基于“互聯網”思維的職稱文書檔案管理策略研究

曹永恒

摘 要：隨著社會生產生活方式的變革以及數字化技術不斷滲透到各行各業當中，加之日益頻繁的人才流動和職稱晉升，職稱文書檔案管理成為人力資源和社會保障局職業能力建設工作中的重要環節。分析現階段職業能力建設職稱檔案管理存在的困境，在國家法律政策框架下提出改良對策和優化職稱文書檔案管理結構，對于職稱檔案管理實現數字化和信息化具有很重要的意義，是職業能力建設可持續發展的堅實基礎。本文主要立足于“互聯網”這一生態視域，以職稱文書檔案管理為研究切入點，以期能夠為全市職稱文化檔案管理工作提供助益。

關鍵詞：互聯網；困境；職稱文書檔案；信息化

一、職稱文書檔案管理信息化概述

基于“互聯網”思維的職稱文書檔案管理就是依托于互聯網平臺和計算機等信息化技術，以全市職稱文書檔案為基點，實現職稱文書檔案管理和利用的現代化、數字化和信息化，進而提升全市職稱文書檔案管理的工作效益。職稱文書檔案管理作為檔案管理大范疇中的一員，其既具有檔案管理的共性，也有其自身特性所在[3]。第一，集成化和信息化。檔案工作人員在對職稱文書檔案進行管理時，將職稱文書檔案內包括業績成果、學術研究證明、個人申報信息以及職稱資格證等文書檔案通過計算機、高速掃描儀等信息化設備進行數字化錄入，進而對這些信息進行集成化的檢索、管理和利用。第二，標準化和規范化。由于職稱文書檔案涉及的信息材料范圍廣、內容雜。因此，檔案工作人員需要通過計算機對其格式和內容進行統一化管理，使各項信息更加標準化、規范化。第三，高效化和現代化。職稱文書檔案信息較多，如果不進行高效化處理，不僅會出現管理紕漏，還會影響到單位其他工作的進程。通過對其進行信息化管理，能夠大大減少工作人員的管理時間，節省單位的人力、物力和財力[2]。

全市運用“互聯網”等信息化技術對職稱文書檔案進行管理有以下效用。第一，各單位用人機制需要職稱檔案管理的高效化。單位為了吸納人才、培養人才、激勵和評價人才，需要對某個工作人員的各項職稱信息進行查閱，進而保障單位科研水平的穩步提升，形成一種充滿活力和生機的動態用人機制。第二，工作人員切身利益需要職稱檔案管理的信息化。職稱文書檔案管理是與單位內部工作人員息息相關的事項，是內部工作人員合理流動的“身份證”。職稱文書檔案進行信息化處理后，能夠增加文書檔案的儲存“壽命”，為工作人員合理流動提供信息支撐。

二、職稱文書檔案管理信息化存在的困境

（一）信息化建設資金匱乏

基于“互聯網”思維的職稱文書檔案管理主要依托于計算機技術以及互聯網技術，而計算機系統的更新換代較快，網絡技術也在不斷前進的過程當中，這就決定了單位對職稱文書檔案進行信息化管理時需要投入大量的資金確保信息化管理進程[3]。同時，在硬件軟件等基礎設施上，單位需要投入較大的資金以保證硬件軟件的兼容，使職稱文書檔案管理能夠更加高效化、集成化。與此對應的是我國財政并沒有設置專項的資金來保障職稱文書檔案的信息化建設，部分單位往往不愿意投入較大資金在這一項目中，而愿意投入更多的資金到那些見效較快的項目當中，無形中阻礙了職稱文書檔案管理信息化進程。

（二）檔案安全遭受威脅

基于“互聯網”思維的職稱文書檔案管理的出發點是“互聯網”平臺?；ヂ摼W平臺上充斥著大量的黑客和木馬等病毒，一些不法分子利用這些病毒對職稱文書檔案中的內容進行相應的篡改，不僅會影響職稱文書檔案中的真實性和原始性，而且可能毀壞職稱文書檔案。部分單位由于缺乏安全管理意識，導致很多職稱文書檔案信息被竊取或攻擊，嚴重威脅了職稱文書檔案的管理安全性環境。

三、職稱文書檔案管理信息化的突破路徑

（一）加大資金投入

首先，人力資源和社會保障局信息管理中心要完善資金投入保障體系，加強技術支撐，確保各項信息化處理設備能夠跟上互聯網技術的發展步伐，使信息化管理機制處于平穩運行的狀態，更好地服務于支撐文書檔案管理信息化建設。例如，職業能力建設科要投入資金及時更新打印設施、掃描設備以及計算機網絡硬盤和固態硬盤，使各項檔案管理系統運行更為順暢便捷，提升數字化處理速率。其次，還要探索引入社會力量合作機制，通過與社會檔案管理機構進行合作，實現技術共享，減少不必要的資金投入，達到“低投入、高產出”的效果。最后，筆者建議我國要建立檔案信息化管理專項資金，創新職稱文書檔案管理投入機制，逐級給予經費支持，進而緩解單位的資金壓力，使單位管理層更加關注職稱文書檔案信息化進程，有能力投入更多資金進行信息化建設。

（二）重視職稱文書檔案安全管理

一方面，單位要加強硬件設施安全建設，在網絡設備和物理設備上要選擇性能強、抗風險能力較強的軟硬件設施，確保職稱文書檔案信息在遭受損壞時可以通過信息化技術進行還原，保障以最快速度恢復相關信息，解決檔案工作人員的后顧之憂。另一方面，單位要配備高效的殺毒軟件，及時檢查職稱文書檔案管理系統，有效地防止和清除木馬和黑客等病毒，全方位、多層次的對職稱文書檔案進行保護。同時，單位要加強對職稱文書檔案進行備份，將職稱文書檔案上傳到云端數據庫等第三方管理平臺，并對這些云端數據庫進行加密處理，防止因自然災害以及不可抗力導致的檔案管理信息毀損，在職稱文書檔案信息遭受破壞后也能進行有效彌補。

四、結語

職稱文書檔案作為人力資源和社會保障局職業能力建設發展過程中積淀的重要精神財富，記錄了全市職稱檔案的歷史發展進程。因此，這就需要檔案管理工作人員運用信息化技術對其不斷挖掘，才能將其轉化為一種物質財富，并為單位擬定決策和其他工作的開展提供材料依據。同時，職稱文書檔案管理在單位人事建設中扮演著排頭兵的角色，職稱文書檔案管理成效的好壞將直接影響到職業能力建設各項工作的進程。職稱文書檔案記錄了本單位各個工作人員業務能力、學術水平以及工作業績，是各單位人事工作開展的重要依據。因此，有必要加強全市職稱文書檔案建設，充分發揮職稱文書檔案對全市人事人才建設的重要作用。

參考文獻

[1]呂允龍.職稱檔案管理及評審網絡化發展探討[J].辦公室業務，2017（14）：94.

[2]伍志紅，鄧靜.加快職稱評審網絡化進程 建立職稱檔案管理新機制[J].檔案時空，2016（04）：35-37.

[3]史國興.簡述職稱檔案的信息化管理建設[J].民營科技，2014（06）：113.

（作者單位：高密市社會保險事業管理中心）