新時期加強機關事業單位檔案管理的對策

馮治霞

摘 要：機關事業單位檔案管理記載著單位的歷史發展歷程，也為未來單位的檔案決策工作提供參考信息。隨著我國的經濟和科技的發展，時代在不斷進步，檔案管理作為機關單位重要的管理體系之一，加強機關事業單位檔案管理對機關單位有著重要的意義。本文主要分析了當前機關檔案工作存在的問題，并提出加強事業單位檔案管理的重要對策，旨在提高機關單位檔案管理的水平。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；問題；優化；實施措施

新時期我國機關單位職工數量再不斷增長，單位的管理壓力也隨之增大，同時也給檔案管理帶來更高的要求。現階段，機關檔案管理工作中普遍存在缺乏有效管理監督機制、使用率低下、管理人員專業素質不足、新技術新設備使用效率低等問題，嚴重阻礙了機關事業單位檔案的管理水平，因此，必須加強機關事業單位檔案管理，對機關檔案管理進行優化。

1 當前機關檔案工作的現狀

1.1 機關單位檔案管理缺乏有效管理監督機制

機關事業單位一般隸屬于政府，一直以來在工作形式和內容上風格變化不大，在管理制度上也是如此。隨著社會發展時代變革，機關事業單位的管理制度沒有跟上時代變化，以至于一些傳統工作方式已經難以適應當今社會發展需求。就目前看，機關事業單位內部檔案管理制度上革新不多，導致在現行機制運行中制度不健全，管理上存在較大問題。有的機關檔案管理缺乏有效監督機制，忽視了檔案在機關單位中的重要性，在檔案管理過程中沒有按照流程進行，如有的檔案卷宗標題、序列號不規范，卷宗內容缺少目錄，組卷歸檔不系統、不合理，在檔案收集過程中，缺乏有效甄別檔案種類，一般檔案和保密檔案混放，更沒有對檔案管理全程進行有效監督管理，導致這些檔案在歸檔借閱中缺乏保密措施，還有的機關內部領導對檔案建設缺乏有效認識，檔案室建設長期落后，有的檔案室如同倉庫，檔案卷宗隨意擺放、缺少必要存儲設備[1]。雖然機關檔案工作也有相關管理制度，但重視不夠、疏于執行，導致檔案管理形同虛設。機關事業單位檔案管理缺乏制度，將大大降低檔案所具有的真實和利用價值，這也成為機關事業單位檔案管理的重點。

1.2 機關檔案使用率低下

機關事業單位屬于政府部門機構，不同于企業、公司部門重視經濟利益，長期以來在工作中不注重效率和效益，形成一定的官僚拖拉作風，機關檔案管理也是如此，對檔案資源、信息資源從沒有做過宣傳，長期忽視管理，沒能很好發揮作用，這就讓機關檔案原本具有的經濟社會效益得不到發揮，一些機關檔案被收集歸檔后被鎖入卷柜束之高閣，在塵封的歲月中慢慢失去其應有的時代價值。等待它們的命運是檔案到期后被付之一炬淪為垃圾。一些機關檔案管理仍采用傳統意義上的檔案管理思想，不但采集歸檔繁瑣，查閱過程也需多道手續，嚴重阻礙了我國機關事業單位檔案管理使用效率。

