探析提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率的方法和策略

張凡

摘要：國(guó)有企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展中，運(yùn)行的部門(mén)更多，這會(huì)產(chǎn)生大量的辦公室工作，所以提升辦公室工作效率是提升國(guó)有企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展的一個(gè)重要途徑。基于對(duì)提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率主要研究對(duì)象的探討，本文提出了提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率的方法和策略，在提升國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率的同時(shí)，讓國(guó)有企業(yè)在新時(shí)期獲得更好發(fā)展，充分發(fā)揮行業(yè)內(nèi)的模范帶頭作用。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；辦公室工作；效率提升

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，日常運(yùn)行和發(fā)展中牽涉的事務(wù)極多，需要通過(guò)辦公室工作對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行有效處理，但是在當(dāng)前的一些國(guó)有企業(yè)中，對(duì)辦公室工作的重視程度不足，導(dǎo)致企業(yè)在新時(shí)期未能建設(shè)相應(yīng)的提升工作效率的措施，最終為企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展帶來(lái)了負(fù)面影響。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，今后的發(fā)展中需要加強(qiáng)對(duì)這一方面的建設(shè)，提升企業(yè)發(fā)展效率。

一、提升國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率的主要探究對(duì)象

在國(guó)有企業(yè)的辦公室工作中，涉及的工作人員較多，并且工作內(nèi)容繁雜，各類(lèi)因素都會(huì)成為降低辦公室工作效率的重要因素，基于對(duì)一些國(guó)有企業(yè)辦公室工作的了解和研究，本文認(rèn)為主要探究對(duì)象包括以下方面：（1）工作人員方面。要提升辦公室工作效率，核心措施為讓工作人員能夠盡快保質(zhì)保量完成各項(xiàng)工作，所以對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要讓辦公室工作人員都有極強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，從而讓其能夠根據(jù)相關(guān)流程和知識(shí)快速處理相關(guān)事務(wù)，從根本上提升辦公室工作效率。（2）工作流程。在當(dāng)前的一些國(guó)有企業(yè)的辦公室工作中，不對(duì)具體工作進(jìn)行細(xì)化或者對(duì)工作過(guò)分細(xì)化，對(duì)于第一種現(xiàn)象，通常工作量極大，導(dǎo)致工作人員無(wú)法快速完成工作，對(duì)于第二種現(xiàn)象，需要大量的工作人員參與，延長(zhǎng)了整個(gè)工作鏈條，也在很大程度上降低了工作效率[1]。（3）監(jiān)管體系方面。對(duì)于辦公室工作來(lái)說(shuō)，要提升工作人員的工作效率，除了要建設(shè)科學(xué)有效的規(guī)章制度，還需要保證這些規(guī)章制度能夠被嚴(yán)格落實(shí)，這就需要企業(yè)能夠?qū)σ?guī)章制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)管，但是當(dāng)前的一些國(guó)有企業(yè)中，這一方面的工作存在不足，降低了規(guī)章制度的落實(shí)程度。

二、提升國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率的方法和策略

（一）提升工作人員素質(zhì)

提升工作人員素質(zhì)為提高辦公室工作效率的主要措施之一，由于國(guó)有企業(yè)中涉及多種辦公室工作，所以在提升工作人員素質(zhì)時(shí)，企業(yè)需要有針對(duì)性地進(jìn)行工作人員培訓(xùn)與考核，培訓(xùn)能夠讓工作人員被動(dòng)地提升工作素質(zhì)，而考核能夠讓工作人員主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，讓其能夠更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展情況[2]。例如對(duì)行政管理辦公室工作來(lái)說(shuō)，工作內(nèi)容包括多個(gè)方面，既涉及與管理層人員的交流，也包括為普通員工提供服務(wù)，所以在培訓(xùn)過(guò)程中，要強(qiáng)化這類(lèi)工作人員的服務(wù)意識(shí)，并在此基礎(chǔ)上讓其接觸各類(lèi)企業(yè)管理知識(shí)，使其能夠在工作中通過(guò)與普通員工的交流發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行中存在的不足，并將這些不足提交到管理層，由管理層采取適當(dāng)措施推行企業(yè)改革。而在考核過(guò)程中，主要考核內(nèi)容可以為案例分析、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等方面，并在日常工作中對(duì)工作人員的工作情況進(jìn)行記錄，提升考評(píng)結(jié)果的科學(xué)性與合理性，這種全方位的考評(píng)模式能夠讓工作人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，最終更好地投入工作。

