領導人員應以內控為長期管理目標，建立完善科學的內控管理制度，將制度劃分到具體部門甚至具體人員，對各部門的內控工作落實定期抽查，針對問題合理采取措施。

（二）設置專門的內控職能部門，提高從業人員的素養

內控職能部門是必須要從財務管理中劃分出來的獨立組織，決不能出現由財務人員或領導層兼任的情況。這是保證內控工作能客觀、公正進行的基本原則。圖書館在招募甄選財務從業人員時，應保證職業資質是參考招聘的第一門檻，在其資質滿足職業要求的情況下，還要考察其專業的職業能力與職業素養等綜合素養。設置專門的內控職能部門過程中，要依據圖書館本身的經營需求合理設置內控崗位及內控工作，要保證不同崗位具有不同的職責，履行不同的義務，并在相互的工作環節里可以起到制約監督的管理作用。圖書館還應注重從業人員的發展與技能提升，應定期舉行與財務工作相關的法律培訓，定期召開內控管理總結會議，在提升從業人員的專業素養的同時，提高他們的其他素養。

（三）加強信息的有效交流與反饋控制作用，建立信息化的內控管理平臺

信息化的內控管理平臺，可以優化內控管理工作程序，制約財務管理工作，規范財務管理行為，減少人的主觀意識帶來的負面影響，打造信息化溝通控制的管理平臺。圖書館內控工作人員通過將規范的內控制度，內控措施，內控手段并入到管理平臺中，可以通過平臺實現監督的自動化智能化。因此，在內控管理平臺開放前，應確認各部門崗位進入管理平臺的權限設置是否合理科學，保證各部門已明確知曉使用管理平臺的制度及安全操作標準，將平臺信息管理的工作和職責指定專崗專人負責，從而保證平臺信息傳遞的安全性與準確性，另外還需加強信息之間的溝通交流，打造區域集成化的平臺網絡管理系統，實現資源共享。

（四）完善內控考核機制，提高工作積極性

內控管理不能浮于表面。應深入到圖書館經營管理的各個環節。因此，內控管理離不開圖書館全體人員的積極配合與參與。圖書館應建立完善的內控考核機制，不僅僅要結合相關部門平時的績效考核，還要納入其對內控管理所做的貢獻。根據內控考核的時間對考核人員定期進行分析反饋，綜合評估后作為年終獎金標準劃分、內部選拔晉升、圖書館定期福利劃分的重要參考。對常年貢獻突出的員工進行嘉獎與鼓勵，從而提高圖書館工作人員的積極性。只有當他們在圖書館得到了滿意度的提升，才能將這份心情帶到工作中去，才能更好的為社會大眾服務。

四、結束語

總的來說，目前圖書館的經營與服務水平還達不到社會認可的標準。隨著社會大眾對精神世界的不斷需求，對圖書館的服務質量要求還將不斷提高。要想改變現狀，就必須從根本上貫徹內控管理實施的堅定信念，以良好的內部環境促進內控管理的推行，根據圖書館自身經營狀況，加強內控管理軟件的整合優化，注重專業人員的培養與工作積極性的提高。

參考文獻：

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