1.3 機關檔案管理人員專業素質不足，新技術新設備使用效率低

在機關事業單位中的檔案室工作人員，普遍存在缺乏檔案管理技能的特點，很多工作人員是機關領導委派，沒有經過專業培訓，對檔案管理工作并不熟悉，在互聯網技術和計算機新設備使用上，更顯得檔案管理技術技能捉襟見肘。一些機關檔案管理人員仍存在手工檢索現象。從機關檔案工作人員選編和使用上能看出一些機關單位對檔案管理工作并不重視，也忽視了對檔案管理人員的崗位培訓，雖然能跟隨時代發展為檔案室配備加裝計算機、互聯網等設備，但理論與實際操作始終不能同步，讓一些檔案管理人員無法操作這些現代化檔案辦公管理設備，加之管理制度松懈，計算機、網絡、通信設備架設也落后于技術更新，導致現代檔案管理基礎硬件不達標，雖然采用計算機檢索檔案，但檢索軟件更新對硬件及網絡要求的增高，軟硬件不兼容問題層出不窮，檔案自動檢索出現延遲、重新檢測現象，讓一些機關檔案管理始終徘徊在低檔運行環境中[2]。人員專業素質不過關和基礎硬件不達標，導致一些機關檔案新技術新設備使用效率低下，大大降低整個檢索的效率，因此降低了整體的有效性。

2 加強事業單位檔案管理的重要對策

2.1 革新檔案工作管理理念

由于一些機關單位檔案管理缺乏有效的監督機制，相對于軟、硬件不達標而言，檔案管理思想理念的轉變更加重要，由于機關單位屬性特點，應對時代變化能力稍顯滯后，檔案管理理念受傳統思想束縛影響較重，不利于適應新時代發展。因此要改變這樣局面，首先要改變現階段機關檔案管理理念，要結合時代發展需求，以新理念、新技術推動機關事業單位實現高效檔案管理。由于機關檔案大部分有保密價值，在建檔過程中要不斷提升安全設置，加強對檔案的安全管理。

2.2 檔案管理庫房利用新技術、新設備，全面實現現代化、智能化

機關檔案要實現現代化管理，需要全方面對檔案工作進行現代化建設，首先是檔案庫房管理上要實現現代化，要在檔案室建立現代化管理系統，要全面應用計算機自動化技術，庫房內文本檔案倉庫內要安裝實時監控設備，對室內溫度、潮濕、干燥等安全隱患進行自動監控和干預，由計算機智能程序負責，確保整個檔案倉庫24小時都會在監控下確保安全和防盜，解決了檔案室需要工作人員人工監護問題[3]。機關單位要盡量全面推廣電子文檔，電子文檔具有節能環保、內容豐富、易于傳遞收藏特點，相對于紙質文檔來說具有無與倫比的優勢，而且電子文檔更容易檢索應用，使用者可通過移動網絡輸入相應指令，不受地域限制查閱、下載文檔資料，體現了現代高科技帶給檔案管理使用上的便利。與此同時，機關檔案管理工作者要積極將原有紙質檔案文件轉換成電子文檔，通過掃描、影像技術將紙質文檔資料轉換成電子數據存入相應電子檔案目錄中，這些措施對機關事業單位檔案管理工作起到優化作用。

2.3 加強工作人員技能培訓，對機關檔案進行歸類，提高檔案管理安全性

從現代科技能力來看，先進的科學技術也需要人來操控，人才是整個檔案工作的重點核心，為有效優化機關檔案管理，必須要對機關檔案管理人員系統進行檔案管理升級培訓，要對整個培訓過程進行全程監控，最終只有合格者才能勝任檔案室工作任務，這樣做才能全方面優化改善機關檔案管理工作，全面提升機關檔案工作管理效率。

3 結束語

綜上所述，檔案是機關事業單位的一項重要組成部分，是機關單位的無形資產。新時期機關事業單位要不斷規范化和信息化，主要各方面的綜合配合，革新檔案工作管理理念，全面實現現代化、智能化，加強工作人員技能培訓，才能提高檔案管理安全性，從而促進我國機關事業單位檔案管理的全面發展。

參考文獻

[1]宮藝.淺談機關單位檔案管理的現狀及對策[J]. 赤子（下旬）， 2016（6）.

[2]趙喆.機關單位檔案管理創新與改革探討[J]. 卷宗， 2017（31）.

[3]周潔.淺析機關單位檔案管理服務模式的創新[J]. 青春歲月， 2017（35）.