電子信息時代電力檔案管理工作的創新

趙艷

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（ 2018） 9-209-02

摘 要：隨著電力信息時代的來臨，電子信息技術在各個領域都得到廣泛應用。就當前現狀而言，以往的電力檔案管理模式顯然無法滿足當前企業發展的需求，因此，對電力檔案管理工作實施創新是電力企業發展的必然趨勢。電力企業需要借助電子信息技術對現有的檔案信息資源進行整合，創新與完善檔案服務的手段與方式，全面實現檔案管理自動化、檔案服務網絡化以及檔案資源數字化的檔案管理目標，切實增加電力檔案管理工作的質量，從而為電力企業的發展奠定良好的基礎。基于此，本文筆者結合多年實際工作經驗，針對電子信息時代背景下電力檔案管理工作存在的問題，對如何進行創新展開重點分析。

關鍵詞：電子信息時代 電力企業 檔案管理 創新策略

一、引言

社會經濟的快速增長促進了科學技術的發展，當前我國已經全面進入電子信息時代，信息公開以及信息管理的運用逐漸成為科技水平上升以及社會發展水平的主要代表。由于電力企業的特殊性，其檔案管理工作不僅工作量大，而且工序極其復雜。這就要求電力檔案管理工作人員必須學會借助電子信息技術來優化檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率與質量，從而為企業的發展提供更好的服務。但是當前我國電力檔案管理工作不容樂觀，如何在電子信息時代下對電力檔案管理工作進行創新是當期電力企業亟待解決的難題，下面本文就此展開重點討論與分析。

二、電子信息時代下電力檔案管理工作存在的問題

（一）管理人員意識相對落后

隨著電子信息時代的全面來臨，電力檔案管理人員作為檔案管理工作主體，其管理理念以及管理意識在整個檔案管理工作中發揮著至關重要的作用。但是，針對當前現狀而言，有些電力檔案管理人員的思想意識以及管理理念相對落后，沒有對電力檔案動態管理進行全面的了解與認識。除此之外，沒有加大對電力檔案作用的宣傳力度，從而導致大多數企業員工對電力檔案的潛藏作用認識不足或者完全不了解，從而增加了檔案管理工作的難度。

（二）檔案的提交不及時、建立不合理以及記錄不全面普遍存在

眾所周知，所有的檔案信息均產生于企業日常運營與管理過程中，屬于對不同存在儲存價值的資料信息進行的一種記錄。自改革開放以來，社會經濟的發展速度大幅加快，對于電能的需求逐年上漲，使得電力企業的規模不斷擴大，對檔案管理工作的要求也不斷提高。但是，部分電力企業檔案管理人員對檔案進行管理重視不足。其主要表現在：因為檔案存放的時間相對較長，所以部分資料在實際運營管理過程中會出現變化，例如監測文件以及合約文件等。同時，部分隋況下，檔案管理人員在實施日常管理的過程中，沒有對檔案進行整理并歸類，隨意擺放，從而導致同種性質檔案之間沒有建立對應的連接性，不能維持系統性、正確性以及整體性，進而大幅削減了檔案的質量以及實際作用。

（三）沒有建立健全完善的有檔案管理相關的規章制度

部分電力檔案的管理制度都存在涵蓋范圍較廣、時間相對較長以及相對繁雜等問題，涉及到會計、招標、財務以及建設等各種部門，同時這些部門又缺乏管理在建項目檔案的相關制度以及健全的記錄，檔案管理的范圍以及職責分配不明確，不能合理使用操作方法以及管理手段，也沒有認真履行檢查、監督以及管理等職責。無論是音頻、圖片，還是文字資料等不同形式的檔案在整理與記錄過程中都沒有建立相關的標準與規范，并且沒有完善的管理制度。因為不同部門檔案形成的時間存在差異，所以檔案包括的內容也各不相同，這給材料的全方位記錄與整理增加了一定的難度，大量檔案被分配到不同的工作人員手中，沒有建立相關的制度進行有效控制，從而導致檔案管理和在建項目的施工進度不匹配，存在一定差距。

