云存儲技術(shù)在電子檔案管理中的運(yùn)用

王芹

摘要：云存儲技術(shù)是信息時(shí)代發(fā)展中的產(chǎn)物，其是基于云計(jì)算衍生出來、應(yīng)用范圍比較廣的信息系統(tǒng)。可以根據(jù)信息的存儲要求為數(shù)據(jù)提供廣闊的存儲空間，云存儲技術(shù)在應(yīng)用的過程中可以為信息數(shù)據(jù)提供一個安全的環(huán)境，而且其與以往使用的存儲方法相比，還可以節(jié)約存儲的空間，是一種是存儲信息資源的新興技術(shù)。將這種技術(shù)應(yīng)用到電子檔案管理工作中，不但節(jié)約企業(yè)成本、提高信息安全性，也可以使企業(yè)更加方便快捷的應(yīng)用檔案資料，提高檔案資源的應(yīng)用效率。

關(guān)鍵詞：云存儲技術(shù)；電子檔案管理；應(yīng)用

一、云存儲技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用特點(diǎn)

1、節(jié)約成本

如果長期將云存儲技術(shù)應(yīng)用到電子檔案管理工作中，可以在一定程度上節(jié)約檔案工作的投入成本。云存儲可以結(jié)合不同的需求，對信息資料進(jìn)行合理的存儲，降低單位資金的使用。例如，某些單位在不斷發(fā)展的過程中，資料和信息數(shù)據(jù)的總量是非常大的，想要在發(fā)展的過程中將這些資料完全保存下來，就需要不斷拓展企業(yè)資料的存儲空間，增加庫房的面積，同時(shí)還需要進(jìn)行電子文件的保存和備份，這需要使用大量的硬盤設(shè)施。如果使用云存儲技術(shù)，其存儲空間比較大，不用使用大量的硬盤，這就可以節(jié)約購買硬盤的資金。如果使用的云存儲系統(tǒng)的空間不能在繼續(xù)存儲信息資料，則可以在指定的服務(wù)器中下載相關(guān)軟件，對云存儲系統(tǒng)進(jìn)行容量拓展。

2、安全性高

電子檔案或者用移動光盤儲存的資料，長時(shí)間使用容易出現(xiàn)無法讀取的現(xiàn)象。而云存儲技術(shù)的應(yīng)用可以避免以上問題的出現(xiàn)，不會受到外界環(huán)境和自然災(zāi)害的影響，如果辦公地點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，也可以在其他地方查閱檔案資料，用這種方法儲存檔案資料，安全性非常高，而且在云存儲系統(tǒng)中可以進(jìn)行長久的使用，可以實(shí)現(xiàn)信息資料的長久保存。另外，云存儲服務(wù)商都會聘請專業(yè)的技術(shù)人員對云存儲技術(shù)進(jìn)行維護(hù)管理，讓該系統(tǒng)一直保持一個安全的運(yùn)行狀態(tài)，利用各種手段對檔案信息進(jìn)行防護(hù)工作，避免了病毒的入侵，也不會出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象。

3、應(yīng)用方便

以往的檔案資料都是在固定的位置進(jìn)行儲存，在查閱的過程中會受到地域、時(shí)間和空間上的限制，不光浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)精力，導(dǎo)致每個部門使用檔案資料的過程比較復(fù)雜。云存儲檔案資料可以在有網(wǎng)絡(luò)的地區(qū)隨時(shí)隨地進(jìn)行查看，查找資料方便快捷，打破了傳統(tǒng)方式的束縛，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的有效應(yīng)用。

4、資料共享

當(dāng)前是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，傳統(tǒng)檔案資料的儲存方式無法實(shí)現(xiàn)資料的共享，而云存儲技術(shù)的應(yīng)用就可以改善這一問題，其可以為查閱檔案資料的人提供便利，讓更多的人進(jìn)行信息資料的應(yīng)用，有效發(fā)揮了檔案資料的內(nèi)在價(jià)值。

5、節(jié)約人力資源的使用

電子檔案保管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維護(hù)工作具有較高的技術(shù)含量，對技術(shù)人才的要求也高。云計(jì)算環(huán)境下，企業(yè)與機(jī)構(gòu)無需規(guī)劃自己的數(shù)據(jù)中心，所需一切都由服務(wù)商搞定。不但節(jié)省用戶終端資源，還可避免軟件運(yùn)行維護(hù)和隨時(shí)更新帶來的麻煩。用戶不必關(guān)心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云存儲系統(tǒng)，剩下的工作就可以自動完成。

