淺談檔案價值鑒定工作

孫文靖

摘 要：檔案鑒定是對材料價值的判定，通過鑒定，保留有價值的記錄材料，剔除無保存價值的記錄材料。檔案價值鑒定是檔案工作的一項重要內容，也是做好檔案利用工作的基礎。為此，筆者結合多年檔案實踐工作，就檔案價值鑒定的原則和標準進行分析。

關鍵詞：檔案鑒定；原則；標準

檔案鑒定工作主要體現在以下幾個階段：制定歸檔范圍和保管期限表時對材料價值的預判；歸檔前對材料鑒定篩選；歸檔后檔案人員劃分保管期限；檔案保管期滿是否繼續保存的鑒定。歸檔前對材料的鑒定，是業務部門對擬歸檔的文件材料初步進行保存價值鑒定并篩選，主要是依照歸檔范圍來進行取舍，這是決定記錄材料能否轉化為檔案的關鍵一步。歸檔后鑒定分2個階段：一是檔案人員對移交的材料根據保存價值合理劃分保管期限；二是對那些已到保管期限的檔案提出鑒定報告，由單位檔案鑒定工作領導小組對檔案材料進行價值鑒定，有價值的檔案材料繼續保存，失去保存價值的檔案材料按規定報批銷毀。

一、檔案價值鑒定原則

（1）發展性原則。發展的原則是指要以發展變化的思維判定檔案未來的查考和歷史研究價值。首先，檔案是過去某一階段的歷史記錄，判斷其否保存及價值大小，應該結合當時的歷史背景；其次，認識到隨著歷史的演變和社會的變遷，檔案所體現的價值和作用也會隨之改變，一定要用發展的眼光預判檔案的價值。當前那些有查考作用的檔案材料在未來也許沒有利用價值；當前還沒發揮作用的檔案在今后也許大有用處。因此，在鑒定檔案材料價值時堅持發展性原則，不僅分析檔案當前的作用和現實查考使用價值，而且還要預測今后的利用需求和歷史研究價值，盡可能相對準確鑒定檔案材料的保管期限。

（2）全面性原則。全面性原則是指要全方位、多層次預測檔案利用需求。多方面審視檔案的價值，不僅根據一部門或一個方面的需求來鑒定檔案的價值，而且還要從整體、全局角度分析、考量檔案的價值。檔案利用的價值有多方面，只有從全方位分析，才能相對準確判斷。事實上，某一部門不再需要的檔案，對其他單位可能還很需要，所以應充分估計檔案對整個社會發展所起的作用。我們一定要全面分析檔案材料內容，預測和判定可能發揮的作用，從而判斷其保存價值。

（3）歷史性原則。檔案的形成均是在一定的歷史條件下形成的，檔案是歷史的真實記錄。我們在判定檔案價值時，要秉持歷史性原則，充分考慮檔案材料的內容、形式及檔案材料之間的歷史聯系，對檔案保存與否及保管期限做出科學合理的判斷。

（4）寬嚴性原則。寬嚴性原則是指：在一個相同的案卷中保存有不同保管期限的材料，則這個案卷的保管期限應從長；針對那些不易判定保存和銷毀的檔案材料，應保存；經過檔案鑒定小組鑒定后準備銷毀的檔案，不妨擱置一小段時間，經過實際工作確認毫無利用價值后，再進一步實質性銷毀；單位唯一保存的檔案材料，那么保管期限則放長些；立檔單位形成的檔案材料應放長保管期限，其他單位的檔案材料可縮短保管時間。

二、檔案價值鑒定標準

（1）來源標準。檔案的來源大大影響著檔案的價值，檔案形成者的地位、級別、重要性直接影響著檔案的價值。檔案來源是指檔案的形成者，不同來源的檔案其形成的檔案價值也不同。檔案形成者的地位、級別、重要性、影響力越高，則其檔案價值就越大；檔案形成者的級別、地位、重要性越低，其檔案價值就會變得較小。另外，在鑒定檔案價值時，要考慮到外單位來的材料在其形成單位已經作為重點加以保存了，所以本單位形成材料應作為檔案主要保存內容，避免國家檔案材料大量重復保存。

（2）內容標準。檔案價值大小最重要的一個因素是檔案所反映的內容，因此檔案價值鑒定基本標準是內容標準。價值較大檔案材料主要有：本單位工作活動中形成的具有依據憑證作用的檔案材料；需要貫徹執行的上級單位制定的規定辦法制度等文件材料；反映本單位主要職能活動及記錄重大事件、重要活動的文件材料等。價值較小的檔案材料：事務性、階段性、參考型等檔案材料。

（3）時間標準。規定禁毀時間。前普魯士國家機密檔案館館長邁斯奈爾在 1901年提出的七條鑒定標準中的第一條是“高齡文件應該受到尊重”。檔案是唯一的，其原始記錄性是無法復制的，因此其歷史研究價值應引起重視。所以國內目前保存的民國以前的檔案以及革命歷史檔案是禁毀的。直接明確保管時間。例如國內對會計檔案的保管期限就有具體的時間規定，明確規定了保管期限永久、30年、15年、10年等幾種。間接推算保存時間。比如合同、協議等一些有時效的文件材料，可以根據材料生效終止時間推算其存毀時間，具有操作性。

（4）形式標準。檔案的形式包括文種、稿本、外形特點、記錄方式等。命令、決定、條例、指示等文種的價值，常常比通知、信函等文種的價值要大；定稿、正本的法律效力較高，價值大于草稿、副本。另外，檔案的外形特點，例如一些特殊載體的孤本檔案，也對檔案的價值起到很大的影響；有些檔案可能因其具有歷史研究價值或文物性質，其價值也會提高。

（5）需求標準。管檔目的是為了用檔，要全面了解社會方方面面利用者對檔案的需求，才能相對準確地判斷檔案材料的價值。檔案部門在鑒定檔案價值時一定要站高望遠，視野要寬，放眼整個社會，不要僅局限于本單位。

（6）功能標準。功能標準是指檔案具備的主要功能對其價值的影響。功能標準對檔案價值的影響實質是記錄對象、時間因素對檔案價值的作用。有的檔案材料隨著所記錄對象的失去，也就失去了大部門檔案材料利用的價值，如某些項目基建工程檔案、 設備儀器檔案等，檔案的價值一般以實物壽命為限，當建筑物拆遷，設備型號淘汰報廢了，很大一部分檔案材料的功能也隨著失去；有的檔案材料隨著時間推移，越來越珍貴，例如水文、氣象等檔案材料，不僅不會隨時間而失去價值，而且其檔案功能所體現的價值還會日益提高。

綜上所述，檔案價值鑒定采取的是綜合鑒定方法，在堅持上述原則和標準下，分析檔案的內容、形式、特征等諸多因素，綜合判定檔案價值大小，最大程度確保有價值的檔案材料得到妥善保管，發揮其應有的作用。

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