基于“互聯(lián)網(wǎng)”思維的職稱文書檔案管理策略研究

曹永恒

摘 要：隨著社會生產(chǎn)生活方式的變革以及數(shù)字化技術(shù)不斷滲透到各行各業(yè)當(dāng)中，加之日益頻繁的人才流動和職稱晉升，職稱文書檔案管理成為人力資源和社會保障局職業(yè)能力建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)。分析現(xiàn)階段職業(yè)能力建設(shè)職稱檔案管理存在的困境，在國家法律政策框架下提出改良對策和優(yōu)化職稱文書檔案管理結(jié)構(gòu)，對于職稱檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化具有很重要的意義，是職業(yè)能力建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文主要立足于“互聯(lián)網(wǎng)”這一生態(tài)視域，以職稱文書檔案管理為研究切入點(diǎn)，以期能夠?yàn)槿新毞Q文化檔案管理工作提供助益。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；困境；職稱文書檔案；信息化

一、職稱文書檔案管理信息化概述

基于“互聯(lián)網(wǎng)”思維的職稱文書檔案管理就是依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺和計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，以全市職稱文書檔案為基點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)職稱文書檔案管理和利用的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化，進(jìn)而提升全市職稱文書檔案管理的工作效益。職稱文書檔案管理作為檔案管理大范疇中的一員，其既具有檔案管理的共性，也有其自身特性所在[3]。第一，集成化和信息化。檔案工作人員在對職稱文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，將職稱文書檔案內(nèi)包括業(yè)績成果、學(xué)術(shù)研究證明、個(gè)人申報(bào)信息以及職稱資格證等文書檔案通過計(jì)算機(jī)、高速掃描儀等信息化設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化錄入，進(jìn)而對這些信息進(jìn)行集成化的檢索、管理和利用。第二，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。由于職稱文書檔案涉及的信息材料范圍廣、內(nèi)容雜。因此，檔案工作人員需要通過計(jì)算機(jī)對其格式和內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一化管理，使各項(xiàng)信息更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第三，高效化和現(xiàn)代化。職稱文書檔案信息較多，如果不進(jìn)行高效化處理，不僅會出現(xiàn)管理紕漏，還會影響到單位其他工作的進(jìn)程。通過對其進(jìn)行信息化管理，能夠大大減少工作人員的管理時(shí)間，節(jié)省單位的人力、物力和財(cái)力[2]。

全市運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)”等信息化技術(shù)對職稱文書檔案進(jìn)行管理有以下效用。第一，各單位用人機(jī)制需要職稱檔案管理的高效化。單位為了吸納人才、培養(yǎng)人才、激勵和評價(jià)人才，需要對某個(gè)工作人員的各項(xiàng)職稱信息進(jìn)行查閱，進(jìn)而保障單位科研水平的穩(wěn)步提升，形成一種充滿活力和生機(jī)的動態(tài)用人機(jī)制。第二，工作人員切身利益需要職稱檔案管理的信息化。職稱文書檔案管理是與單位內(nèi)部工作人員息息相關(guān)的事項(xiàng)，是內(nèi)部工作人員合理流動的“身份證”。職稱文書檔案進(jìn)行信息化處理后，能夠增加文書檔案的儲存“壽命”，為工作人員合理流動提供信息支撐。

二、職稱文書檔案管理信息化存在的困境

（一）信息化建設(shè)資金匱乏

基于“互聯(lián)網(wǎng)”思維的職稱文書檔案管理主要依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的更新?lián)Q代較快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷前進(jìn)的過程當(dāng)中，這就決定了單位對職稱文書檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)需要投入大量的資金確保信息化管理進(jìn)程[3]。同時(shí)，在硬件軟件等基礎(chǔ)設(shè)施上，單位需要投入較大的資金以保證硬件軟件的兼容，使職稱文書檔案管理能夠更加高效化、集成化。與此對應(yīng)的是我國財(cái)政并沒有設(shè)置專項(xiàng)的資金來保障職稱文書檔案的信息化建設(shè)，部分單位往往不愿意投入較大資金在這一項(xiàng)目中，而愿意投入更多的資金到那些見效較快的項(xiàng)目當(dāng)中，無形中阻礙了職稱文書檔案管理信息化進(jìn)程。