二、云存儲技術(shù)在電子檔案管理中的運(yùn)用

1、利用檔案資源網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲

檔案資源網(wǎng)站服務(wù)器進(jìn)行電子檔案資料的存儲，整體的應(yīng)用優(yōu)勢較為明顯，其可以節(jié)省本地計(jì)算機(jī)中的存儲空間。而且網(wǎng)站服務(wù)器中的信息資料都是最新的，其更新的速度比較快，包括的內(nèi)容比較多，應(yīng)用方面的安全性也有著一定的保障。專業(yè)化程度強(qiáng)是網(wǎng)站應(yīng)用的一個主要特點(diǎn)，其可以根據(jù)用戶的需求為用戶提供全面的信息資源，讓人們享受到更好的服務(wù)，這對電子檔案管理水平的提升有著促進(jìn)作用。以往在存儲電子文檔時(shí)目，都是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種網(wǎng)絡(luò)存儲方式的安全性無法得到保障，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定的情況，就會出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象，這會給電子管理工作造成一定的損失。云存儲技術(shù)的應(yīng)用就可以杜絕這個問題的發(fā)生，檔案資源網(wǎng)站服務(wù)器都是有安全保障的云服務(wù)器，不但可以保證檔案的安全，也可以豐富檔案的內(nèi)容。

2、利用網(wǎng)絡(luò)硬盤進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲

網(wǎng)絡(luò)硬盤簡稱網(wǎng)盤，是一些網(wǎng)絡(luò)公司推出的網(wǎng)絡(luò)在線信息資源存儲服務(wù)，向用戶提供包括檔案信息資源在內(nèi)的各種文獻(xiàn)信息資源的存儲、備份、訪問、共享等文件管理功能。網(wǎng)絡(luò)硬盤的原理是網(wǎng)絡(luò)公司將其網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的硬盤或硬盤陣列中的一部分容量，分享給包括注冊用戶使用。具有云存儲功能的網(wǎng)絡(luò)硬盤的快速發(fā)展，又使得網(wǎng)絡(luò)硬盤的存儲空間容量記錄也在不斷被刷新。如目前提供初始存儲容量最大的網(wǎng)絡(luò)硬盤是“速度盤”，其初始免費(fèi)永久開放存儲空間的容量為500GB，單個文件容量可達(dá)2GB，并可以實(shí)現(xiàn)批量巨傳存儲。檔案管理機(jī)構(gòu)也可以把網(wǎng)絡(luò)硬盤看作置于網(wǎng)絡(luò)云端上的移動硬盤，無論是在單位或在其他任何地方，只要可以連接到互聯(lián)網(wǎng)，就可以管理、下載或巨傳檔案信息資源到網(wǎng)絡(luò)硬中，而不需要隨身攜帶，更不怕丟失資源。

3、利用同步盤進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)同步存儲

同步盤是某些網(wǎng)絡(luò)硬盤網(wǎng)站提供的可以與用戶的本地電腦自動實(shí)現(xiàn)同步存儲的一種網(wǎng)絡(luò)存儲工具。利用同步盤可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)同步存儲、同步檢索、查詢和管理。同步盤可以自動備份新增加的或數(shù)據(jù)更改后的檔案信息資源內(nèi)容到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，從而實(shí)現(xiàn)云端檔案信息資源數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，這樣就可以為用戶提供更為及時(shí)、有效、便捷的檔案信息資源服務(wù)。同步完成后可以發(fā)現(xiàn)電子檔案信息的變化情況，發(fā)生變化的資料信息也會在云存儲服務(wù)器上自動進(jìn)行同步，如果在辦公的時(shí)候需要應(yīng)用電子檔案，可以使用服務(wù)器上同步保存的電子信息資料，將其下載到本地資源就可以直接應(yīng)用，為電子檔案管理工作提供了便利。

結(jié)語：

云存儲技術(shù)在當(dāng)前的市場發(fā)展環(huán)境中有著明顯的應(yīng)用優(yōu)勢，其可以滿足市場發(fā)展的需求。云計(jì)算系統(tǒng)在不斷進(jìn)行優(yōu)化，云存儲技術(shù)水平也有所提高，從這種發(fā)展形勢來看，該技術(shù)有著廣闊的發(fā)展前景。云存儲在信息存儲方面應(yīng)用的比較廣泛，將其應(yīng)用到電子檔案的管理工作也是必然的發(fā)展趨勢，其對電子檔案管理水平的提升和檔案資源的有效利用都有著極大的促進(jìn)作用。

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