水庫工程檔案分類管理與策略

摘 要：水庫的建設有助于防洪，對工業、農業用水發揮了巨大的作用。在水庫建設和管理的過程中留下了大量珍貴的工程技術資料，這些工程檔案對水庫有著重要的影響，本文對科技檔案在分類管理與利用進行了探討。

關鍵詞：水庫建設；工程檔案；分類管理與策略

1 水庫工程檔案管理存在的問題

1.1 工程檔案設備不完善，投資少

雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在工程檔案設備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導致了科技檔案設備不完善，管理工作效率效益不高的現象。其實水庫工程檔案的管理工作和管理設備都需要資金做強力的后盾，這樣才能提高工程檔案的管理水平，使管理更加的合理標準化和科學化。

1.2 工程檔案管理人員專業知識匱乏，自身素質有待加強

很多水庫的工程檔案管理人員一般都是用非檔案專業管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業知識，也沒有經過專業的培訓，因此缺乏管理的專業知識技術，對工程檔案知識進行一般的收集整理、歸納存放等，電子工程檔案也是如此，致使工程檔案管理問題成為一個難題，無法充分發揮工程檔案的作用。

1.3 有關部門管理意識薄弱，工程檔案管理人員責任不強

管理人員對工程檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經濟價值。除此之外有關部門的管理意識不強，沒有對有關項目的各種資料進行管理，同時也沒有加強對資料的收集整理、歸納存放，等到項目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。

2 水庫工程檔案的分類與標注方法

2.1 根據水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》〔水辦[2005]480號〕和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等有關業務建設規范，結合水庫工程建設特點將水庫工程檔案分為：建設管理、勘測設計、施工、監理、竣工驗收五類。

2.2 檔號的標注方法

檔號：由分類號、類別代碼、案卷順序號和間隔號組成。

分類號：以建設管理、勘測設計、施工、監理、竣工驗收進行檔案分類，由工程項目代字和類別代碼組合。

案卷順序號：用阿拉伯數字1、2、3……分別編制流水號。

間隔號：上位類和下位類之間用“·”間隔號，分類號與案卷號用“——”間隔號。

2.3 具體分類方法

1）建設管理類（DJKC·1）

主要包括上級部門批文、工程相關合同、招投標資料、工程建設管理有關制度、基本建設月報等資料，分別進行分類組卷。

2）勘測設計類（DJKC·2）

主要包括工程地質勘察報告、大壩安全鑒定資料、初步設計及施工圖等資料，分別進行分類組卷。

3）施工類（DJKC·3）

主要包括開工報驗資料，原材料出廠合格證、質量檢測，混合物試樣抽檢，施工日志、施工月報，隱蔽工程驗收記錄，自檢資料，往來文件，驗收申請，竣工圖，影像等資料，分別進行分類組卷。

4）監理類（DJKC·4）

主要包括監理合同、監理規劃、監理細則、監理管理制度、進場通知、會議紀要、監理日志、監理通知、監理抽檢資料、監理旁站記錄、見證取樣等資料，分別進行分類組卷。

5）竣工驗收類（DJKC·5）

工程驗收申請報告及批復、各參建單位工作報告、檔案專項驗收意見、竣工技術預驗收工作報告、竣工驗收鑒定書，蓄水安全評價報告、竣工驗收質量檢測報告、竣工審計資料，分部單位工程驗收鑒定書，圖片聲像等資料，分別進行分類組卷。

3 水庫工程檔案管理與利用問題的解決措施

3.1 加強領導、明確職責

項目法人對工程檔案工作負總責。建設單位、設計單位、施工單位和監理單位必須加強領導，將檔案工作納入工程項目建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費，確保月亮灣水庫工程檔案工作的正常開展。建設單位在做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。按照魯甸縣月亮灣水庫建設項目文件材料歸檔范圍的內容，建設單位負責監督檢查和培訓指導設計、施工、監理單位開展工程項目檔案的收集、整理、立卷歸檔工作，全面負責建設前期、建設管理等文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作；設計單位負責完成設計類文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，按要求向建設單位移交；施工單位負責完成相應的施工文件材料、工藝設備文件材料、科研項目文件材料、生產技術準備試生產文件、財務器材等的收集、整理、立卷和歸檔工作，按要求向建設單位移交；監理單位負責監理文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，按要求向建設單位移交，在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監督、檢查，在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監督、檢查。施工單位、監理單位共同完成竣工文件的收集、整理、立卷和歸檔工作。

3.2 加強管理工作人員的自身素質，提高他們的綜合能力

第一，有關部門領導應該加強對工程檔案管理工作人員的培訓，提高他們專業知識的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學技術文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，工程檔案管理人員必須加強自身素質，不進要求具備豐富的專業知識，還要自覺的學習有關方面的專業技術。第三，由于工程檔案管理需要用到計算機做管理工具，因此這就要求工程檔案管理工作人員必須加強對計算機操作的學習。第四，有關部門的領導還應該要求工作人員對有關水庫工程的水利方面基本知識的學習，這樣有助于準確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應該加強系統內部管理人員的交流培訓，借鑒優秀的管理方法，摒棄不科學的管理方法，從而滿足實現水庫對工程檔案的工作需要。

3.3 完善管理制度，落實責任人

有關部門的領導應該加強管理意識，投入相應的資金在階級檔案管理的工作上，定期的對設施設備進行維修維護；同時還要樹立管理人員的管理意識，完管理制度，配置專門的管理人員對工程檔案進行管理，落實責任人，明確工作人員的職責范圍，除此之外，還要嚴格要求相關工作人員必須確保工程檔案與工程項目的“同步管理”。

3.4 利用現代化技術，提高科技檔案的管理水平

水庫工程檔案隨著時間的增加而增加，太多的檔案資料便于檔案管理人員的尋找。因此這就要求檔案管理工作人員利用現代化技術對工程檔案資料進行管理，每個工作人員都應該配有相關的電子檔案管理軟硬件，建立科技檔案信息系統，實現科技檔案的自動化、智能化，從而提高科技檔案的管理水平。

工程檔案在水庫工作中占有非常重要的地位，它既為水庫建設工作提供強有力的依據，又是水庫建設工作過程中真實的記錄資料，工程檔案的利用價值會越來越高，因此我們應該增加對工程檔案的管理，充分發揮工程檔案為社會服務的功能。

參考文獻

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[3]劉鳳鳴，董金國.湯河水庫檔案資源利用與開發[J].蘭臺世界，2016，（13）：44.

作者簡介

賈秀平（1970-），女，漢族，河南嵩縣人，本科，河南省洛陽市陸渾水庫管理處館員，主要從事檔案管理工作和研究。