（四）檔案管理工作沒有引起相關部門與人員足夠的重視

電子信息時代的來臨，使得各種先進的科學技術被廣泛應用到生產中，大幅提高了企業的經濟效益；這就導致部分電力企業管理人員只將工作的重點放在如何獲取更多的利益上，從而忽視了相關項目資料以及檔案管理的重要性。就當前現狀而言，部分電力檔案沒有安排專門的儲存檔案的場所以及檔案管理人員；有些電力檔案的檔案管理人員流動性較強，同時沒有經過專業培訓，缺乏相關的檔案知識與技能，導致檔案的整理與記錄工作不能正常落實，從而使得在建項目不具備相關嚴謹的檔案記錄。除此之外，在檔案應用與查閱過程中，因為頻繁的被人使用與翻看，所以會給紙質檔案造成不同程度的破壞，甚至有些初始資料沒有保存到檔案部門中，這給后期的檔案管理工作帶來了一定的難度，從而出現跟蹤不到位以及記錄不全面等問題。

三、電力信息時代下創新電力檔案管理工作的有效途徑

（一）對電力檔案管理工作進行規范

電子信息時代背景下，管理標準和管理機制的完善是電力檔案管理工作的基礎，電力檔案管理覆蓋范圍較廣，涉及檔案信息較多，在對電力檔案進行管理的時候，一定要確保管理程序的規范性，可以對電力檔案進行動態管理。動態管理工作中同樣包括各種先進的管理方法以及管理技術，這對管理人員在日常工作中的配合協調能力提出了更高的要求。在日常管理過程中，管理部門必須在管理過程中認真落實相關標準與規范，使動態管理中的技術運用與分工合作具備相同標準。通過相關設備以及計算機和紙質檔案之間建立聯系，并形成一種對應的文件種類、檔案模塊以及文件格式，科學合理地管理、儲存、查找以及記錄和建設項目相關聯的檔案，保證這部分檔案的長時間可讀性、全面性以及精確性。不僅如此，還需強化安全管理工作，可以設置一定的密碼或者查閱權限，以免對電子檔案或者紙質檔案中相關材料與內容進行隨意更變。

（二）強化檔案管理隊伍建設工作

正如前文所述，電力檔案管理工作的主體還是管理人員，因此電力檔案管理人員的職業素養與綜合素質在日常檔案管理工作發揮著至關重要的影響。因此，相關部門必須提高管理隊伍的綜合素質，組織專業的培訓機構定期對檔案管理人員實施針對性的培訓（如下圖1所示），從道德品質、工作理念以及工作能力等三個方面對檔案管理人員的職業素養進行強化。電力檔案管理工作延續性十分突出，因此，對于管理人員來說，必須確保工作人員的穩定。因為電力檔案管理包含知識面較廣，所以必須階段性對管理人員進行知識灌輸，在閑暇時候學習如何進行高質量管理工作。不僅如此，電力檔案管理對于信息資源管理方面的要求十分嚴格，因此管理人員必須具備良好的道德修養以及綜合素質。只有構建一個高素質的電力檔案管理隊伍，才可以為電力檔案管理工作提供更好的服務。

（三）廣泛應用網絡技術，強化管理過程中的控制

信息時代的來臨，使得各種科學技術趨于完善。電力檔案管理工作的全面實現很大程度上依靠基礎硬件設施的合理使用，檔案管理一般包括檔案信息交換與檔案資源共享這兩個關鍵程序，通過網絡方式，建立信息資源數字化系統，同時檔案管理工作人員需要對檔案文件的鑒定與歸檔過程進行監督，確保檔案信息的完整與規范以及檔案可以及時歸檔。利用網絡形式對資料信息進行提取、儲存、整理以及收集，這些都依賴于網絡技術的廣泛使用才得以實現。不僅如此，還需要通過數據打印設備以及數據掃描儀等硬件設備對數據實施動態管理，從而為電力檔案管理提供有力保障。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作對于電力企業來說極其種重要，其能夠為電力企業的健康可持續發展奠定良好的基礎。因此，在電子信息時代下，電力企業檔案管理人員需要對當前檔案管理模式進行創新與完善，從而為企業的發展提供更好的服務，進而提高企業的經濟效益以及社會效益。

參考文獻：

[1]劉霞.淺淡電子信息時代電力檔案管理工作的創新策略[J].現代國企研究，2016（04）：77.

[2]劉金偉.電子信息時代電力檔案管理工作的創新[J].科技展望，2016，26 （09）：253.