基于多元管理模式的高校基建檔案管理探討

尹允

摘要：在我國，高等教育改革不斷深化，高等院校規模也隨之不斷擴大，高校基建檔案也變得越來越多。高校基建檔案具有大的專業涵蓋范圍，長的形成周期，高的使用頻率和多的涉獵方面等特點，它是整個高等院校最重要的組成成分，將高校的發展和擴建的歷史留存下來，也為以后的改建和規劃提供一個細致可信而有力的參考。而我國的高校基檔案建管理模式卻是十分不盡如人意，當前我國對于基建檔案的管理依舊出現檔案資料不齊全，專業人員不足夠，管理制度不嚴格，檔案意識不強烈等缺憾。高校應基于多元管理模式，加強檔案管理建設，探討檔案管理方法，提高檔案管理質量，完善保護機制，并將高校基建檔案管理取向電子信息化方式，形成一系列操作，從而實現方便和快捷。

關鍵詞： 高校基建檔案；管理模式；探討

1 緒論

近年來，我國高等教育持續發展，學校規模不斷擴大，幾乎每個高等學府都在進行改建，擴建的工程，隨之而產生的就是日益增多的高校基建檔案，它們記錄著一個學府的發展歷程，反映了一個學府的歷史，也記錄著它的現在。除此之外，基建檔案還是保護學校權益，維護學校資產的重要依憑，同時也是此后學校繼續建設和發展的參照和基礎。因此，我們應當對高校基建檔案的管理進行高度重視，積極采取一系列的方法來解決當今高校基建檔案管理方面的不足，例如增大資金的投入，加大人員的使用等都是可以采取的措施。面對如此重要卻依舊薄弱的高校基建檔案管理環節，不可忽視，加強高校基建檔案管理勢在必行。

2 高校基建檔案的特征

2.1 檔案資料的真實性

高校基建檔案是高等院校發展和建設的憑證，是高校在建設時的最初的資料，它記錄著高校建設從開始到結束的一切詳盡的資料，工程參與方也會嚴格依照國家規范要求進行收集和編寫，不容的一絲造假，以免影響到之后的建設過程。此外，高校基建檔案除了是高校建設過程的憑證，還會記錄著整個高校的發展史，它包含了一座高校的發展歷程，一寸時光，一寸土地，一點點的演變，這些都有著毋庸置疑的事實，不容置疑，更不容虛假。因此，高校基建檔案必須是完整且真實的，這也是高校基建檔案管理的關鍵所在。

2.2 高校基建檔案來源廣泛，內容復雜

高校基建檔案的來源廣泛，從項目的開始到收工，涉及到的政府，設計，施工和監管等多個部門的材料均會被收納整理在其中，由于來源龐大，因此檔案資料的手機和整理也是十分不易，也因為來源的廣泛，其內容也就變得十分復雜和冗長，包含的方面也是極其多的，包括地理信息，氣候條件，環保問題，給排水科學與工程，建筑工程技術，結構工程，消防問題，環境建設，水文條件，空調暖通以及網絡設施等多個方面。還有貫徹在項目建設工程中各個單位更是增加了內容的復雜度。

2.3 高校基建檔案具有超強現實作用

由于高校基建檔案涵蓋內容十分廣泛，所以它的使用頻率也就十分的高，在長時間內發揮它的現實作用。第一，檔案整理人員可將收集到的一些數據信息資料及時傳遞給領導或其他部門，為他們提供及時的信息，例如建設面積，竣工日期，各功能分區等。有些學校比較大還會有很多分校，其學生宿舍樓，教學樓，食堂等的面積，都可以通過對高校基建工程的整理而查找出來，方便快捷。第二，它還可以為之后的改建，修護提供可參考的資料，不管是房屋的排水管道，電線，煤氣罐，衛生具還是門窗都會有一定的使用時間，超過那段時間，質量就無可保證了。而一座高等院校會有無數的需要時時更換的物品，必須定時維修或者更換，可是數量龐大而建造時間又不盡相同，位置隱蔽者也不在少數，若每個都檢驗，工程量可想而知會有多么龐大，人力物力都會浪費巨大，但是在有高校基建檔案的基礎上，可以準確的了解何時何地需要更換的物品，方便快捷而又節約了人力物力。第三，在時代的不斷演變中，有些歷史資料會遺失，這就極有可能會產生一些歷史遺留問題的糾紛，但高校基建檔案可以成為一個歷史的憑證，一些問題便可以通過它的記載找到答案，解決糾紛。

3 關于高校基建檔案管理存在的問題及建議

3.1 增強對基建檔案管理工作的認識

當前，我國大部分高校沒有把基建檔案管理工作進行高度的重視，基建檔案管理的工作人員管理意識也不強，態度應付，工作懶散，影響了基建檔案匯報的準確性和真實性，管理意識不強，是管理工作中的最根本的問題所在。

3.2 專業管理人員的缺乏

大多數高校都沒有為檔案管理部門配備一些專業的管理人員，專職人員的缺少導致一些信息不能及時的供給，工作效率慢，處理跟不上。而且對電子業務的熟練程度十分不足，業務流程掌握得不夠熟練，對高校基建檔案的了解不細致，都為基建檔案的管理帶來極大的不便。

3.3 沒有完善的管理制度

對一項工作的管理，需要有一套完善的管理流程，才會使整個工作變得有條不紊。而我國高校對基建檔案的管理，沒有確切的制度，再加上涉及部門的數量之多，更是為整個管理造成了一個巨大的障礙，各部門敷衍了事的狀況層出不窮，拖拉，滯后的問題也時常發生，這都是管理制度不完善的原因。

3.4 對高校基建檔案管理的建議

首先應該解決管理方面所存在的問題，增強管理意識，增設管理人員，完善管理制度。其次，需要保證基建檔案的系統性，準確性，真實和可靠性，提高基建檔案的質量，還要增加宣傳，逐步實現電子化管理，提高基建管理工作的效率。另外還需建立完好的保護機制，確保資料的完整度。

4 結語

在高等院校的不斷建設和發展中，高校基建檔案的管理不能忽視，要在充分了解和明確高校基建檔案的內容的前提下，在探索和明白當今高校基建檔案所面臨的新形勢的情況下，研究和尋求對高校基建檔案有效管理的具體措施，加強對基建檔案管理問題的重視，學校領導也許大力支持，促進基建檔案管理工作能在高等院校成功開展下去，真正發揮它本該發揮的作用。

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