檔案信息化管理面臨的問題及研究對策

于悠慧 劉坤明

摘要：隨著時代發展，信息化進程加快，企業的快速發展導致檔案數量急劇上升，而傳統的檔案信息管理系統受單機獨立運行、查閱功能單一、借閱審批流程紙質化、數字檔案收集方式依賴掃描入檔等因素制約，已不能滿足企業發展要求，如何適應信息時代的變化，如何發展與創新，是新時代下的企業檔案面對的重要課題。

關鍵詞：檔案；信息化系統；問題；對策

一、檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1檔案信息化管理理念陳舊，有系統就是信息化管理。

傳統認為，檔案信息化管理就是有一套管理系統就實現檔案信息化管理，對于系統的擴展，平臺化管理認識不足，導致檔案信息化管理系統擴展性弱，不能滿足企業檔案發展要求。

1.2檔案收集模式單一，且歸檔工作量大、歸檔時間集中，信息化準確率無法保證。

傳統數字檔案的收集，僅依靠掃描設備逐份掃描后，然后導入系統完成檔案數字化管理。另外，對企業歷史檔案的信息化過程中，存在著掃描入檔后難以二次處理，尤其是糾偏功能弱化，原件正確率無法得到保證，工作量異常巨大等弊端。信息化過程基本都在實體檔案形成之后，存在著延時滯后的弊端，比如會計憑證類檔案受其業務性質影響，憑證零、散、小、量大，信息化過程極有可能破壞原憑證的完整性，存在極大的財務管理風險。且隨著企業發展規模的擴張，對跨地域的市外、省外乃是海外的權屬單位檔案管理，很大程度受到了地域、時間的限制。

1.3高度依賴電腦進行檔案管理辦公

傳統管理下，通過找領導進行面審請示或者僅能通過電腦端進行審批的模式，必將制約至檔案借閱審批效率的提升。因為僅依靠電腦審批必須在相對固定的地點，即只能在具備接入企業內網的電腦上操作審批，同時時間上不能保證領導可以盡快完成審批，具備空間與時間上的雙重制約。

1.4查詢功能單一

傳統檔案管理模式中，只能通過目錄進行檢索查詢，但是目錄存在其先天性的限制，范圍廣泛，信息籠統，信息量較小的缺點。這必將導致查找量巨大，效率低下。對于急用的檔案，帶來極大制約。

二、解決檔案信息化管理問題的措施

2.1建立“平臺化”思維概念，增強系統可擴展性

平臺化思維的核心是“垂直價值鏈條”轉向“多邊平臺網絡”。也就是把過去的一種直線型鏈條式的方式轉變成一種網狀的方式。對于檔案系統來說，應當主動與企業各種自動化業務系統相連接，通過接口的開發，逐步實現檔案平臺化管理。

通過平臺化管理，檔案信息化系統可以自動收集各項業務系統產生的電子檔案，解決傳統人工收集再掃描的收集方式，同時實現實時歸檔，降低檔案工作人員工作量，提高檔案收集效率以及信息的準確率。

2.2開發移動辦公模式

檔案信息化管理離不開電腦，數字化，資源的導入等一系列的操作均離不開電腦。但是在移動互聯網時代下，移動端辦公逐漸成為一種新型主流的辦公模式。對于檔案來說，我們也應該主動適應移動辦公模式，實現檔案移動端借閱審批，提高檔案管理效率。

2.3通過建立全文模糊檢索方式，提高借閱查詢效率

相比較傳統檔案信息化系統，在目錄檢索的基礎上，建立全文模糊檢索方式。將需要檢索的問題信息，深入到原文中進行比對檢索，徹底改變過去只能由檔案工作人員以人工翻找目錄或者搜索電子目錄的查詢方式，而且借閱人最能了解自己需要的檔案信息，實現“己查”方式，既準確又迅速。

結束語：

檔案信息化管理是未來發展趨勢，它是與時俱進的，不是一成不變的。檔案管理過程中存在的問題我們要不斷思索改進，積極利用科學技術，在保證企業檔案安全的條件下，逐漸進行管理與技術的雙重創新，為企業發展提供更好的服務。

參考文獻：

劉伏.試論檔案信息化建設的問題與對策[J].黑龍江科技信息.2014（1）

耿懷明.檔案信息化管理工作的問題與對策探析[J].中文信息.2016（6）