分析機(jī)關(guān)檔案管理問題及管理創(chuàng)新策略

戚芳

摘要：國家機(jī)關(guān)單位是保障民生、促進(jìn)社會和諧發(fā)展的重要國家機(jī)構(gòu)，其內(nèi)部檔案材料大都涉及國家機(jī)密，必須要妥善保管，因此，檔案管理工作就顯得非常重要，但是，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作在“人、物、制度”上存在一些問題，積極尋求管理創(chuàng)新策略，是解決檔案管理工作問題，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平的必要途徑。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；管理創(chuàng)新；問題；策略

筆者分析，重視程度不夠、制度不健全、人員素質(zhì)不高、保存環(huán)境較差、資料保存和利用率低等出目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的主要問題，因此，相關(guān)的檔案管理創(chuàng)新策略也需要以解決以上問題入手，采取相應(yīng)對策加以解決。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

（一）對機(jī)關(guān)檔案管理工作重視程度不夠

首先，有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作內(nèi)容非常簡單，即在他們的想象中，檔案工作無非就是坐在辦公室里數(shù)材料、錄檔案信息、做表格等，是一種非技術(shù)性的工作；

其次，機(jī)關(guān)單位中有許多資料過了5年甚至是10年都不曾啟用，檔案管理工作作用具有潛在性，在短期內(nèi)難見成效，所以有些領(lǐng)導(dǎo)就認(rèn)為檔案工作價(jià)值不高，而忽略了檔案管理工作對機(jī)關(guān)單位、個(gè)人信息的長效保障作用。

（二）管理制度不健全，管理人員業(yè)務(wù)能力差

首先，檔案管理工作缺乏配套的檔案核查辦法，即有些檔案在歸檔的時(shí)候沒有經(jīng)過嚴(yán)格的核查就已經(jīng)進(jìn)入檔案室，這樣當(dāng)再次調(diào)用的時(shí)候難免會出現(xiàn)證章不全、印章破損等問題；其次，檔案管理人員往往不是專職而是身兼數(shù)職，一旦工作量變大，管理人員就難以有充足的精力進(jìn)行檔案管理工作，久而久之，自身的業(yè)務(wù)能力也會下降。

（三）檔案室硬件環(huán)境建設(shè)較差

首先，有些機(jī)關(guān)單位沒有專門的檔案室，重要的檔案資料往往由辦公室或后勤部門集中管理，加之沒有專職人員，很容易出現(xiàn)資料損毀、丟失等問題。其次，有的機(jī)關(guān)單位疏于硬件環(huán)境建設(shè)，檔案室陰暗、潮濕，不利于保存紙質(zhì)檔案，同時(shí)檔案室里也沒有配備數(shù)量足夠的電腦、打印機(jī)、掃描儀以及常用的檔案釘裝工具。

（四）檔案信息資料的保存和利用效率低

首先，各機(jī)關(guān)各自為政，檔案移交的過程中常常遇阻，重要的檔案材料在周轉(zhuǎn)過程中也容易丟失、缺頁；其次，檔案管理方式多為“你調(diào)我查”，檔案管理人員只充當(dāng)了檔案卷宗的“搬運(yùn)工”，檔案利用效率較低。

二、機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新策略分析

（一）提高對機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視

首先，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識，充分認(rèn)識機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性，同時(shí)學(xué)習(xí)和借鑒一些其他機(jī)關(guān)單位先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而提升對本單位內(nèi)部的檔案管理工作水平；其次，強(qiáng)化機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)作用：獲得上層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視還不夠，各級各部門領(lǐng)導(dǎo)也要對上層領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行深入研究，并發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，管理、協(xié)調(diào)、組織好檔案管理人員，共同做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理制度，提升管理人員業(yè)務(wù)能力

1.優(yōu)化檔案管理過程

首先，檔案管理人員要嚴(yán)格審核檔案的移交、鑒定、保存、調(diào)用等環(huán)節(jié)，特別要注意各項(xiàng)檔案管理細(xì)節(jié)，從細(xì)節(jié)著手逐步完善各個(gè)環(huán)節(jié)；其次，整個(gè)檔案管理過程要十分注重高效性，即管理過程不要十分復(fù)雜、繁瑣。

2.組建專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)培訓(xùn)

首先，檔案管理團(tuán)隊(duì)的每一名成員必須要是專職人員，這樣可以保證專人專職，責(zé)任到人，同時(shí)不會因?yàn)闃I(yè)務(wù)交叉而延誤檔案收發(fā)管理工作；其次，對檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化培訓(xùn)，保證每個(gè)人都完整掌握檔案管理過程。

（三）加大資金投入，完善檔案室硬件環(huán)境建設(shè)

首先，因?yàn)槊總€(gè)機(jī)關(guān)單位都有很多的內(nèi)部資料，所以各機(jī)關(guān)單位都要配有至少一個(gè)檔案室，而且檔案室必須要處在一個(gè)單獨(dú)的辦公區(qū)域，即不能在其他辦公室內(nèi)部；其次，檔案室的硬件建設(shè)要求要符合國家規(guī)定，配齊“六防”設(shè)備，防止蟲蛀、犯潮等情況，同時(shí)，各檔案室要根據(jù)自身情況，配備足夠的電腦、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備以及常用的檔案釘裝工具。

（四）加強(qiáng)各機(jī)關(guān)信息溝通，打造管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化平臺

首先，通過互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)化各機(jī)關(guān)信息溝通：各機(jī)關(guān)單位之間常存在信息交互的需要，對檔案管理工作來說更是如此，例如下屬單位要向上級單位回報(bào)檔案管理進(jìn)度、不同機(jī)關(guān)單位借調(diào)檔案資料等等。因此，通過互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)化各機(jī)關(guān)信息溝通就變得十分重要；其次，加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)化、一體化管理平臺能夠?qū)Ψ彪s的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一整合，極大的提升了檔案管理的安全性和高效性，因此，加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)以打造通暢便捷高效的管理平臺也是非常重要的。

（五）強(qiáng)化服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量

1.強(qiáng)化服務(wù)意識

檔案管理并不能直接為機(jī)關(guān)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但其對機(jī)關(guān)單位、個(gè)人的服務(wù)價(jià)值卻是無可限量的。日常工作中，檔案管理人員深刻認(rèn)識到自己的工作價(jià)值和意義，要本著為人民服務(wù)的態(tài)度做工作。

2.培養(yǎng)創(chuàng)新意識，成為檔案管理多面手

檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量體現(xiàn)在工作態(tài)度、工作能力、工作技巧、工作方法等多個(gè)層面，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，使其在工作中不斷提升工作素養(yǎng)，從而成為檔案管理多面手，進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量。

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案管理在人員配置、環(huán)境建設(shè)、管理制度及流程等方面均有不足，只有制定科學(xué)的管理創(chuàng)新策略，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)重視，管理制度完善，管理人員素質(zhì)高，硬件環(huán)境建設(shè)好，檔案管理流程信息化、科學(xué)化、規(guī)范化等目標(biāo)，才能解決機(jī)關(guān)檔案管理問題，提升檔案管理工作水平。

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