（二）檔案安全遭受威脅

基于“互聯(lián)網(wǎng)”思維的職稱文書檔案管理的出發(fā)點(diǎn)是“互聯(lián)網(wǎng)”平臺。互聯(lián)網(wǎng)平臺上充斥著大量的黑客和木馬等病毒，一些不法分子利用這些病毒對職稱文書檔案中的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的篡改，不僅會影響職稱文書檔案中的真實(shí)性和原始性，而且可能毀壞職稱文書檔案。部分單位由于缺乏安全管理意識，導(dǎo)致很多職稱文書檔案信息被竊取或攻擊，嚴(yán)重威脅了職稱文書檔案的管理安全性環(huán)境。

三、職稱文書檔案管理信息化的突破路徑

（一）加大資金投入

首先，人力資源和社會保障局信息管理中心要完善資金投入保障體系，加強(qiáng)技術(shù)支撐，確保各項(xiàng)信息化處理設(shè)備能夠跟上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展步伐，使信息化管理機(jī)制處于平穩(wěn)運(yùn)行的狀態(tài)，更好地服務(wù)于支撐文書檔案管理信息化建設(shè)。例如，職業(yè)能力建設(shè)科要投入資金及時(shí)更新打印設(shè)施、掃描設(shè)備以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬盤和固態(tài)硬盤，使各項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行更為順暢便捷，提升數(shù)字化處理速率。其次，還要探索引入社會力量合作機(jī)制，通過與社會檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，實(shí)現(xiàn)技術(shù)共享，減少不必要的資金投入，達(dá)到“低投入、高產(chǎn)出”的效果。最后，筆者建議我國要建立檔案信息化管理專項(xiàng)資金，創(chuàng)新職稱文書檔案管理投入機(jī)制，逐級給予經(jīng)費(fèi)支持，進(jìn)而緩解單位的資金壓力，使單位管理層更加關(guān)注職稱文書檔案信息化進(jìn)程，有能力投入更多資金進(jìn)行信息化建設(shè)。

（二）重視職稱文書檔案安全管理

一方面，單位要加強(qiáng)硬件設(shè)施安全建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和物理設(shè)備上要選擇性能強(qiáng)、抗風(fēng)險(xiǎn)能力較強(qiáng)的軟硬件設(shè)施，確保職稱文書檔案信息在遭受損壞時(shí)可以通過信息化技術(shù)進(jìn)行還原，保障以最快速度恢復(fù)相關(guān)信息，解決檔案工作人員的后顧之憂。另一方面，單位要配備高效的殺毒軟件，及時(shí)檢查職稱文書檔案管理系統(tǒng)，有效地防止和清除木馬和黑客等病毒，全方位、多層次的對職稱文書檔案進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)，單位要加強(qiáng)對職稱文書檔案進(jìn)行備份，將職稱文書檔案上傳到云端數(shù)據(jù)庫等第三方管理平臺，并對這些云端數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密處理，防止因自然災(zāi)害以及不可抗力導(dǎo)致的檔案管理信息毀損，在職稱文書檔案信息遭受破壞后也能進(jìn)行有效彌補(bǔ)。

四、結(jié)語

職稱文書檔案作為人力資源和社會保障局職業(yè)能力建設(shè)發(fā)展過程中積淀的重要精神財(cái)富，記錄了全市職稱檔案的歷史發(fā)展進(jìn)程。因此，這就需要檔案管理工作人員運(yùn)用信息化技術(shù)對其不斷挖掘，才能將其轉(zhuǎn)化為一種物質(zhì)財(cái)富，并為單位擬定決策和其他工作的開展提供材料依據(jù)。同時(shí)，職稱文書檔案管理在單位人事建設(shè)中扮演著排頭兵的角色，職稱文書檔案管理成效的好壞將直接影響到職業(yè)能力建設(shè)各項(xiàng)工作的進(jìn)程。職稱文書檔案記錄了本單位各個(gè)工作人員業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平以及工作業(yè)績，是各單位人事工作開展的重要依據(jù)。因此，有必要加強(qiáng)全市職稱文書檔案建設(shè)，充分發(fā)揮職稱文書檔案對全市人事人才建設(shè)的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]呂允龍.職稱檔案管理及評審網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：94.

[2]伍志紅，鄧靜.加快職稱評審網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程 建立職稱檔案管理新機(jī)制[J].檔案時(shí)空，2016（04）：35-37.

[3]史國興.簡述職稱檔案的信息化管理建設(shè)[J].民營科技，2014（06）：113.

（作者單位：高密市社會保險(xiǎn)事業(yè)管理中心）