（二）優(yōu)化辦公室工作流程

在國(guó)有企業(yè)的辦公室工作中，事務(wù)種類(lèi)多，并且工作量巨大，所以?xún)?yōu)化辦公室工作流程就顯得尤為重要。優(yōu)化辦公室工作流程包括兩個(gè)方面內(nèi)容，其一為事務(wù)分類(lèi)流程，在該過(guò)程中需要根據(jù)事務(wù)類(lèi)型、管理層重視程度以及對(duì)企業(yè)的影響效果等方面進(jìn)行歸類(lèi)總結(jié)，按照事務(wù)的綜合性質(zhì)進(jìn)行適當(dāng)處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作效率的有效提升。其二為具體事務(wù)的工作流程，在該過(guò)程中需要對(duì)事務(wù)進(jìn)行流程劃分，讓辦公室中的不同工作人員實(shí)現(xiàn)對(duì)事務(wù)的有效處理。例如當(dāng)企業(yè)要增添設(shè)備時(shí)，涉及資金流動(dòng)，在辦公室工作中，先由會(huì)計(jì)部門(mén)對(duì)方案的合理性進(jìn)行審核，并結(jié)合市場(chǎng)情況進(jìn)行所需資金核算，在核算完成后，將結(jié)果提交給出納部門(mén)，出納部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)部門(mén)的核算結(jié)果進(jìn)行再次審核，最終派出工作人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和設(shè)備購(gòu)買(mǎi)，當(dāng)設(shè)備購(gòu)買(mǎi)完成后，再由會(huì)計(jì)部門(mén)對(duì)出納部門(mén)的調(diào)撥資金等內(nèi)容進(jìn)行核算，通過(guò)這種被細(xì)化的工作流程能夠大幅提升辦公室工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室工作的全面監(jiān)管

在國(guó)有企業(yè)提升辦公室工作效率的過(guò)程中，需要通過(guò)規(guī)章制度的建設(shè)對(duì)工作人員以及工作流程進(jìn)行限制，讓這些規(guī)章制度充分發(fā)揮對(duì)整個(gè)體系的指導(dǎo)作用。而在這類(lèi)規(guī)章制度的踐行過(guò)程中，需要通過(guò)監(jiān)管體系保證各項(xiàng)規(guī)章制度能夠被充分踐行，這就要求國(guó)有企業(yè)在日常運(yùn)行過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)對(duì)各辦公室工作的全面監(jiān)管。企業(yè)需要設(shè)立專(zhuān)業(yè)的監(jiān)管小組，深入到各個(gè)辦公室的運(yùn)行過(guò)程中，監(jiān)管內(nèi)容包括工作人員素質(zhì)、工作人員行為、新的工作體系踐行程度等內(nèi)容，當(dāng)發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在違規(guī)問(wèn)題后，根據(jù)違規(guī)現(xiàn)象的嚴(yán)重程度按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)題處理。但是需要注意的是，為了保證辦公室工作的正常進(jìn)行，監(jiān)管系統(tǒng)工作時(shí)只能對(duì)辦公室工作進(jìn)行監(jiān)管，不可深入到辦公室工作過(guò)程中，防止監(jiān)管系統(tǒng)擾亂辦公室工作的正常流程。

三、結(jié)論

綜上所述，提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率能夠從根本上提升國(guó)有企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行效率，能夠讓國(guó)有企業(yè)在新時(shí)期獲得更好更快發(fā)展。提升工作效率的主要改革對(duì)象為工作人員、工作流程和監(jiān)管系統(tǒng)，所以要提升工作效率，可以通過(guò)提升工作人員素質(zhì)、優(yōu)化工作流程以及加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)管等措施達(dá)成目的，從而深入有效地提升辦公室工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁小玲.加強(qiáng)國(guó)企辦公室工作的措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015 （08）：19.

[2]胡國(guó)陽(yáng).淺談如何提高國(guó)企辦公室工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013 （07）：10.