事業單位人事檔案資源高效管理的對策探析

李瓊珍

摘 要：事業單位人事檔案管理的目的是為了選拔更多人才，掌握單位具體用人情況。近年來社會經濟的持續發展和事業單位人事制度的改革，政府部門相繼頒布事業單位體制改革相關的政策法規，在很大程度上對事業單位人事檔案管理工作提出了新的挑戰，雖然從當前的實際情況來看，事業單位人事檔案管理效率已經有了很大程度的提升，然而在實踐工作中還有很多問題需要我們去解決。本文結合筆者實際工作經驗，探討了事業單位人事檔案資源高效管理的對策。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理對策

人事檔案資源管理工作是事業單位開展人事管理工作過程中，由組織、人事以及勞資等部門在人才選拔任用中所形成的各類文件材料，其中客觀準確的記錄了事業單位內部職工在各個時期的成長與發展歷程，較為完善的記錄了職工的個人經歷、家庭信息、社會關系以及工作業績等相關資料。所以，促進人事檔案資源管理效率的提升在很大程度上關系到事業單位人力資源管理工作的開展，必須要引起充分的重視。

1 事業單位人事檔案資源管理面臨的挑戰

首先，事業單位人事檔案資源管理工作和現階段人事制度改革發展實際不符合。當前，事業單位開展人事檔案管理工作通常是按照《干部檔案工作條例》來進行的，人事檔案資源管理按照其實際權限與隸屬關系予以管理。過去的人事檔案資源往往是由職工所屬部門實施管理，為事業單位人事管理工作提供了一定的幫助，然而人事制度改革的逐漸推進，大部分事業單位也開始應用崗位聘用制度，相繼建立完善了人才招聘機制，人員隸屬關系變得更加復雜，過去的人事檔案管理工作方式已經不再符合新時期的需求。比如說在人事制度改革過程中，部分事業單位依舊根據傳統方式對人事檔案實施管理，并未積極與新制度相配合，導致管理效率難以提升。

其次，事業單位人事檔案管理工作存在“人少事多”的問題。由于部分事業單位的業務多元化，涉及到的領域行業較多，也將人力、物力、財力投入到自身各項工作中來，對于人事檔案管理并沒有引起充分的重視。因為人事檔案資源管理屬于一項較為復雜的系統性工作，如果缺乏充分的人力物力財力保障則很難高效開展。事業單位體制改革后，人員編制進一步精簡，人少事多的現象必然會在檔案管理工作中更快的體現出來。同時聘用制的推行也導致了單位內部人才流動速度加快，因為部分檔案管理工作人員自身專業素質能力不強，難以適應新時期的新變化[1]。

最后，人事檔案管理工作和檔案管理實際需求不符合。近年來事業單位人事檔案資源管理活動朝著更加規范化和專業化的方向發展，然而從整體情況來說，很多事業單位常常將過多的精力投入到自身職能的發揮上，對很多該整理歸檔的材料并未及時處理，如干部履歷表、職工職稱評審材料等沒有第一時間收集。人事檔案資源管理工作的盲目性和隨意性問題較為突出，無法真正根據相關制度條例來對人事檔案進行規范管理，往往還停留在過去的手工記錄和管理層面，即便是已經建立了單位人事檔案信息管理系統，也常常難以發揮出其實際作用，不能夠借助于信息技術來提升人事檔案管理工作效率。

2 事業單位人事檔案資源高效管理的對策

2.1 明確責任劃分，加強材料收集

人事檔案資源管理的關鍵在于做好事業單位內部人事信息的搜集整理工作，促進人事檔案信息材料準確性與完整性的提升。所以，人事檔案管理人員必須要根據現階段檔案資源管理過程中面臨的挑戰和問題，制定有針對性的解決措施，不斷促進人事檔案信息材料搜集整理工作效率的提升。一方面，應當努力強化人事檔案資源的檢查工作，第一時間找出其中可能存在的漏洞和不足，同時聯系相關部門、人員及時完善更正，特別是要開展好檔案資源的回收工作，借助于做好基礎工作來避免人事檔案資源的缺失和錯誤。在檔案管理活動中應當明確相關責任，確保責任落實到人頭，保證每一名檔案管理人員都能夠主動樹立責任意識，按照自身職責范圍開展好相關工作。另一方面，必須要確保人事檔案信息的全面性，結合事業單位內部職工的崗位調整情況和工作業績情況來及時對檔案資源予以完善，確保人事檔案搜集整理工作的有效開展。另外，還應當不斷豐富檔案內容，不單單要對事業單位職工的基本信息進行全面記錄，同時需要把工作業績、培訓情況以及崗位變動、薪酬變化等信息記錄在案，讓人事檔案更為充實，為事業單位人事管理工作的科學開展提供更充分的依據。

2.2 健全事業單位人事檔案管理制度

首先，要盡快建立健全人事檔案借閱制度，從人事檔案借閱時間、方式、手續審批等各個環節出發，制定更加系統化的管理制度，真正確保事業單位人事檔案借閱活動有制度保障，確保檔案資源的安全性；其次，應當建立健全人事檔案專業性規定，例如說針對人事檔案的搜集、整理、歸檔、鑒別、更新等相關工作的管理制度，確保事業單位人事檔案管理工作的規范化開展[2]；最后，必須要盡快制定針對人事檔案管理人員權責利的規定，借助于制度的完善，為人事檔案資源管理工作提供保障，為檔案管理工作人員帶來權利保障。與此同時，還需要真正將人事檔案資源管理工作納入到事業單位整體工作中來，為人事檔案管理帶來強有力的人力物力財力保證。

2.3 提升人事檔案管理信息化水平

近年來計算機信息網絡技術的飛速發展及其在各個行業中的普及應用，事業單位人事檔案資源管理工作也應當與時俱進，不斷促進自身信息化管理水平的提升，真正擺脫部門之間的信息溝通束縛，積極迎合時代發展趨勢。借助于現代信息技術能夠有效實現人事檔案資源管理的智能化與信息化水平提升，如可以利用專門的管理軟件，依靠計算機對人事檔案資源進行更加高效的整理與統計，實現檔案管理無紙化。同時需要盡快推進人事檔案管理信息系統的開發完善，條件允許時還可以設計開發適合本單位不同部門使用的子系統，實現人事檔案資源的共享，在其中設置檔案原件掃描收錄功能，設置自動生成職工信息表格功能，促進人事檔案利用效率的不斷提升。

2.4 加快事業單位檔案管理隊伍建設

近年來事業單位體制改革的進一步深化，在很大程度上促進了事業單位各項工作的高效開展。在新時期新形勢下，要進一步實現事業單位人事檔案資源管理工作效率的提升，就應當借助于打造一支擁有較高專業素質能力和綜合管理水平的管理工作人員隊伍，大力培養更多的具備創新思維能力和奮進意識的檔案管理人員[3]。在這一情況下，應當積極做好對事業單位人事檔案資源管理人員的培訓活動，定期組織開展教育講座或交流會議，不斷促進其專業素質技能的提升，讓其能夠主動樹立責任意識，理解到人事檔案管理工作對于事業單位未來發展的重要意義。另外還應當針對檔案管理工作人員開展現代信息技術的應用培訓活動，確保其能夠真正與時俱進，掌握現代化的檔案管理工作方法，促進人事檔案管理效率的提升。

3 結語

總而言之，人事檔案資源管理工作是事業單位內部經營管理的重要一環，人事檔案資源的信息化、規范化、科學化管理是未來的必然發展趨勢，也是事業單位開展好人事管理工作的重要保障。對于檔案管理工作人員來說，必須要盡快轉變思想觀念，堅持與時俱進，積極應用現代信息技術手段，進一步健全管理制度，保證事業單位人事檔案管理工作效率的不斷提升，推動事業單位的持續健康發展。

參考文獻

[1]郭婷婷.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業，2016（01）：37+39.

[2]張文嘉.事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014（05）：92.

[3]王娟.淺論事業單位人事檔案管理及其對策[J].中國外資，2014（02）：247-248.